2012_CBS_09357 - Felixpakhuis. Externe patrimoniumexploitatie - Verzoek tot gebruik van ruimte. inzet eigen dagdelen - Goedkeuring

De te verwachten ontvangsten kunnen geboekt worden op de budgetplaats externe exploitatie (5194000000 - TDFM010502A00000). Er wordt een vrijstelling verleend voor de zaalhuur op baiss van de regeling eigen dagdeel. De totale verwachte opbrengst is 162,5 euro.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3, 1° bepaalt dat het college de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad algemene regels dient uit te voeren.

Er werd een aanvraag ingediend voor gebruik van het auditorium en de eetzaal van het Felixpakhuis door de dienst samenleven/ontwikkelingssamenwerking.

Ruimtevraag

De gewenste gebruiksdatum is 20 september 2012 van 17.45u tot 22.45u.

Waarvoor?

Sinds 2010 kiest de stad voor een nieuwe vorm van ontwikkelingssamenwerking: ze ondersteunt samenwerkingsverbanden van de Associatie Universiteit en Hogescholen Antwerpen, het Instituut voor Tropische Geneeskunde, de NGO’s en vele (diaspora)verenigingen. Die realiseren samen gezondheids- en onderwijsprojecten in Congo, Ghana en Marokko. Deze landen zijn meteen ook landen waar grote groepen Antwerpenaren hun roots hebben. Het is een nieuwe en experimentele manier om vanuit een lokaal bestuur aan ontwikkelingssamenwerking te doen. Daarom wordt het beleid opgevolgd door een expertengroep met deskundigen van 11.11.11, de universiteit, het Tropisch instituut, de provincie en de VVSG.

Samen met alle betrokken organisaties zal de de dienst samenleven/ontwikkelingssamenwerking de resultaten van dit beleid voorstellen aan het brede publiek. Dit zal gebeuren op een toonmoment op 20 september 2012. Tijdens dat moment worden de projecten in Congo, Ghana en Marokko voorgesteld en stellen verenigingen zichzelf en hun werking voor. Het is ook een netwerkmoment, waarop kennis wordt uitgewisseld over projectwerk in het Zuiden en de vele betrokkenen elkaar ontmoeten.

 Deze avond wordt inhoudelijk ondersteund door het 4^de Pijlersteunpunt van de Vlaamse Overheid en 11.11.11.

De ruimte is beschikbaar en in optie genomen. Er is geen hinder voor de reguliere dienstverlening.

Deze uren vallen buiten de openingsuren van het Felixarchief. Er dient extra personeel ingezet te worden.

Tarifering

Het retributiereglement voorziet een tarief van 664,5 euro voor deze zaal.
De extra personeelskost wordt geraamd op minstens 162,5 euro (6,5 uurprestaties).

De catering wordt door de organisator geregeld.

De aanvrager is niet akkoord gegaan met de offerte. De aanvraag werd ingediend voorafgaand aan 1 juni 2012. In de projectbegroting  van deze activiteit is geen budget voorzien voor huur van de zalen.

Voor de exploitatie van het stadsarchef werd een businessplan opgesteld en goedgekeurd op 1 juni 2012.

Het huidige retributiereglement werd ingevoerd met ingang van 1 september 2012, zonder overgangstermijn. Het vigerende retributiereglement voorziet geen vrijstelling van huur, behalve ingeval van een stadsdagdeel/eigen dagdeel.

Vrijstellingsregeling:

• ruimte: Het retributiereglement voorziet in de mogelijkheid om maandelijks 1 dagdeel (12 per jaar) vrij te stellen onder de vorm van eigen dagdelen. In 2012 zijn er nog 4 eigen dagdelen (cfr. stadsdagdelenregeling). Na overleg met het betrokken afdelingshoofd samenleven wordt voorgesteld om een eigen dagdeel in te zetten. Dit ontslaat de gebruiker van het betalen van de zaalhuur.

De projectleider externe patrimoniumexploiattie adviseerrt dit aspect gunstig op 28 augustus 2012. Na toestemming met dit voorstel zijn nog 3 eigen dagdelen beschikbaar in 2012.

• personeelsinzet exploitatie: De gebruiker vraagt om ook af te zien van aanrekening van personeelskosten. Het gebruiksreglement Felix (GR 21 juni 2012 - jaarnummer 793) voorziet de werkwijze over inzet van personeel.

Er dienen voor deze avond extra personeelsleden ingezet te worden. Vrijstelling van de personeelskost is in het reglement en businessplan niet voorzien. Er wordt echter gevraagd om de personeelskosten vrij te stellen.

De projectleider externe patrimoniumexploitatie adviseert dit aspect ongunstig op 28 augustus 2012. Op deze vraag kan niet ingegaan worden, er is geen mogelijkheid tot vrijstelling van personeelskosten opgenomen in het retributiereglement.

Het retributiereglement gebruik Felix van 21 juni 2012 (jaarnummer 767) en gebruiksreglement Felix van 21 juni 2012 (jaarnummer 793).