De regelgeving met betrekking tot de Vlaamse beleids- en beheerscyclus en het planlastendecreet bepalen dat in het eerste jaar van de legislatuur een geïntegreerd meerjarenplan opgemaakt wordt voor de periode 2014-2019.
De beleids- en beheerscyclus en het planlastendecreet worden binnen de groep stad Antwerpen geïmplementeerd via de strategische coördinatie, onder leiding van de strategisch coördinator. Strategische coördinatie is een manier van werken. De bedoeling ervan is om binnen de gehele groep stad Antwerpen samen te werken om de beschikbare mensen en middelen maximaal en optimaal in te zetten ter realisatie van de bestuursakkoorden (stad en 9 districten).
De strategisch coördinator werkte een aanpak en kalender uit voor de voorliggende legislatuur en meerjarenplan (zie bijlagen 1 en 2).
De vijf uitgangspunten van de aanpak zijn:
Eerstvolgende stappen
1. Kick-off opmaak meerjarenplan binnen de groep
Op 15 januari 2013 werden in een presentatie aan de directeurs van alle entiteiten van de groep de aanpak en verwachtingen naar samenwerking ingeleid door de burgemeester en toegelicht door de strategisch coördinator.
2. Portfolio van themafiches op basis van het bestuursakkoord
De resoluties uit het bestuursakkoord werden door de strategisch coördinator gegroepeerd in thema's (zie bijlage 3).
Luisteren en begrijpen van de ambities van het bestuur
Onze opdracht ligt in het realiseren van de bestuursakkoorden, naar letter en geest zoals bedoeld door de verkozen besturen. De essentiële taak voor deze fase is een duidelijk begrip te krijgen van wat men beleidsmatig wil realiseren. Het is belangrijk dat er een dialoog is met de schepenen om dit uit te diepen in functie van:
Elk thema wordt in de themafiche verduidelijkt. De themafiches worden op basis van gesprekken met de schepenen en de betrokken entiteiten door de aangeduide trekkers uitgewerkt en uitgediept tegen eind februari en voorgelegd aan het college.
De thema's worden door een werkgroep onder leiding van een aangeduide trekker (directeur van een groepsentiteit of zijn afgevaardigde) besproken, eigengemaakt en uitgewerkt. In deze fase willen we bewust heel breed kijken. Zonder onnodig uitgebreide vergaderingen of consultaties, willen we wel dat zoveel mogelijk entiteiten meedenken vanuit hun expertise en kennis en mee vormgeven aan de eerste formulering van doelstellingen.
Deze fase is heel bepalend voor het meerjarenplan en dus voor de volledige legislatuur. Ze is belangrijk en bepalend voor de bijdrage van de verschillende entiteiten.
Via fysieke of virtuele weg zal de trekker -waar relevant- ook participatie garanderen (via adviesraden...) van lokaal belanghebbenden en/of bevoegde adviesraden. In het kader van het planlastendecreet is dit vaak een vereiste. De betrokkenheid van derden bij de operationalisering van de doelstellingen was ook een aandachtspunt van de Visitatiecommissie Stedenfonds 2011.
Als input voor deze besprekingen worden ook beschikbare omgevingsanalyses gebruikt en toegelicht.
De thema’s zijn op dit moment vooral een insteek om groepsbreed te gaan overleggen om de ambities binnen het bestuursakkoord te begrijpen vooraleer naar doelstellingen te gaan. Ze zijn dus slechts een tussenstap naar de doelstellingen die in het meerjarenplan zullen worden gebruikt.
3. Beleidsdomeinen
De beleids- en beheerscyclus vraagt de lokale besturen haar beleidsdomeinen te bepalen. De beleidsdomeinen zijn belangrijk als aggregatie voor rapportering, evenals voor de afbakening van budgetverschuivingen. De Vlaamse regelgeving verplicht minimaal twee beleidsdomeinen, waarvan één 'Algemene financiering'. We stellen voor om de zeven hoofdstukken van het bestuursakkoord als beleidsdomeinen te gebruiken. Deze indeling benadrukt het belang van het bestuursakkoord als leidraad.
4. Vertaling naar groepsbreed financieel meerjarenplan
Budgetten worden toegewezen aan entiteiten op basis van hun medewerking aan de doelstellingen. Dit principe geldt voor alle entiteiten van de groep. Dit betekent dat er geen rechten worden geput uit historische budgetten.
Ook de dotaties worden samengesteld op basis van de medewerking aan doelstellingen. Deze dotaties worden opgesplitst naar:
Het college keurt goed om via de aanpak van strategische coördinatie het meerjarenplan 2014-2019 op te maken, uit te voeren, op te volgen en bij te sturen.
Het college neemt kennis van de portfolio van themafiches als startdocument voor verdere uitwerking en als eerste stap in de beleids- en beheerscyclus.
Het college keurt de lijst van beleidsdomeinen goed om deze voor te leggen aan de gemeenteraad:
Het college keurt goed dat dotaties worden samengesteld op basis van de medewerking aan de doelstellingen, na het collegiaal akkoord over het meerjarenplan 2014-2019. De dotaties worden opgesplitst volgens exploitatie (ingedeeld naar: personeel, werkingsmiddelen, toelagen aan derden) en investeringen (ingedeeld naar eigen investeringen, investeringstoelagen aan derden).
Het college keurt goed dat alle entiteiten, ook zij die geen dotatie ontvangen, de nodige informatie ter beschikking stellen over de samenstelling van hun budgetten.