2012_CBS_12849 - Legislatuur 2013-2018 - Telematicamateriaal. Terbeschikkingstelling - Goedkeuring

De financiële gevolgen voor de aankoop van toestellen worden geregeld binnen het budget van Digipolis enerzijds en via overdracht van 0,5 VTE bode aan het rollend ICT-fonds, dat zich ook binnen het budget van Digipolis bevindt.

In de aantallen waarop de kost werd berekend, is niet alleen rekening gehouden met maximum aantal collegeleden maar ook met de extra districtsraadsleden die met deze verkiezing werden verkozen.

De investeringskost werd door Digipolis berekend op 460.400,00 euro opgedeeld als:

• investeringskost aankopen mandatarissen stad: 101.500,00 euro;
• investeringskost aankopen mandatarissen districten: 304.500,00 euro;
• investeringskost aankopen reserve + projectreserve: 54.400,00 euro.

Dit wordt gefinancierd door:

• voorafname budget Digipolis 2013 (zelfde bedrag als bij vorige legislatuurwissel): 341.500,00 euro;
• jaarlijkse overboeking naar rollend fonds van personeelslijn bestuurszaken voor de jaren 2013 tot en met 2018 (6 keer): 20.404,00 euro.

Verrekening van de abonnementskosten en datakosten voor smartphone en data gebeurt volgens het principe van de split bill, waarbij de bedragen die de gebruikslimiet overschrijden betaald worden door de gebruiker:

Split bill college (stad en district):

• smartphone abonnement/maand: bellen voor 100,00 euro, datatrafiek van 500 Mb voor een waarde van 4,96 euro;
• tablet/maand: datatrafiek van 2 Gb voor een waarde van 9,98 euro.

Datakosten voor gebruik van de tablets en smartphones worden voor de collegeleden van de stad verrekend via het stedelijk budget, voor de collegeleden van de districten via het districtsbudget.

Deze bedragen zijn de bovenlimiet. Het staat ieder district vrij om een lagere limiet te beslissen binnen hun eigen budgettaire mogelijkheden.

Het college besliste op 1 december 2006 (jaarnummer 15124) om telematicamateriaal ter beschikking te stellen van de leden van het college en de districtscolleges en tevens aan de leden van de gemeenteraad en de districtsraden. In dit besluit is er reeds sprake van het project eBesluitvorming. Het doel van de terbeschikkingstelling van telematicamateriaal wordt in dit besluit immers omschreven als:

• op termijn alle stukken elektronisch raadpleegbaar maken, zowel in het fractielokaal, in de raadszaal als persoonlijk thuis;
• de communicatie tussen de raadsleden en de stad zoveel mogelijk elektronisch laten verlopen;
• een eerste voorbereidende stap zetten in het kader van het project eBesluitvorming.

6 jaar later is eBesluitvorming een feit en zijn er ook andere toestellen ontwikkeld die deze doelen kunnen verwezenlijken.

Telematicamateriaal legislatuur 2013-2018

Door de invoering van eBesluitvorming voor alle beslissingsorganen van de stad en de districten en de invoering van e-zittingen vanaf de legislatuur 2013-2018 is het noodzakelijk om alle raadsleden (inclusief alle collegeleden, en inclusief voorzitters benoemd buiten de raad) uit te rusten met telematicamateriaal dat hen in staat stelt om hun ambt volwaardig op te nemen.

Bij het bepalen van het voorstel voor de uitrusting van de raadsleden werd er rekening gehouden met de volgende principes:

• een zelfde uitrusting voor de districten als voor de stad;
• maximaal incalculeren van "bring your own device" (BYOD) zodat raadsleden niet met twee toestellen moeten rondlopen en de totale kost voor stad en districten zal dalen;
• financiering van de toestellen verloopt via een centraal budget;
• financiering van data- en gesprekskosten verloopt via budget per entiteit;
• voor alle collegeleden: iPad met datakosten en smartphone met data- en gesprekskosten;
• voor alle raadsleden: iPad.

Omwille van de bestaande ondersteuning van de leverancier van eBesluitvorming en de organisatie van de ondersteuning vanuit Digipolis wordt de keuze van tablet beperkt tot een iPad. De keuze van smartphone is vrij voor alle collegeleden. Andere tablet-computers kunnen eventueel in de loop van de legislatuur ingeschakeld worden van zodra ze ondersteund worden door de leverancier van eBesluitvorming en Digipolis.

De bedeling van de iPad's zal bij voorkeur gebeuren voor dat de stukken van de eerste gewone raadszittingen beschikbaar worden, al is dit afhankelijk van de levertermijnen. Dit zal de nieuwe raadsleden in staat stellen om ten laatste vanaf de eerste gewone raadszitting de vergadering reeds digitaal voor te bereiden. Een specifieke opleiding rond het gebruik van iPad zal voorzien worden door de dienst bestuurszaken en de bedrijfseenheid districts- en loketwerking.

Met de raadsleden wordt een bruikleenovereenkomst afgesloten voor het terbeschikking gestelde materiaal.

Ondersteuning door Digipolis

Digipolis ondersteunt volgende aspecten van gebruik:

1. Ondersteuning smartphones en tablets geleverd door Digipolis of eigen toestellen van de mandatarissen (BYOD).

• Toestel en installaties, updates, herstellingen (enkel in het geval van een door Digipolis geleverd toestel), WiFi-instellingen, 3G-instellingen en Exchange-instellingen van de toestellen. 
• Toegang tot de intranetsites voor mandatarissen, tot eBesluitvorming, tot e-mail.
• Toegang tot het stedelijk netwerk.

2. Ondersteuning internetverbinding verkozene

• Ondersteuning internetverbinding gebeurt door de klantendienst van respectievelijk Telenet of Belgacom, afhankelijk van de leverancier van het pakket waarvoor de mandataris heeft gekozen.
• Digipolis is beschikbaar voor advies over de keuze van router (bijvoorbeeld in het geval dat het bereik van de Telenet of Belgacom router ontoereikend zou zijn).

3. Praktische aspecten ondersteuning

• Mandatarissen kunnen een probleem melden aan het telefonisch loket van Digipolis (03/338.77.77). Deze helpdesk is open van 8.00 uur tot en met 17.00 uur.
• Van 17.00 uur tot en met 22.00 uur en tijdens het weekend van 8.00 uur tot 22.00 uur kunnen de mandatarissen beroep doen op de klantwacht van Digipolis (03/338.78.88).
• Mandatarissen kunnen langskomen bij Digipolis tijdens de kantooruren van 8.30 uur tot 16.30 uur.
• Digipolis-medewerkers kunnen naar een stedelijke locatie (bijvoorbeeld districtshuis) komen om ondersteuning te bieden na telefonische afspraak.

Kabinetsmedewerkers college van burgemeester en schepenen en fractiemedewerkers gemeenteraad

Alle telematicamateriaal dat ter beschikking werd gesteld van de medewerkers van de kabinetten van het stadscollege en van de fractiemedewerkers van de gemeenteraad zal teruggevorderd worden bij die medewerkers waarvan het contract ten einde loopt.

Alle gerecupereerde materialen, kunnen na volledige opkuis ("cleaning"), opnieuw ingezet worden. De cleaning van de computers (enkel documenten, geen software) kan enkel na overleg met het stadsarchief.

Eventuele GSM-aansluitingen van deze medewerkers worden aangeboden voor overname.

Voor die medewerkers die een functie opnemen binnen de stedelijke administratie geldt de algemene regel dat alle materiaal meegaat met de medewerker naar de nieuwe werkplek. Eventuele GSM-aansluitingen worden herbekeken in functie van de noden van de nieuwe werkplek.

Nieuwe medewerkers kunnen hun materiaal aanvragen via de dienst bestuurszaken.