Op 4 juni 2012 formuleerde het districtsraadslid Guy Dirickx (district Deurne) een klacht aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur omtrent het gebruik van persoonsgegevens afkomstig uit de bevolkingsregisters voor de uitnodigingen van jubilarissen/jarigen in de districten.
In zijn brief vraagt de heer Guy Dirickx dat de toezichthoudende overheid zou optreden tegen het district Deurne door de omzendbrief BB 2011/2 van minister Geert Bourgeois te doen naleven dan wel het district Deurne te verbieden nog langer het bevolkingsregister te laten gebruiken.
Het Agentschap van Binnenlands Bestuur oordeelt in zijn brief van 24 september 2012 dat het district niet over een wettelijke mogelijkheid beschikt om de bevolkingsregisters te raadplegen, zelfs niet voor interne doeleinden. Hoewel er regels zijn voor de raadpleging van de bevolkingsregisters, kunnen deze niet gelden, aldus het Agentschap, voor een district van de stad Antwerpen omdat:
Volgens het principe van de binnengemeentelijke decentralisatie zijn de stad en districten een één en ondeelbaar bestuur. De districten hebben geen aparte rechtspersoonlijkheid; er is slechts één rechtspersoon, namelijk de stad Antwerpen. Deze rechtspersoon stad Antwerpen is één en ondeelbaar.
De binnengemeentelijke decentralisatie heeft enkel betrekking op besluitvorming.
Door te stellen dat diensten van het district niet gelijk te stellen zijn met de ‘gemeentelijke diensten’ in de zin van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992, gaat het Agentschap voor Binnenlands Bestuur volledig voorbij aan deze principes. Dit kan niet aanvaard worden door de stad Antwerpen.
Daarnaast moet benadrukt worden dat de districten in casu niet beschikken over eigen personeel. Het personeel dat in een districtshuis te werk gesteld is, is bijgevolg stadspersoneel. Het gaat met andere woorden om personeel dat fysiek verspreid zit over de verschillende districten van de stad, zowel ter uitvoering van de loketwerking als ter uitvoering van de districtswerking. Dit personeel is en blijft evenwel stadspersoneel.
De districten zijn dus wel als onderdeel van de stad Antwerpen te beschouwen als gemeentelijke diensten.
Verder gaat het Agentschap voor Binnenlands Bestuur voorbij aan hetgeen gesteld wordt in de omzendbrief van 1 juli 2011 alsook de aanbeveling nr. 06/2012 van de privacycommissie van 2 mei 2012.
Zij stellen dat het mogelijk moet zijn dat een gemeente (huwelijks)jubilarissen uitnodigt als blijkt dat dit een initiatief is van het gemeentebestuur en de consultatie van het bevolkingsregister daar voor gedekt is door een beslissing van het gemeentebestuur (het college van burgemeester en schepenen).
Immers zo stelt de omzendbrief, moet een gemeentebestuur een adequaat communicatie- of doelgroepenbeleid kunnen voeren. Dit in uitvoering van artikel 2 en 3 van het Gemeentedecreet dat stelt dat de missie van lokale overheden de verwezenlijking is van het lokale algemeen belang, het welzijn van de burgers en het maximaal betrekken van de inwoners bij het gemeentelijk beleid.
De stad Antwerpen is (om bovenstaande missie ten volle te kunnen realiseren) ingevolge de invoering van de binnengemeentelijke decentralisatie anders georganiseerd dan alle andere Vlaamse steden en gemeenten. Omdat de bevolkingsregisters verspreid zitten over de districten is het ook logisch dat bijvoorbeeld de verwelkoming van nieuwe burgers in een district uitgaat van dat district en niet van de stad.
Bovendien is het ook niet de bedoeling de beslissingsbevoegdheid tot het raadplegen van de bevolkingsregisters te delegeren aan de districten. Het zal het stadscollege zijn dat bepaalt wanneer de districten het bevolkingsregister mogen raadplegen en wanneer niet. Zij doen dit niet naar eigen goeddunken maar zullen conform voornoemde omzendbrief steeds gedekt zijn door een beslissing van het college.
De stad Antwerpen is het dus niet eens met het antwoord van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur en vraagt daarom via een collegiale brief hun standpunt te herzien
Overeenkomstig de wet van 19 juli 1991 houdt elke gemeente een bevolkingsregister bij. Deze wet bepaalt onder meer de inhoud van deze registers en de regels die de gemeente moeten respecteren bij het houden ervan.
Een gemeente kan tevens het bevolkingsregister raadplegen ingevolge het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister. Volgens artikel 5 van dit Koninklijk Besluit is de raadpleging van het bevolkingsregister en het vreemdelingenregister door de gemeentelijke diensten slechts toegestaan voor interne doeleinden.
Bij omzendbrief BB 2011/2 van 1 juli 2011 van minister Geert Bourgeois worden deze interne doeleinden verduidelijkt: De raadpleging en het gebruik van de bevolkingsregisters in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen (bijvoorbeeld om jubilarissen of nieuwe bewoners aan te schrijven), is volgens de omzendbrief toegelaten, maar enkel onder de volgende voorwaarden:
Het college neemt kennis van het antwoord van de toezichthoudende overheid van 24 september 2012 op de klacht van de heer Guy Dirickx betreffende de raadpleging door districten van het bevolkingsregister.
Het college keurt de collegiale brief goed om te versturen naar de toezichthoudende overheid.