Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Voor de opdracht "Herbestemming tot cultuurcentrum - kasteel Hof de Bist" werd onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking GAC/2012/1388 uitgeschreven. Op 19 oktober 2012 dienden de volgende firma’s een offerte in:
Inzake de kwalitatieve selectie werden alle inschrijvers geschikt bevonden.
De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offertes van alle inschrijvers werden regelmatig bevonden.
Bij nazicht van de offertes werden volgende materiële fouten, vergeten posten en leemten ontdekt.
Materiële fouten
Pit Antwerpen nv gaf foutief prijs voor de volgende posten:
Een bedrag van 2.312,18 EUR wordt in mindering gebracht op de totaalprijs van de offerte.
Building nv: in de opsomming van de totaalprijzen werd een verschil van 6,15 EUR opgemerkt. Dit bedrag wordt bij de totaalprijs van de offerte geteld.
Goedleven nv gaf foutief prijs voor posten 06.08.11 en 74.1.02.05. De bedragen van respectievelijk 676,13 EUR en 281,63 EUR worden in mindering gebracht.
Vergeten posten
Pit Antwerpen nv:
Een bedrag van 10.505,62 EUR wordt bij de totaalprijs opgeteld.
Fr. Goedleven nv:
Een bedrag van 7.782,56 EUR wordt bij de totaalprijs opgeteld.
Leemten
Pit Antwerpen nv heeft een leemte aangegeven voor "uitgravingen voor funderingszolen". Deze leemte wordt niet aanvaard.
Pit Antwerpen nv heeft een leemte aangegeven voor "wandbepleistering-afwerking/uitplamuren" en "wandbepleistering-afwerking/vervangen". Deze opmerking wordt aanvaard en een bedrag van 10.754,40 EUR wordt bij het totaal opgeteld. Volgens berekening met de leemteformule worden de offertes van Building nv en Fr. Goedleven nv respectievelijk verhoogd met 10.822,06 EUR en 10.805,13 EUR.
Gewijzigde hoeveelheden
Building nv wijzigde de hoeveelheid van posten 16.4.02c en 24.1.01c. Deze wijziging wordt niet aanvaard.
Pit Antwerpen nv wijzigde de hoeveelheid van posten 01.02.10, 01.02.20 en 01.02.30. Deze wijziging wordt niet aanvaard.
Building nv wijzigde de hoeveelheid van post 48.3.1 van 913,26 naar 1.021,64. Deze wijziging wordt aanvaard. Voor Pit Antwerpen nv wordt een bedrag van 238,44 EUR en voor Fr. Goedleven nv een bedrag van 279,62 EUR opgeteld bij de totaalprijs van de offerte.
Goedleven nv hanteerde voor post 16.4.02a een hoeveelheid van 0,99. Dit moet 1,64 zijn. De hoeveelheid wordt gecorrigeerd en het bedrag van 321,16 EUR wordt bij de totaalprijs opgeteld. De firma paste de hoeveelheid 1,64 toe op een andere post, namelijk 16.4.1. De hoeveelheid wordt op deze post teruggebracht naar de door het bestuur opgegeven hoeveelheid. Het bedrag van 298,18 EUR wordt in mindering gebracht.
De gemeenschappelijke aankoopcentrale onderhandelde op 6 november met alle inschrijvers. Op 12 november dienden de firma's Pit Antwerpen nv en Building nv een best and final offer in. Pit Antwerpen nv bood een korting aan van 2.000 EUR en Building nv van 7.730,70 EUR. Op basis van de gevoerde onderhandelingen kan de opdracht gegund worden tegen betere voorwaarden, zijnde een minder uitgave van 32.955,37 EUR inclusief btw (3 procent) ten opzichte van de laagst regelmatige offerte van de eerste procedure.
De regelmatige inschrijvingen worden ten gevolge van bovenstaande argumentatie als volgt definitief gerangschikt:
Naar aanleiding van de aanzienlijke overschrijding van het beschikbaar budget bij de eerste procedure, werd proactief onderzocht welke bijkomende kredieten konden worden vrijgemaakt om de gunning van deze opdracht mogelijk te maken. De restkredieten van 2012 voor werken in regie (WIR), meer bepaald budgetpositie 221 'gebouwen gemeenschapsgoederen / aanpassingswerken gebouwen / voorzien van de nodige middelen voor het uitbaten van bestaande infrastructuren en nieuwe infrastructuren', werden overgedragen naar 2013. Deze middelen zullen bijkomend worden aangesproken voor de financiering van deze opdracht, wat weliswaar inhoudt dat de in 2013 geplande aanpassingswerken herbekeken moeten worden.
In toepassing van artikel 17, paragraaf 1 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure wanneer de aanbestedende overheid meerdere aannemers van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.
In toepassing van artikel 16 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, kiest de aanbestedende overheid uit die aannemers die aan de in artikelen 17 tot 20ter van hetzelfde besluit gestelde kwalificaties voldoen de gegadigden die ze uitnodigt een offerte in te dienen, op grond van de inlichtingen betreffende de eigen situatie van de aannemer en van de inlichtingen en documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de financiële, economische en technische minimumeisen waaraan hij moet voldoen.
Het college keurt de gunning goed voor "Herbestemming tot cultuurcentrum - kasteel Hof de Bist" op basis van bestek GAC/2012/1388, aan Pit Antwerpen nv, Starrenhoflaan 27 te 2950 Kapellen met ondernemingsnummer 0434.961.955 voor een bedrag van 1.034.627,97 EUR inclusief btw.
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Herbestemming tot cultuurcentrum - kasteel Hof de Bist | 1.076.013,09 EUR, inclusief btw en aangepaste herzieningen | ||
| 980.034,45 EUR, inclusief btw en aangepaste herzieningen |
budgetplaats: 5190100000 |
4005056031 | |
| 63.900,00 EUR, inclusief btw en aangepaste herzieningen |
budgetplaats: 5190100000 |
4005056031 | |
| 32.078,64 EUR, inclusief btw en aangepaste herzieningen |
budgetplaats: 5190100000 |
4005056031 |