2012_CBS_04750 - Winter in Antwerpen 2012-2013 - Reglement. Aanvullende modaliteiten editie 2012-2013 - Goedkeuring

Op 20 april 2012 (jaarnummer 3959) keurde het college de evaluatie van Winter in Antwerpen 2011-2012 en het basisconcept voor de editie van 2012-2013 goed.

Op 2 mei 2011 (jaarnummer 567) keurde de gemeenteraad het reglement voor de kerstmarkt goed. Dit reglement geeft aan het college de bevoegdheid om een aantal modaliteiten vast te leggen.

Openingsdata kerstmarkt
De kerstmarkt wordt dit jaar georganiseerd op het Steenplein, Groenplaats, Suikerrui, Grote Markt en de Handschoenmarkt. Aangezien de ijspiste ook op het Steenplein wordt aangelegd, is het aangewezen om de chalets op het Steenplein even lang open te houden als de ijspiste.

De kerstmarkt op de Suikerrui, Grote Markt, Handschoenmarkt en de Groenplaats loopt van zaterdag 8 december 2012 tot en met maandag 31 december 2012. De ijspiste en de chalets op het Steenplein zijn open van zaterdag 8 december 2012 tot en met zondag 6 januari 2013.

De openingsperiode voor de kerstmarkt werd besproken met de veiligheidsdiensten en er zullen aangepaste veiligheidsmaatregelen worden genomen op maandag 31 december 2012 gezien de kerstchalets nog steeds zullen opgesteld staan.

Openingsuren kerstmarkt
Na elke editie van de kerstmarkt worden de standhouders bevraagd over de organisatie en het verloop. 41% van de standhouders was ontevreden over de openingsuren en vraagt deze aan te passen. De meningen over de openingsperiode (uren en data) zijn wel sterk verdeeld. 1/3 van de standhouders vermeldt expliciet dat 23.00 uur op donderdag te laat is, maar 20.00 uur vinden ze op donderdag dan ook weer te vroeg om te sluiten. Anderen zijn dan weer vragende partij om op zondag een uur langer open te blijven of in het weekend een uur vroeger open te doen omdat er dan al veel bezoekers rondlopen. De kerstmarkt eindigde dit jaar op een woensdag (zodat de chalets weggehaald konden worden voor het eindejaarsvuurwerk). De standhouders vinden het echter belangrijk om voldoende weekenddagen te hebben voor de verkoop van hun producten en verkiezen, net als vroeger, dat de kerstmarkt loopt tot en met het middelste weekend van de kerstvakantie. Een aantal standhouders blijven geïnteresseerd om een chalet uit te baten tot het einde van de kerstvakantie.

Daarnaast organiseerde de dienst marktonderzoek ook bezoekerstellingen. Die cijfers tonen aan dat 81% tevreden was over de openingsuren maar dat het toch meer mag zijn.

Op basis hiervan worden de openingsuren bijgestuurd:

Samengevat

• op alle pleinen is het openingsuur van maandag tot en met vrijdag om 12:00 uur en op zaterdag en zondag om 11.00 uur;
• het sluitingsuur van zondag tot en met donderdag is om 21.00 uur en op vrijdag en zaterdag om 23.00 uur;
• op maandag 24 december en maandag 31 december is het sluitingsuur op alle pleinen om 18.00 uur;
• op dinsdag 25 december zijn de kerstmarkt en ijspiste open van 12.00 uur tot 21.00 uur;
• op dinsdag 1 januari 2013 zijn de kerstmarkt en ijspiste op het Steenplein open van 14.00 tot 21.00 uur.

Plannen kerstmarkt
Op basis van het reglement bepaalt het college voor elke standplaats de ligging, grootte en het gebruik. Voor de standhouders die een eigen chalet plaatsen, worden standplaatsen voorzien op de Groenplaats en Suikerrui. Als bijlage bij dit besluit zijn de grondplannen van de vijf locaties toegevoegd.

Data inschrijvingsprocedure

Producten ter plaatse te consumeren
De uiterste inschrijvingsdatum voor ‘producten ter plaatse te consumeren’ is dinsdag 5 juni 2012. Het reglement stelt dat kandidaten nog een week de tijd krijgen om hun onvolledige inschrijving aan te vullen. Alle inschrijvingsdossiers moeten finaal zijn op dinsdag 12 juni 2012.

De bieding voor ‘producten ter plaatse te consumeren’ zal doorgaan op woensdag 13 juni 2012 om 18.30 uur.

Producten niet ter plaatse te consumeren
De uiterste inschrijvingsdatum voor ‘producten niet ter plaatse te consumeren’ is maandag 18 juni 2012. De datum voor de jury ‘producten niet ter plaatse te consumeren’ is vastgelegd op dinsdag 26 juni 2012.

Als niet alle standplaatsen voor ‘producten niet ter plaatse te consumeren’ ingevuld worden tijdens deze eerste selectieronde, zal een tweede ronde gestart worden. Dan zal de jury regelmatig samenkomen om de bijkomende kandidaturen te beoordelen en zo de resterende standplaatsen in te vullen.

Standplaatsen die bij de bieding voor ‘producten ter plaatse te consumeren’ niet toegewezen worden, worden geschrapt of anders ingevuld. Als er echter meer dan vijf standplaatsen niet toegewezen worden zal een tweede bieding georganiseerd worden.

Jury producten ter plaatse te consumeren
De bedrijfseenheid marketing & communicatie stelt volgende samenstelling voor:

• vertegenwoordiger van de dienst marketing & communicatie/evenementen, film en protocol;
• vertegenwoordiger van de dienst actieve stad/toerisme en congres;
• vertegenwoordiger van de dienst actieve stad/werk en economie/horeca en detailhandel;
• projectleider Winter in Antwerpen;
• eventueel een externe raadgever (wordt verder onderzocht).

Deze jury zal enerzijds de inschrijvingsdossiers beoordelen, en anderzijds ook de verlenging van de vergunning opvolgen.

Criteria producten niet ter plaatse te consumeren
Om een kwalitatief aanbod op de kerstmarkt te creëren, zal de jury volgende criteria hanteren om een puntenrangschikking op te kunnen stellen:

• aanbod kerst -en geschenkartikelen: dit criterium wordt op 15 punten beoordeeld. Hier wordt van de kandidaat een motivatie verwacht waarom zijn product op de kerstmarkt thuishoort. Het moet hier gaan om artikelen die passen in de sfeer van de eindejaarsperiode en die dus niet op eender welke gewone markt kunnen verkocht worden. Voorbeelden hiervan zijn ambachtelijke, artisanale producten, kaarsen, kerstkaarten, feestdecoratie, kunstartikelen, educatief speelgoed, interieurspulletjes, juwelen,...)
• originaliteit: aan de kandidaten wordt gevraagd beeldmateriaal of voorbeelden van hun producten bij hun inschrijving te voegen. Daarnaast geven zij ook meer uitleg over hun producten in een motivatie. Op basis daarvan beoordeelt de jury op 25 punten dit criterium. Kandidaten met orginele en unieke producten zullen beter scoren dan kandidaten met veelvoorkomende producten;
• kwaliteit: op basis van de aangeleverde voorbeelden, beeldmateriaal en motivatie, beoordeelt de jury op 20 punten de kwaliteit. Hiervoor zal een schaal bepaald worden waarbij 15 punten geldt voor producten van een hoge kwaliteit die zeer geschikt zijn voor een kerstmarkt, tot 0 punten voor producten van zeer lage kwaliteit die niet geschikt zijn voor een kerstmarkt;
• differentiatie in aanbod: dit criterium zal op 30 punten gescoord worden. Bijvoorbeeld de eerste die inschrijft met juwelen krijgt 30 punten, de tweede 25 punten, de derde nog 20 punten. Vanaf de 7^de kandidaat die juwelen aanbiedt, worden geen punten meer gegeven voor juwelen. De jury zal vooraf een lijst met productsoorten opstellen voor de beoordeling van dit criterium.
• inrichting en presentatie chalet: de jury zal de presentatie van de producten en de inrichting van de chalet in de sfeer van kerst beoordelen (10 punten);

Tot slot kunnen negatieve ervaringen (inbreuken op het reglement of proces-verbaal) van de afgelopen drie edities in mindering worden gebracht. Per gedocumenteerd feit kunnen 5 punten in mindering worden gebracht, met een maximum van 15 punten.

Een kandidaat behoort minimaal 40 punten te scoren om een standplaats te bekomen.

Verlenging vergunningen standhouders niet ter plaatse te consumeren

In het reglement van 2 mei 2011 (jaarnummer 567) werd voorzien dat een vergunning voor een chalet met 'producten niet ter plaatse te consumeren' jaarlijks verlengd kan worden, met een maximum van twee verleningen. De jury zal tijdens de kerstmarkt op een onaangekondigd tijdstip een rondgang maken om de producten van de standhouders te beoordelen. Volgende voorwaarden en criteria worden getoetst en beoordeeld :

• enkel standhouders die bij de volgende editie dezelfde producten zullen aanbieden, komen in aanmerking voor een verlenging (ja/nee-beoordeling);
• enkel standhouders die tijdig betaalden, komen in aanmerking voor een verlenging (ja/nee-beoordeling);
• aanbod: de jury zal nagaan of er overeenstemming is tussen de voorgestelde producten bij de inschrijving met de effectief aangeboden producten (30 punten);
• kwaliteit: de jury zal nagaan of de kwaliteit van de aangeboden producten goed is (30 punten);
• inrichting: de jury zal de presentatie van de producten en de invulling van de chalet in de sfeer van kerst beoordelen (20 punten);
• samenwerking: de jury zal nagaan of de standhouder de regels van de kerstmarkt opvolgt en vlot samenwerkt met stadsdiensten (richtlijnen politie, dagverantwoordelijke...)(20 punten).

Om de vergunning te verlengen moet een standhouder 70 punten behalen.

In totaal werden 38 vergunningen van standhouders verlengd die deelnamen aan de kerstmarkt editie 2011-2012. Deze standhouders krijgen als eerste de kans om een standplaats te kiezen, aangezien de standplaatsen ten opzichte van vorig jaar grondig herzien werden en hun oude plek in veel gevallen niet meer beschikbaar is. Deze keuze gebeurt volgens de rangschikking in het juryrapport van 22 december 2011.

Bieding producten ter plaatse te consumeren : Het reglement op de kerstmarkt stelt dat in het kader van de openbare orde en veiligheid het college voor de standplaatsen die bestemd zijn voor producten ter plaatse te consumeren het hoofdgebruik bepaalt:

Groenplaats (chalet 13-19)
13 : glühwein en jenever (zijluik inbegrepen);
14 : vleesbereiding;
15 : pasta of zuiderse bereidingen;
16 : cava, koude wijnen, warme en/of sterke dranken (met uitzondering van glühwein en jenever);
17 : warme zoete bereiding;
18 : aardappelbereiding;
19 : glühwein en jenever (zijluik inbegrepen).

Handschoenmarkt (chalet 21)
21 : drank (vrij in te vullen).

Grote Markt (chalet 45-53)
45 : cava, koude wijnen, warme en/of sterke dranken  (met uitzondering van glühwein en jenever) (zijluik inbegrepen);
46 : oesters en/of visbereiding;
47 : aardappelbereiding;
48 : glühwein en jenever;
49 : vleesbereiding;
50 : warme zoete bereiding;
51 : niet-alcoholische dranken (zijluik inbegrepen);
52 : warme zoete bereiding;
53 : glühwein en jenever (zijluik inbegrepen).

Suikerrui (chalet 58-61)
58: warme zoete bereiding (zijluik inbegrepen);
59: oosterse bereiding (zijluik inbegrepen);
60 : vleesbereiding (zijluik inbegrepen);
61 : drank (vrij in te vullen) (zijluik inbegrepen).

Steenplein (chalet 82-89)
82 : glühwein en jenever;
83 : vleesbereiding;
84 : oosterse bereiding;
85 : oesters en/of visbereidingen;
86 : cava, koude wijnen, warme en/of sterke dranken (met uitzondering van glühwein en jenever);
87 : glühwein en jenever;
88 : aardappelbereiding;
89 : warme zoete bereiding.

Na toewijzing van de standplaats bij de bieding, moet de standhouder zijn aanbod concretiseren. Als een standhouder een product aan zijn aanbod wenst toe te voegen dat buiten de aangegeven categorie valt, kan dat enkel als dat product nog niet op die locatie verkocht wordt als hoofdproduct (bijvoorbeeld soep, frisdrank, bier…). Hij moet hiervoor een aanvraag indienen met een gegronde motivatie. De verkoop van voeding en (fris)drank kan echter nooit gecombineerd worden.

Alle genoemde plaatsen zullen per openbaar opbod toegewezen worden. Als een standplaats wegvalt om redenen van openbaar nut, zal de eventuele betaalde vergoeding integraal worden teruggestort zonder dat de vergunninghouder schadeloosstelling kan eisen. De stad Antwerpen is in geen enkel geval aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit onvoldoende kennis van de exacte ligging en afmetingen van de standplaats.

Als de inschrijving rechtsgeldig is, ontvangt de kandidaat een deelnamekaart bij de start van de openbare bieding. Enkel de houders van een deelnamekaart kunnen deelnemen aan de toewijzing per opbod. Deelnemen aan de procedure van toewijzing per openbaar opbod is persoonlijk. Deelname per volmacht (eensluidend verklaard) is mogelijk. Elke persoon kan slechts één deelnamekaart ontvangen. Het is dus niet mogelijk om voor eigen titel een deelnamekaart te ontvangen en één bij volmacht.

De standplaatsen worden gegund aan de meestbiedende. Voor elke standplaats wordt een instelprijs vastgelegd. Per standplaats wordt een afzonderlijke bieding gedaan. Er wordt maximaal één standplaats toegewezen per uitgereikte deelnamekaart. Het uitgebrachte bod is bindend.

Prijzen
Jaarlijks legt het college ook de prijzen vast voor de huur van een standplaats/chalet.

Voor chalets met 'producten niet ter plaatse te consumeren' gelden vaste prijzen, voor chalets met 'producten ter plaatse te consumeren' gelden instelprijzen die gehanteerd worden bij de openbare bieding. Voor de prijzen van de editie 2012-2013 baseert de bedrijfseenheid marketing & communicatie zich op de prijzen van de vorige editie en de ervaringen van de eerste openbare veiling: 

• de standplaatsen met niet ter plaatse te consumeren producten blijven gelijk;
• bij de standplaatsen met voeding worden dezelfde instelprijzen gehanteerd. Dit bleken realistische prijzen;
• bij de standplaatsen met drank worden dezelfde prijzen gehanteerd als vorig jaar.

Producten niet ter plaatse te consumeren

Producten ter plaatse te consumeren

Deze prijzen zijn exclusief btw. Bijkomende kosten van een zijluik, … worden integraal doorgerekend aan de standhouder.

Als waarborg hanteert de bedrijfseenheid marketing & communicatie volgende bedragen:

Alle standgelden en waarborgen worden geïnd door de vzw Promotie stad Antwerpen.

Eendaagse verhuur
Het reglement voorziet de mogelijkheid om één of meerdere chalets te voorzien die per dag gehuurd kunnen worden. Het college bepaalt dat hiervoor maximaal 4 standplaatsen voorbehouden kunnen worden (verspreid over de Groenplaats, Handschoenmarkt, Steenplein en Grote Markt). Indien er niet voldoende kandidaten zijn, kunnen de chalets ingevuld worden met producten niet ter plaatse te consumeren gedurende de hele periode van de kerstmarkt.

De huurprijs per dag wordt vastgelegd op 35,00 euro.

Het reglement is gebaseerd op de wet van 25 juni 1993 op de uitoefening en de organisatie van ambulante en kermisactiviteiten, gewijzigd door de wet van 4 juli 2005 en 20 juli 2006. De wet ging op 1 oktober 2006 van kracht door het Koninklijk Besluit van 29 september 2006. 

De kerstmarkt van de stad Antwerpen valt onder artikel 5, paragraaf 2 van de wet waarbij de kerstmarkt wordt gecatalogeerd als een occasionele manifestatie georganiseerd of voorafgaand toegelaten door de gemeentelijke overheid die tot doel heeft de lokale handel of het leven in de gemeente te bevorderen volgens de bepalingen van artikel 9 van het Koninklijk Besluit van 24 september 2006.

De verkoop tijdens de kerstmarkt is niet onderworpen aan de machtiging ambulante activiteiten voor de handelaars en de verenigingen die de gemeente heeft uitgenodigd. Bij de organisatie van deze manifestatie is het reglement van de gemeente niet gehouden aan de wettelijke toewijzingsmodaliteiten zoals die in de bovenvermelde wet omschreven staan.

Het reglement is daarenboven ook in overeenstemming met richtlijn 2006/123/EG van 12 december 2006 betreffende diensten op de interne markt.