Volgens artikel 57, §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen
Het Rubenianum werd gevraagd om mee te werken aan een tweedaagse besloten workshop op 29 en 30 november 2012. De internationale workshop kadert in het onderzoeksproject 'Art, Natural Science, Local History and the New World in Counter-Reformation Antwerp: The Collection of the Portuguese Merchant-Banker Emmanuel Ximenes'. Initiatiefnemers zijn het Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte en het Institute of Art History van de Universiteit van Bern. De interdisciplinaire workshop brengt belangrijke internationale specialisten over alle aspecten van de kunstverzameling van Emmanuel Ximenes samen in Antwerpen. Het programma beslaat twee dagen met besloten lezingsessies en daarnaast ook een publiek toegankelijke avondlezing op 29 november 2012. Alle sessies gaan door in het Kolveniershof (Rubenianum), behalve één halve middagsessie op 29 november 2012, die plaatsvindt in het Museum Plantin-Moretus/Prentenkabinet. In het Museum Plantin-Moretus/Prentenkabinet wordt gewerkt op de collectie en geeft het museumpersoneel zelf ook een lezing.
Het Rubenianum aanvaardt de uitnodiging om organisatorische partner te worden voor deze workshop. Het Kolveniershof wordt ter beschikking gesteld van de workshop, de avondlezing en de netwerkmomenten. Het Rubenianum ondersteunt als lokale partner de praktische organisatie van deze workshop.
Als kenniscentrum over Rubens en de kunst van zijn tijd, en met zijn historische Kolveniershof, biedt het Rubenianum een passende locatie voor een wetenschappelijke bijeenkomst over een belangrijke tijdgenoot van Rubens en zijn verzameling. Bovendien bevindt het Rubenianum zich in de onmiddellijke nabijheid van de voormalige woonst van Emmanuel Ximenes op de Meir en bij het Rubenshuis. De keuze voor het Museum Plantin-Moretus/Prentenkabinet als locatie voor een sessie lezingen over wetenschappelijke en cartografische publicaties en instrumenten sluit aan bij de collecties en geschiedenis van die gastinstelling.
Voor het Rubenianum betekent het hosten van deze workshop een belangrijke vorm van exposure bij toonaangevende (kunst)historische onderzoekers van het moment. Het Rubenianum grijpt dit evenement aan om de eigen werking en collecties onder de aandacht van zijn kerndoelgroep te brengen. Een medewerker van het Rubenianum is als spreker opgenomen in het programma van de workshop. Aan het programma is ook een rondleiding toegevoegd doorheen de onderzoekscollecties van het Rubenianum. Verdere return voor het Rubenianum bestaat in de uitstraling bij het eigen kernpubliek en in een kans tot visibiliteit naar aanleiding van de geprogrammeerde avondlezing. Daarnaast wordt de interne medewerkers toegestaan om de besloten workshop integraal en kosteloos bij te wonen.
Voor de organisatie van de avondlezing begeleiden zes medewerkers van het Rubenianum dit evenement van 20.00 uur tot 22.30 uur (drie niveau A1-3, één niveau B1, één niveau C3, één niveau E3). De uren van deze medewerkers worden gepresteerd via het principe van verschoven uren.
Retributiereglement voor het gebruik van zalen in de musea en erfgoedinstellingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 februari 2011 (jaarnummer 141).
Rechtspositieregeling van het stadspersoneel zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 januari 2012 (jaarnummer 70).
Het college keurt goed dat het Rubenianum organisatorische en inhoudelijke medewerking verleent aan de workshop 'The Collection of the Portuguese Merchant-Banker Emmanuel Ximenes' op 29 en 30 november 2012.
Het college keurt goed dat het Rubenianum en het Museum Plantin-Moretus kosteloos ruimte ter beschikking stellen voor deze workshop.