2012_CBS_09383 - Sportevenementen 2012 - Volley Gala Antwerp - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet de gevraagde toelage.

Voor het tweede jaar op rij organiseert Topvolley Antwerpen een internationaal tornooi in thuishaven Arenahal te Deurne. Topvolley Antwerpen slaat vanaf dit jaar de handen in elkaar met de organisator van het Flanders Volley Gala (de Witte Molen in Sint-Niklaas). De organisatoren zijn ambitieus en wensen een nieuw internationaal toptornooi uit te werken als opvolger van het Flanders Volley Gala.

De organisatoren wensen het Volley Gala Antwerp te organiseren in sporthal Arena op vrijdag 21 september 2012, zaterdag 22 september 2012 en zondag 23 september 2012.

Het programma ziet er als volgt uit:

vrijdag 21 september 2012

• 20.00 uur: wedstrijd topvolley Antwerpen - VB Tours

zaterdag 22 september 2012

• 9.00 uur - 16.00 uur: jeugdcup met de Antwerp Volley Academie
• 17.00 uur: galamatch SCC Berlijn - VB Tours

zondag 23 september 2012

• 11.00 uur: wedstrijd Dames Mortsel - Dames Kalmthout (demowedstrijd)
• 12.00 uur: VIP walking dinner en persconferentie
• 13.30 uur: wedstrijd Topvolley Antwerpen - SCC Berlin
• 15.30 uur: wedstrijd Noliko Maaseik - VB Tours

Topvolley Antwerpen vraagt om volgende ondersteuning:

• gratis gebruik van sporthal Arena op zaterdag 22 september 2012 en zondag 23 september 2012 (voor vrijdag 21 september is er onderling met de baskebal ploegen Giants en St. Jan afgesproken voor gebruik zaal);
• inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten/feestmateriaal/evenementen-verhuur-materialen voor het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• toelage van 7.500,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• afvaardiging van burgemeester en/of schepen voor speech tijdens VIP-moment/persconferentie. 

Het Volley gala Antwerp is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en interessante communicatie- en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten, …), tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan de sporthal. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisatie.

De volgende aanvraagstukken worden uiterlijk 10 september 2012 ingediend bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeld in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: in afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, … De gemeenteraad heeft zich principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Het gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.