Artikel 189 van het gemeentedecreet bepaalt dat alle briefwisseling aan de gemeente wordt gericht aan het college van burgemeester en schepenen, behalve bij andersluidende beslissing van de gemeenteraad. Er wordt een register van alle ingaande en uitgaande briefwisseling, van welke aard ook, aangelegd. Dit artikel is ook van toepassing op de districten.
Het districtssecretariaat registreert alle inkomende en uitgaande briefwisseling van het district. De bestuurscoördinator/districtssecretaris kijkt erop toe dat deze briefwisseling correct opgevolgd en beantwoord wordt. Sommige stukken zoals adviezen van een lokale adviesraad worden in een collegepunt voorgelegd aan het districtscollege.
Het district ontving op 19 juli 2012 een klacht die ingediend werd bij de gouverneur over het ontzeggen van de toegang tot een vergadering van de klankbordgroep (onze referentie ibo20120653).
Namens het districtscollege werd een antwoord verstuurd op 20 juli 2012 (onze referentie ibo20120336).
Op 2 augustus 2012 bezorgde de gouverneur het antwoord dat aan de verzoeker verstuurd werd aan het district (onze referentie ibo 20120681).
De districtsraad neemt kennis van het eindantwoord van de gouverneur over het ontzeggen van de toegang tot een klankbordgroep aan een raadslid.