AG Vespa stuurt de organisatie een factuur voor het gebruik van de parking Waagnatie volgens het geldende retributiereglement.
Het college nam in zitting van 3 februari 2012 (jaarnummer 01030) kennis van de aanvraag van de firma Lautstark uit Oostenrijk, om 'Smart Times' te organiseren op de parking van de Waagnatie van 20 augustus 2012 tot en met 26 augustus 2012. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de bedrijfseenheid marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken.
De organisatie wil jaarlijks alle gebruikers en fans van Smartauto's samenbrengen telkens in andere landen, steden. Dit jaar doet de organisatie Antwerpen aan. Het trefpunt voor het evenement is de Waagnatie/Hangar 29, Rijnkaai 150 te Antwerpen. Gedurende een volledige week voorziet de organisatie animatie, shows, culturele uitstappen, enzovoort. Het programma is toegankelijk voor de Smartrijders en -gebruikers maar ook voor het brede publiek. Het aantal bezoekers wordt geschat op 4.000 personen. De meeste activiteiten vinden plaats in de Waagnatie. De parking van de Waagnatie zal dan ook grotendeels gebruikt worden als parking voor de Smartauto's. Op zaterdag 25 augustus 2012 kunnen de deelnemers een op maat uitgestippelde route volgen ten noorden van Antwerpen, deels in het havengebied. Deze route werd voorgelegd en goedgekeurd door de politiediensten. De deelnemers dienen zich aan de geldende verkeersregels te houden, de politie voorziet enkel begeleiding bij het verlaten van de Waagnatie.
De organisator werkte eveneens nauw samen met de bedrijfseenheid actieve stad/ toerisme en congres. Uit deze samenwerking werd volgende ondersteuning aangeboden door deze stadsdienst:
De organisatie deed eveneens een aanvraag bij het Gemeentelijk havenbedrijf Antwerpen voor het gebruik van de parking aan de Sloepenweg tijdens het evenement.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement kan eveneens bijdragen tot de realisatie van de doelstellingen van de bedijfseenheid actieve stad/ toerisme en congres. Gezien het commercieel karakter van het evenement is er geen logistieke ondersteuning en dient de organisator retributie te betalen voor de tijdelijke ingebruikname van het openbaar domein.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend. Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
Smart Times event wordt door de bedrijfseenheid actieve stad/ toerisme en congres positief geadviseerd. Het gaat om een evenement dat 5 dagen duurt en dat zowel lokale als internationale bezoekers aantrekt. Het aantal bezoekers wordt geschat op 4.000 personen. Deze 4.000 bezoekers bestaan uit ongeveer 50% lokale en 50%
internationale bezoekers (Smart fans, Smart eigenaars, leden van Smart clubs,…).
Het bestedingspatroon van een dagtoerist wordt op ongeveer 150,00 euro gerekend en van een internationale bezoeker (verblijf +/- 4 dagen) is 300,00 euro per persoon per dag.
Dit evenement staat voor de eerste maal in het teken van een CO2 neutraal car meeting event in samenwerking met www.weforest.org. Verder is niet onbelangrijk dat ook de lokale partners mee betrokken worden bij de organisatie van dit event.
Het college keurt de effectieve organisatie van Smart Times, zoals hierboven beschreven, van 20 tot en met 26 augustus 2012 op de parking van de Waagnatie goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| LP/OO/EV | de wagens begeleiden bij het verlaten van de parking Waagnatie op zaterdag 25 augustus 2012, volgens de gemaakte afspraken. |