2012_CBS_11146 - Sportevenementen 2012 - Snowboarden. Wereldbeker Big Air Snowboard - Goedkeuring

In het college van 23 december 2011 (jaarnummer 16945) nam het college kennis van de gevraagde ondersteuning van de organisatie van een officiële Wereldbeker Big Air Snowboard.

In de gemeenteraard van 1 juni 2012 (jaarnummer 759) werd de overeenkomst goedgekeurd voor de organisatie van een Wereldbeker Big Air Snowboard. Onderstaand wordt de reeds goedgekeurde ondersteuning vervolledigd met de concrete aanvraag omtrent het gebruik van het openbaar domein alsook de logistieke en communicatieve ondersteuning.

SUSEIA (bureau ticketing Olympische Spelen Londen + partner Belgisch Olympisch en Interfederaal Comité (BOIC) organiseert op zaterdag 10 november 2012 een Wereldbeker Big Air Snowboard. Dit evenement wordt vooraf gegaan door een openingsavond op vrijdag 9 november 2012 met een wedstrijd België - Nederland (snowboard en freestyle skiën). Het publiek kan gratis komen kijken op vrijdag 9 november 2012 tussen 16.30 uur en 24.00 uur en op zaterdag 10 november 2012 tussen 10.00 uur en 24.00 uur.
De organisatie vindt plaats aan Kaai 28, op de parking naast de Waagnatie.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om de volgende ondersteuning:

• gratis gebruik van de Rijnkaai parking/Scheldekaai 28 van 28 oktober 2012 tot en met 16 november 2012;
• inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor gratis ter beschikking stellen en leveren van feestmateriaal op basis van werkorder B204087;
• bekendmaken van het evenement via de stedelijke communicatiekanalen alsook een aanvullende communicatiecampagne;
• gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers;
• de toelating voor het aanbrengen van wegwijzers;
• erkenning muziekactiviteit, waarbij wordt afgeweken van de standaard geluidsreglementering.

Voor de afwijking van de standaard geluidsreglementering is apart advies aangevraagd aan de dienst stadsontwikkeling/milieuvergunningen. De organisatie zal hier nog apart van op de hoogte gesteld worden.
 
De organisatie dient het advies van stadsreiniging strikt op te volgen en staat zelf in voor het opruimen van de site. 

De Wereldbeker Big Air Snowboard is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie – en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 26 oktober 2012, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeld in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, ….De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 25 juni 2012 (jaarnummer 759) keurde de gemeenteraad de overeenkomst Wereldbeker Big Air Snowboard goed.