2012_CBS_07815 - Sportevenementen 2012 - 27ste Open Tennistornooi Antwerpen - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet de gevraagde toelage.

Op 27 juli 2012 (jaarnummer ....) keurde het college de terbeschikkingstelling van de stadsdagen voor het gebruik van het stedelijk openluchttenniscentrum Beerschot voor de vzw TC Olympia Beerschot goed.

Sinds 1985 organiseert de vzw TC Olympia Beerschot het Open Tennistornooi Antwerpen. Dit vijfsterrentornooi, dat ondertussen een voorname plaats heeft verworven op de nationale tenniskalender, bestaat uit 32 reeksen en wordt beschouwd als één van de grootste tornooien in België. Kwalitatief staat het zeer hoog aangeschreven.

Er wordt veel aandacht besteed aan het jeugdtornooi met ± 180 deelnemers, ingedeeld in twaalf verschillende reeksen: miniemen, kadetten, scholieren en midi-tennis, telkens jongens en meisjes.

Op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag is er gratis tennisinitiatie voor de Antwerpse bevolking van 9.00 uur tot 12.00 uur onder deskundige begeleiding.

De vzw TC Olympia Beerschot vraagt toelating om het 27^ste Open Tennistornooi Antwerpen  te mogen inrichten in het stedelijk openluchttenniscentrum Beerschot, Julius De Geyterstraat 133 in Antwerpen, van 11 tot en met 19 augustus 2012.

 De vzw TC Olympia Beerschot vraagt om de volgende ondersteuning:

• inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten/ feestmateriaal/evenementen-verhuur-materialen voor het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal en nadarafsluitingen;
• gratis ter beschikking stellen van feestcontainers door de dienst stads- en buurtonderhoud/stadsreiniging/bijzonder interventieteam;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• ter beschikking stellen van de terreinen gedurende de jaarlijks vijf contractueel vastgelegde dagen voorzien in de concessie;
• toelage van 10.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad.

Het 27ste Open Tennistornooi Antwerpen is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie– en mediawaarde. Hiernaast is dit evenement eveneens economisch (beperkt) interessant voor de stad (overnachtingen en bestedingen deelnemers en publiek). De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen(logovermelding, zichtbaarheid tijdens het evenement en hospitality). Het project kadert in het bestuursakkoord 2007-2012 en het sportbeleidsplan van het bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing van alle constructies (podia, tenten, ...) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• de wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing. De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk vrijdag 3 augustus 2012, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:
• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de organisatie bezorgt maximum 1 maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag (10.000,00 EUR).

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeld in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, …. De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.