Op 13 april 2012 diende vzw Me'eel Aantwaarpe (Cuylitstraat 16, 2018 Antwerpen) een aanvraag in om het bal van de burgemeester te organiseren op zaterdag 22 september 2012.
Het 10e bal van de burgemeester zal doorgaan onder de hangars 18B en 19A op de Plantinkaai van 20.00 uur tot 02.00 uur. Op het programma staan animatie, een muziekoptreden en een dj-set. De site wordt ingericht met drank- en eetkraampjes en buiten kan men zich verwarmen aan een kampvuur. Er worden 5.000 personen verwacht.
De organisator heeft reeds afspraken gemaakt met het Gemeentelijk Autonoom Parkeerbedrijf Antwerpen om de hangars parkeervrij te maken.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Dit evenement is ondertussen uitgegroeid tot een vaste waarde op de Antwerpse evenementenkalender.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Men dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
voor het leveren en plaatsen van materiaal volgens order B203355.
standaardvoorwaarden
1. door de manier van opstellen van de luidsprekers zorgt de inrichter of zijn afgevaardigde ervoor dat ongewenste of buitensporige verspreiding van geluid naar de omgeving vermeden wordt. Hiertoe worden de luidsprekers zodanig opgesteld dat zij gericht zijn naar het midden van de plaats van de activiteiten;
2. de organisator zorgt ervoor dat tijdens de activiteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders van samen leven/stadstoezicht/milieuwacht (SL/ST/MW, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen, telefoonnummer 03/338 93 42) en aan politie leefmilieu (LP/LR/LM, Everaertsstraat 105 te 2060 Antwerpen, telefoonnummer 03/690 09 60 – fax 03/690 09 90);
3. om misverstanden te vermijden is het aangewezen om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s);
4. het maximaal geluidsdrukniveau, gemeten aan de rand van het festivalterrein, zoals omschreven in het inplantingsplan, dient beperkt tot 85 dB(A) en 95 dB(C);
5. de toelating wordt verleend op 22 september 2012 van 20.00 uur tot 02.00 uur;
6. de inrichters dienen zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast of klachten van omwonenden kunnen steeds strengere normen opgelegd worden.
standaardvoorwaarden
Gezien het private karakter van parking aan Hangar 18 B & 19 A (in concessie bij GAPA) is de organisator zelf verantwoordelijk voor het afbakenen en vrijmaken van het terrein. Hiervoor dient de organisator de nodige afspraken te maken met GAPA.
Door dit private karakter van het terrein kunnen er door de politie hier geen maatregelen getroffen worden. Politie zal wel de gevraagde parkeerverbodsborden plaatsen.
Op de parkings zijn er permanent borden aanwezig om te verwijzen naar artikel 87,8° van het Veldwetboek;
· het Parkeerbedrijf stuurt alle abonnees een brief met de aankondiging van het evenement en de vraag om vanaf een bepaalde datum de bewonersparking vrij te houden. De kosten van deze mailing worden verhaald op de organisator;
· het Parkeerbedrijf brengt tijdelijke parkeerverbodsborden aan met een tijdsopgave en noteert vooraf de nummerplaten van de wagens die op het ogenblik van het plaatsen van de borden aanwezig zijn;
· als er toch nog wagens aanwezig zijn nadat de parkeerverbodsborden geplaatst werden, zal het Parkeerbedrijf de abonnees tijdens de kantooruren per telefoon trachten te bereiken;
· wagens waarvan de bestuurder niet gecontacteerd kon worden, zullen in opdracht van het Parkeerbedrijf getakeld worden naar de daarnaast gelegen openbare parking aan de Scheldekaaien. Het Parkeerbedrijf zal een gerechtsdeurwaarder inschakelen om de feiten te laten neerschrijven in een PV van vaststelling. De kosten voor de deurwaarder en de takeling zullen verhaald worden op de organisator.
Het college keurt de effectieve organisatie van Me'eel Aantwaarpe - bal van de burgemeester, zoals hierboven beschreven, op zaterdag 22 september 2012 op de Plantinkaai goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven. Deze voorwaarden maken integraal deel uit van de toelating.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/L/BOF | om logistieke ondersteuning te voorzien volgens bonnummer B203355. |