2012_CBS_03990 - Sportevenementen 2012 - Spartacus Run hindernissenloop Linkeroever. Logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Vzw Antwerpen Sportstad voorziet een toelage van 2500 EUR. Aangezien een deel van de opbrengst van de Spartacus Run ter beschikking gesteld wordt aan de familie van het dodelijk slachtoffer van de Antwerp Iron Man 2011, zal aan deze toelage de bijkomende eis gesteld worden minstens het dubbele van deze som door te storten aan de familie van het slachtoffer (minimum 5.000,00 euro).

Het geraamde bedrag voor de toeslag voor het gepresteerde werk van het bedrijf cultuur, sport en jeugd/sport en recreatie/sporthal Linkeroever (403,39 EUR) kan verrekend worden via de personeelskredieten van het bedrijf cultuur, sport en jeugd.

Aan de organisator Golazo Sports nv wordt de helft van de uurlonen aan derden voor het gepresteerde werk in rekening gebracht (collegebesluit 28 januari 2011, jaarnummer 897):

1 medewerker D1-D3 volgens het tarief uurlonen aan derden: 198,00 EUR

1 medewerker C1-C3 volgens het tarief uurlonen aan derden: 225,50 EUR

De vzw Antwerpen Sportstad regelt de financiële aspecten en stort de vergoeding  van het personeel voor prestaties buiten de diensturen (uurlonen aan derden) ten bedrage van 423,50 EUR aan de stad Antwerpen.

In het college van 16 maart 2012 (178 2012_CBC_02662) keurde het college de organisatie van de hindernissenloop Spartacus Run goed.

De Spartacus Run vindt op 1 mei 2012 plaats op Linkeroever, op de site tussen de Charles De Costerlaan en de Blancefloerlaan. Er schreven 3100 deelnemers in waarna de inschrijvingen werden stopgezet.

Tussen 12.00 uur en 14.45 uur kunnen de deelnemers hun startnummer afhalen in sporthal Linkeroever. Om 15.00 uur gaat de Spartacus Run van start, de aankomst is voorzien rond 17.00 uur. Van 17.00 uur tot 20.00 uur is er nog een Spartacus barbecue en een muzikale afsluiter.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om de volgende ondersteuning:

• gratis gebruik van sporthal Linkeroever van dinsdag 1 mei 2012 7.00 uur tot dinsdag 1 mei 2012 23.00 uur;
• bekendmaken van het evenement via de stedelijke communicatiekanalen;
• afvaardiging van de schepen voor stadsontwikkeling, sport en diamant voor de prijsuitreiking van de Spartacus Run op dinsdag 1 mei 2012 om 17.00 uur op de site.

De organisatie vraagt inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor:

• parkeerverbod voorzien op de parking van de sporthal op dinsdag 1 mei 2012;
• verbod op het laten loslopen van honden op de site op dinsdag 1 mei 2012.

De organisatie vraagt inzet van stadsreiniging voor:

• gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers (start- en aankomstzone Linkeroever, Grote Markt en bevoorradingsposten).

De organisatie vraagt inzet van patrimoniumonderhoud/logistiek/evenementen, verhuur en materialen voor:

• het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal, nadarbarelen en vlaggenmasten met vlag (inclusief plaatsen en afbreken);
• het gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening;
• op- en afbouw van technische aansluitingen op de organisatiesites.

Omdat sporthal Linkeroever geopend wordt, zijn er twee medewerkers van de sporthal die komen werken die dag.

Eén polyvalent vakman (D1) van 7.00 uur tot 18.00 uur en één administratief assistent (C3) van 12.00 uur tot 23.00 uur zullen die dag ter plekke zijn. Zoals gebruikelijk dient de organisatie 50% van de toeslag te betalen.

In het toetsingsbesluit werd al vermeld dat Antwerpen Sportstad een subsidie van 2.500,00 EUR voorziet.

De organisatie vroeg een erkenning voor een muziekactiviteit. Stadsontwikkeling/vergunningen/afdeling milieuvergunningen zal dit apart agenderen in het college.

De brandweer gaf voorlopig nog geen advies. Op dinsdag 17 april vond de AGEV-veiligheidsvergadering van de stad Antwerpen plaats waarop dit evenement besproken werd. De brandweer was op deze vergadering aanwezig. Van zodra het advies wordt bezorgd zal vzw Antwerpen Sportstad het advies aan de organisator Golazo Sports nv overmaken.

In het toetsingsbesluit werd al aangekondigd dat vzw Antwerpen Sportstad een toelage zal voorzien. Vzw Antwerpen Sportstad acht het opportuun om voor een sportevenement van deze grootorde een toelage van 2500 EUR te voorzien. Aangezien een deel van de opbrengst van de Spartacus Run ter beschikking gesteld wordt aan de familie van het dodelijk slachtoffer van de Antwerp Iron Man 2011, zal aan deze toelage de bijkomende eis gesteld worden minstens het dubbele van deze som door te storten aan de familie van het slachtoffer (minimum 5.000,00 euro).

De Spartacus Run is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement, gratis deelnames, …).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport & jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens de hele periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 1 juni 2012, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.