2012_CBS_09043 - Logistieke en financiële ondersteuning - Villa Vanthilt - 3 tot 23 september 2012 - Godefriduskaai - Goedkeuring

Er werd aan de Intercommunale maatschappij voor energievoorziening Antwerpen (IMEA) een offerte opgevraagd voor de aansluiting van een hoogspanningskabine. IMEA is een unieke leverancier.

Er werd aan studiebureau Arcade nv gevraagd om een studie om te maken in verband met de mogelijke draaglast van de Godefriduskaai. Hiervoor geldt het raamcontract met Arcade nv.

Het productiehuis deMENSEN wil de live tv-talkshow Villa Vanthilt voor VRT - één van maandag 3 september tot en met zondag 23 september 2012 uitzenden vanop de Godefriduskaai in Antwerpen. De uitzendingen gebeuren in principe telkens op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en zondag, tenzij programmatorische of andere ernstige redenen dit zouden verhinderen.
Bij elke uitzending is er ook een muzikale afsluiter, in open lucht.
De opbouw voor het plaatsen van de villa start op 22 augustus 2012, de afbouw duurt tot 27 september 2012. 
De opstelling van Villa Vanthilt bestaat uit een basis van containerunits die aan elkaar worden gesloten. De units worden aangekleed met decorelementen. Los van de units komen er nog volgende opstellingen en technisch wagenpark:

• 4 aparte lichtpalen;
• 2 vrachtwagens voor video en klank-sturing;
• 1 technisch podium voor het plaatsen van een vaste camera;
• 1 schaarlift voor het plaatsen van een vaste camera;
• 1 tapwagen ter hoogte van de centrale gang van het Felix Pakhuis.

Omdat er zich onder de Godefriduskaai een ondergrondse parking bevindt, werd er aan het studiebureau Arcade nv dat de constructie van de parking begeleidde, gevraagd om te adviseren of de Godefriduskaai de constructie kan dragen. Zij gaven gunstig advies.
Er werden afspraken gemaakt met de organisatoren van Antwerp Port Classic en van Antwerpen Autovrij opdat de opstellingen van de betrokken evenementen elkaar niet zouden storen.
Afhankelijk van de programmatie, worden met politie afspraken gemaakt in verband met het al dan niet verkeersvrij maken van de Godefriduskaai.
De stad Antwerpen biedt aan Villa Vanthilt volledige logistieke ondersteuning, opkuis van de site en afhaling van het afval. De stad wordt ook gevraagd om het programma op te nemen in de eigen media, dit evenwel steeds in overleg met de VRT en deMENSEN. Aanvragen van bedrijven of instanties die acties of promoties willen doen in de periode en in de omgeving van de programmalocatie moeten steeds overlegd worden met de uitvoerend producent en kunnen steeds worden geweigerd.
 

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.

Dankzij Villa Vanthilt komt de stad Antwerpen vijf keer per week, gedurende drie weken in prime time prominent in beeld. De stad Antwerpen biedt dan ook volledige ondersteuning van alle betrokken stadsdiensten.

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.