Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Voor de opdracht 'Vernieuwen TL-armaturen in het protocollaire gedeelte en kantoren, districtshuis Deurne' werd een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking GAC/2012/1487 uitgeschreven. Op 10 oktober 2012 dienden de volgende firma’s een offerte in:
Inzake de kwalitatieve selectie werden alle inschrijvers geschikt bevonden.
De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. Op 26 oktober 2012 werd er aan de firma Electro- Industrielle bvba een verantwoording gevraagd voor haar abnormale totale offerteprijs, haar uitvoeringswijze en haar materiaalkeuze. De firma bezorgde ons haar antwoord op 13 november 2012. Haar prijsverantwoording voor de abnormale totale offerteprijs wordt door het bestuur aanvaard, omdat alle posten vervat zijn in de totaalprijs voor de levering, de plaatsing en de aansluiting van de toestellen. Tevens zijn haar ingediende prijzen op maat gebracht. In haar uitvoeringswijze wordt zowel de inbouw als de opbouw van de armaturen volledig vervangen. De firma vermeldt het volgende: 'Om retrofit op maat te laten maken in de bestaande zwarte behuizing gaat zeer moeilijk worden naar uitvoering en ombouw'. Dit voorstel voldoet niet aan het technische bestek waarin er eisen worden vooropgesteld om op de bestaande armaturen te werken. Tevens voldoet haar materiaalkeuze, van reflecterende armaturen met een IP waarde van 20,00, niet. Het zicht met de diffusor moeten behouden blijven. Een IP waarde van 50,00 is vereist om aan de mate van bescherming te voldoen, die elektrisch materiaal biedt tegen het binnenbrengen van vocht en vaste voorwerpen.
Uit deze verantwoording blijkt dat de aangeboden uitvoeringswijze en materiaalkeuze technisch niet conform zijn. In toepassing van artikelen 110 en 89 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, is elke offerte nietig indien deze afwijkt van de essentiële besteksbepalingen zoals prijzen, termijnen en technische specificaties.
In het kader van deze problematiek moeten de door de andere inschrijvers opgegeven uitvoeringswijze en materiaalkeuze het vermoeden kunnen wettigen dat het om technisch conforme biedingen gaat. Op 3 december 2012 vroeg het bestuur technische toelichting aan de overige inschrijvers. Uit de ingediende toelichtingen en technische fiches wordt geconcludeerd dat de overige biedingen besteksconform zijn.
Op 22 november 2012 nodigde de gemeenschappelijke aankoopcentrale volgende inschrijvers uit tot het indienen van een best and final offer:
De inschrijvers dienden tijdig een best and final offer in. Op basis van de gevoerde onderhandelingen kan de opdracht gegund worden tegen betere voorwaarden, zijnde een minder uitgave van 1.219,62 EUR inclusief BTW (3 procent) ten opzichte van de laagste regelmatige offerte. Bovendien wordt een bijkomende korting van 774,19 EUR inclusief BTW (2 procent) van het offertebedrag toegekend in geval de goedgekeurde factuur binnen 30 kalenderdagen wordt voldaan door het bestuur. Met bedrijfseenheid financiën werd overeengekomen dat de bestelbon met betalingscode AB02 (30 dagen) werd opgemaakt.
De regelmatige inschrijvingen worden ten gevolge van bovenstaande argumentatie als volgt definitief gerangschikt:
1. Van Den Broeck nv
2. Electriciteit Campe bvba
In toepassing van artikel 17, paragraaf 1 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure wanneer de aanbestedende overheid meerdere aannemers van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.
In toepassing van artikel 16 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, kiest de aanbestedende overheid uit die aannemers die aan de in artikelen 17 tot 20ter van hetzelfde besluit gestelde kwalificaties voldoen de gegadigden die ze uitnodigt een offerte in te dienen op grond van de inlichtingen betreffende de eigen situatie van de aannemer en van de inlichtingen en documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de financiële, economische en technische minimumeisen waaraan hij moet voldoen.
In toepassing van artikel 110 paragrafen 2 en 3 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, kan de aanbestedende overheid - en dit onverminderd de nietigheid van elke offerte wegens afwijking van de essentiële besteksbepalingen zoals deze opgesomd in artikel 89 van hetzelfde besluit - offertes als onregelmatig en derhalve onbestaande beschouwen, indien zij abnormale prijzen bevatten, enig voorbehoud inhouden, of bestanddelen bevatten die niet met de werkelijkheid overeenstemmen. Vooraleer de aanbestedende overheid evenwel een offerte afwijst, wegens haar blijkbaar abnormale eenheidsprijzen of totaalprijzen, verzoekt zij de betrokken inschrijver per aangetekende brief hierover de nodige schriftelijke verantwoordingen te verstrekken binnen een termijn van twaalf kalenderdagen.
Het college keurt de gunning goed voor het 'Vernieuwen TL-armaturen in protocollaire gedeelte en kantoren, districtshuis Deurne', op basis van bestek GAC/2012/1487, aan Van den Broeck nv, Bredabaan 47- 49, 2990 Wuustwezel, met ondernemingsnummer 0419 511 043 voor een bedrag van 38.709,52 EUR inclusief btw. Indien de betaling binnen 30 kalenderdagen na goedkeuring factuur gebeurt, bedraagt de goed te keuren uitgave 37.935,33 EUR inclusief btw.
De stadsontvanger verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Vernieuwen TL-armaturen in protocollaire gedeelte en kantoren, districtshuis Deurne. | 40.644,99 EUR inclusief btw en aangepaste herzieningen | budgetplaats:5121000000 budgetpositie:221 functiegebied:BUBA350101A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:510260119 budgetperiode:1300 mits goedkeuring van de budgetten door hogere overheid |
4005053112 |