Tijdens haar tweedaagse van 4 en 5 september 2012 keurde het managementteam een reeks aanbevelingen goed rond het optimaliseren van de doorlooptijd bij het gunnen van een overheidsopdracht (jaarnummer 357). Eén van die aanbevelingen betrof de ondertekening van de gunningsbrieven en de briefwisseling inzake borgtocht. Indien deze brieven niet meer moeten getekend worden door de burgemeester (of een lid van het college bij delegatie) en de stadssecretaris (of een bedrijfsdirecteur bij delegatie), maar enkel door de bedrijfsdirecteur van de gemeenschappelijke aankoopcentrale, kan een tijdswinst van ongeveer twee weken worden gerealiseerd.
Het managementteam bepaalde in diezelfde beslissing om de delegatie naar de bedrijfsdirecteur van de gemeenschappelijke aankoopcentrale ter goedkeuring voor te leggen aan het college.
Een gunningsbrief (of brief van sluiting van opdracht) bevat een weergave van de beslissing van het college. Een gunningsbrief voegt enkel een precieze startdatum toe. Van zodra de gunningsbrief duidelijk vermeldt aan welke collegebeslissing ze uitvoering geeft, kan die gunningsbrief beschouwd worden als "briefwisseling in uitvoering van een door het college genomen beslissing".
Deze briefwisseling kan dus ondertekend worden door een bedrijfsdirecteur.
De briefwisseling inzake borgtocht is een toepassing van artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet en kan bijgevolg ook vallen onder de "briefwisseling ter uitvoering van een genomen college- of gemeenteraadsbeslissing". De bepalingen omtrent de borgtocht zijn immers expliciet opgenomen in het bestek dat het college goedkeurt.
Ook deze briefwisseling kan dus door de bedrijfsdirecteur ondertekend worden.
Ten gevolge van de dienstnota 2009.218 werd de gunningsbrief en de briefwisseling inzake borgtocht ondertekend door de betrokken schepen en de stadssecretaris. Dit is echter een tijdrovende procedure die soms tot meer dan 2 weken in beslag neemt. Zo loopt de uiteindelijke aanvang van de overeenkomst een aanzienlijke vertraging op.
Ook de briefwisseling in verband met de vrijgave van de borgtocht loopt vertraging op waardoor bijvoorbeeld de aanbestedende overheid niet tot vrijgave kan overgaan binnen de 15 dagen na het verzoek van de aannemer zoals de wetgeving overheidsopdrachten vereist.
Artikel 182 §2 en §4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt dat de reglementen, de verordeningen, de beslissingen en de akten van de burgemeester en van het college en de briefwisseling van de gemeente moeten worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de gemeentesecretaris.
Artikel 183 van het Gemeentedecreet geeft de burgemeester de mogelijkheid om zijn handtekeningsbevoegdheid te delegeren aan één of meer leden van het college behalve voor de ondertekening van de notulen. De burgemeester heeft zijn handtekeningsbevoegdheid gedelegeerd aan de leden van het college volgens de interne taakverdeling.
Artikel 184 van het Gemeentedecreet geeft de mogelijkheid aan de gemeentesecretaris om zijn bevoegdheid tot ondertekening, als bedoeld in artikel 182 §§ 3 tot 5, schriftelijk op te dragen aan één of meer ambtenaren.
De dienstnota 2009.218 met als bijlage de toelichting bij de ondertekening van documenten en het overzicht van de ondertekening van de uitgaande briefwisseling.
Het college keurt goed dat de bedrijfsdirecteur van de gemeenschappelijke aankoopcentrale de gunningsbrief en de briefwisseling inzake borgtocht alleen ondertekent.