Het college nam in zitting van 2 maart 2012 (jaarnummer 2093) kennis van de aanvraag van OckxFest vzw, Castel del Vinolei 2, 2930 Brasschaat om OckxFest te organiseren op het Sint-Jansplein op 26 april 2012. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan de bedrijfseenheid marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om het dossier met de betrokken diensten voor te bereiden en een gedetailleerd voorstel aan het college voor te leggen.
Het muziekevenement OckxFest is aan zijn negende editie toe. Oorspronkelijk was het festival vooral op studenten gericht. Ondertussen kent het evenement een veel breder publiek van 18 tot 55 jaar. De muziek wordt gebracht door geselecteerde lokale DJ talenten en gevestigde Antwerpse waarden. Het gratis toegankelijk festival start om 13.00 uur en eindigt om 23.00 uur om de overlast te beperken. Om middernacht verwacht de organisatie dat het Sint-Jansplein ontruimd is.
Het programma ziet er als volgt uit:
|
Mainstage |
14.00 uur |
Vi. be winnaars |
|
|
15.00 uur |
Beatbouncers |
|
|
16.00 uur |
Prinz & Jerry |
|
|
17.00 uur |
Laston & Geo |
|
|
18.00 uur |
D’ Stephanie |
|
|
19.00 uur |
Sweet Coffee |
|
|
20.00 uur |
Steve Cops & Tomaz |
|
|
21.00 uur |
Ego Troopers |
|
|
22.00 uur |
Jan Van Biesen |
|
Maes.be Music |
14.00 uur |
Connected Sound: Madruler and friends |
|
|
16.00 uur |
Daily |
|
|
17.00 uur |
Konnekt |
|
|
18.00 uur |
Subreachers |
|
|
19.00 uur |
Lady Lite and MC Mary Jane |
|
|
20.00 uur |
Phonetics & Mezzdup |
|
|
21.00 uur |
The Nitwits |
|
|
20.00 -23.00 uur |
MC Mush |
|
Circus Stage |
14.00 uur |
Böky Jr. vs Barney |
|
|
16.00 uur |
Banging Heads |
|
|
17.30 uur |
Warhorse |
|
|
20.30 uur |
SpearmanRho |
|
|
21.30 uur |
Guy-Ohm |
|
|
Vanaf 18.00 uur |
Micélé (fluit) |
De opbouw start op 25 april 2012 om 8.00 uur en de afbraak is voorzien op 27 april 2012. De wekelijkse markt die doorgaat op woensdag en vrijdag zal uitzonderlijk verplaatst worden naar de De Pretstraat (tot aan de Duboisstraat) en de rijbaan aan de noordzijde van het Sint-Jansplein (tussen de Houwerstraat en de Lange Dijkstraat). De markt komt zo in een T-vorm te staan. De bedrijfseenheid actieve stad/bedrijven/markten en foren zorgt voor een duidelijke communicatie naar de marktkramers. Het districtscollege heeft hiervoor in de zitting van 1 maart 2012 goedkeuring gegeven.
Op volgende locaties zal er parkeer- en/of stilstandverbod gelden:
Op volgende locaties wordt de openbare weg verkeersvrij gemaakt:
De organisatie vraagt dit jaar voor het eerst een bijdrage van 5,00 EUR aan de bezoekers. Dit is geen toegangsprijs, bezoekers krijgen in ruil twee consumptiebonnen met dezelfde waarde. OckxFest vzw kan enkel kosten drukken met de drankverkoop, op deze manier zijn zij zeker van een bepaalde omzet. De eigenlijke toegang tot het festival blijft dus nog steeds gratis.
Op deze manier kan de organisatie de stijgende productiekosten dekken voor:
Afspraken in verband met algemene veiligheid
60 stewards die instaan voor:
De stewards dragen een herkenbaar hesje met de vermelding STEWARD op de rugzijde.
16 security agenten zijn aanwezig op het terrein:
10 security agenten zijn stand by, op 10 minuten afstand van het evenement.
Er wordt een BNIP (bijzonder nood- en interventieplan) opgemaakt door de dienst noodplanning.
Afspraken betreffende afval
Fietsenstalling
Fietsenstalling zal worden ingericht op de openbare weg, namelijk ter hoogte van de De Pretstraat. Deze zal worden voorzien van een duidelijke signalisatie voor optimaal gebruik.
Bewonersbrief
De omwonenden (Sint-Jansplein + zijstraten) ontvangen een kort bericht in de brievenbussen. Op deze manier worden ze op de hoogte gesteld van het geplande festival. In dit bericht worden zeker vermeld: datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter.
Crowd control en nooduitgangen
Noodprocedure
Fase 1
Beperken van de toestroom van nieuwe bezoekers door deze tijdig te informeren aan de hand van een lichtkrant(aangestuurd vanuit het controlecentrum).
Kruispunt Sint-Jansplein – Van Maerlantstraat en Vondelstraat. De lichtkrant moet zichtbaar zijn vanuit de Vondelstraat en de Van Maerlantstraat.
Fase 2
Afsluiten van de bufferzone aan de ingang van het festivalterrein. Security en stewards fungeren hier als aanspreekpunt.
Fase 3
Afsluiten van de ingangszone wanneer de bufferzone is leeggelopen. Festivalterrein wordt afgesloten.
Algemeen:
Aangezien het festival een grote doorloop kent en omdat we de druk in de ingangszone dienen te verlagen, laten we gecontroleerd kleine groepjes binnen. De spreiding van deze gecontroleerde doorgang hangt af van het aantal bezoekers dat het festivalterrein verlaat.
Controle minderjarigen/drankgebruik
Aan de kassa’s dienen bandjes verdeeld te worden: 16+ en 18+ na vertoon van de identiteitskaart. Personen met een bandje 18+ kunnen alle alcoholische dranken verkrijgen aan de toog. Personen met een bandje 16+ kunnen enkel bier verkrijgen aan de toog. Personen zonder bandje kunnen geen alcoholische dranken verkrijgen.
Taxistandplaatsen
De taxistandplaatsen aan de zuidkant van het Sint-Jansplein tussen Rotterdamstraat en Van Maerlantstraat mogen in geen enkel geval ingenomen worden.
Medische hulpverlening:
Veiligheidsrondgang 2012
Voor aanvang van het festival op 26 april 2012 omstreeks 10.00 uur zal er een veiligheidsrondgang voorzien worden. Ook tijdens het festival omstreeks 16.00 uur zal er een bezoek aan het festival gebracht worden door de leden van de Adviesgroep Evenementen Veiligheid.
OckxFest vzw vraagt van de stad uitgebreide logistieke ondersteuning.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.
Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
gunstig mits standaardvoorwaarden
standaardvoorwaarden en extra voorwaarden als volgt
Het veiligheidsplan, inclusief grond- en inplantingsplan, moet ten laatste 10 dagen vóór de openingsdag van het evenement worden voorgelegd aan de brandweer ter evaluatie. Op eenvoudige vraag van de hulpdiensten zal de organisator hen meerdere exemplaren van het veiligheidsplan en/of het grond- en inplantingsplan bezorgen, teneinde hen toe te laten zich tijdig en degelijk voor te bereiden.
Aandacht voor standaardvoorwaarden nr. 1201: plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein.
Het kruispunt De Pretstraat-Sint Jansplein moet toegankelijk zijn voor de voertuigen van brandweer (breedte van 4 m vrije doorgang, rekening houdend met draaistralen van 11 m en 15 m).
Extra bij standaardvoorwaarden nr. 1222: al dan niet gesloten wand of omheining die vaste delen of elementen bevat die niet met de hand verplaatsbaar zijn.
Op de festivalsite mag niet meer dan 12.000 personen toegelaten worden. De organisator ziet hierop toe. De organisator treft de nodige maatregelen zodat de evacuatie vanuit de ondergrondse garage mogelijk blijft.
Extra voorwaarden : massabeheersing (crowd control)
De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.
gunstig advies op basis van het order B200856
Deze markt kan eventueel voor deze 2 dagen opgesteld worden in de De Pretstraat en op de rijbaan langs het Sint-Jansplein tussen de Houwerstraat en de Lange Dijkstraat (zoals vorig jaar). Maar ACT/BDR/MF kan dit enkel laten uitvoeren als dit door het districtscollege beslist wordt in een collegepunt. In dit zelfde collegepunt moeten zowel LP de opdracht krijgen om het tijdelijke parkeerterrein verkeersvrij te maken, als PO/L/BOF om voldoende afsluitingen en elektriciteit te leveren, als het wijkoverleg om de buurtbewoners van deze verplaatsing te verwittigen.
Dergelijke verplaatste markten moeten wel de uitzondering blijven, want elke verplaatsing van een markt heeft negatieve gevolgen voor de werking en het bezoekersaantal van de markt.
De inzet langs de kant van de organisatie rond het proper maken van de site moet dezelfde zijn als de vorige editie / organisatie zorgt voor afbraak en opkuis van de site voor de komst van de marktkramers - voor de inplanning, plaatsing, lediging en het ophalen van containers zullen nog afspraken gemaakt worden met organisatie. Er mag geen gebruik gemaakt worden van natuurlijk gras op de site (kunstgras is wel een optie of het gebruiken van een plastiek zeil/folie onder de grasmat zodat er geen restanten van zand achterblijven).
1. Door de manier van opstellen van de luidsprekers zorgt de inrichter of zijn afgevaardigde ervoor dat ongewenste of buitensporige verspreiding van geluid naar de omgeving vermeden wordt. Hiertoe worden de luidsprekers zodanig opgesteld dat zij gericht zijn naar het midden van de plaats van de activiteiten.
2. De organisator zorgt ervoor dat tijdens de activiteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders van samen leven/stadstoezicht/milieuwacht (SL/ST/MW, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen, telefoonnummer 03 338 93 42) en aan politie leefmilieu (LP/LR/LM, Everaertsstraat 105 te 2060 Antwerpen, telefoonnummer 03 690 09 60 – fax 03 690 09 90).
3. Om misverstanden te vermijden is het aangewezen om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
4. Het maximaal geluidsdrukniveau op 3 meter van de huisgevels, dient beperkt tot 85 dB(A) en 95 dB(C).
5. De inrichters dienen zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast of klachten van omwonenden kunnen steeds strengere normen opgelegd worden.
De opgelegde voorwaarden voor geluid kunnen de nodige waarborg bieden dat de hinder voor de mens en omgeving beperkt blijft.
Het college keurt de effectieve organisatie van OckxFest, zoals hierboven beschreven, op 26 april 2012 op het Sint-Jansplein goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| PO/L/BOF | leveren van de gevraagde logistieke ondersteuning volgens orderbevestiging B200856 |
| LP/OO/EV |
parkeer- en/of stilstandverbod opleggen zoals hierboven beschreven |