2012_CBS_03338 - Gemeenschappelijk financieel platform (GFP) - visum stadsontvanger - Overzicht financieel verantwoordelijken - jaarlijkse rapportering en aanstellingen - Bekrachtiging

Artikel 160, §2 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de financieel beheerder de wettigheid en regelmatigheid van de door de budgethouder voorgenomen verbintenissen, die een uitgaande nettokasstroom tot gevolg hebben, onderzoekt. Hij verleent zijn visum, indien uit dit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt.
Het derde lid van het artikel stelt het volgende: “De gemeenteraad bepaalt, na advies van de financieel beheerder, de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle, vermeld in het tweede lid, uitoefent. De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse regering, en na advies van de financieel beheerder, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van visumverplichting. De gemeenteraad kan, op eensluidend voorstel van de financieel beheerder, de bevoegdheid, vermeld in het tweede lid, delegeren aan een of meer personeelsleden, die werken onder de verantwoordelijkheid van de financieel beheerder.”
De gemeenteraad keurde op 28 maart 2011 (jaarnummer 298) de lijst van financieel verantwoordelijken goed. De gemeenteraad machtigde het college om verschuivingen, wijzigingen of aanpassingen aan die lijst door te voeren zo lang die noodzakelijk zijn voor de goede financiële werking van de stad. Het college rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over alle wijzigingen.

De stad Antwerpen heeft gekozen voor financiële responsabilisering van ambtenaren (college 31 augustus 2007, jaarnummer 11164). Het budgethouderschap op bestellingen op exploitatiebudget tot 5.500,00 euro (exclusief btw) en de meerkosten hierop die 10% niet overschrijden, wordt gedelegeerd. Deze delegatie gebeurt vanuit het college via de stadssecretaris naar de bedrijfsdirecteurs, de bestuurscoördinatoren van de districten en de directeurs van de onafhankelijke diensten (collegebeslissing van 31 augustus 2007 jaarnummer 11164). Door de collegebeslissingen van 13 juni 2008 (jaarnummer 7619) en 24 december 2010 (jaarnummer 16450) werd de inhoud van deze bevoegdheid verder verfijnd.

Conform artikel 159, §1 van het Gemeentedecreet komt het budgethouderschap voor alle overige bestellingen toe aan het college.

Ook werd het proces ‘visum van de ontvanger’ uitgewerkt:

• om het verlenen van het visum voor de organisatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en toch de controle ten volle te kunnen uitoefenen, verlenen de financieel verantwoordelijken en hun back-ups het visum van de ontvanger tot en met een bedrag van 5.500,00 euro (exclusief btw) op het exploitatiebudget;
• voor de hogere bedragen en voor alle uitgaven op het investerings- en liquiditeitenbudget gebeurt deze controle door afdeling visum (FI/BV/VI) op financiën onder de leiding van de financieel beheerder.

Voor het district Berendrecht-Zandvliet-Lillo wordt het visum van de ontvanger tot en met een bedrag van 5.500,00 euro (exclusief btw) op het exploitatiebudget verleend door de afdeling visum (FI/BV/VI)

De gemeenteraad heeft geen categorieën van verrichtingen uitgesloten van visumverplichting.

Om de normale werking van de bestelprocedure binnen de verschillende bedrijven, onafhankelijke diensten en districten te garanderen, is het nodig een machtiging in GFP te verlenen aan de financieel verantwoordelijken en hun back-ups opdat zij gebruik kunnen maken van de vrijgavestrategie ‘financieel verantwoordelijke’.
Voor het aanstellen van een financieel verantwoordelijke (en het verlenen van de vereiste toegang in GFP) is een gemeenteraadsbeslissing vereist. Voor het aanstellen van een back-up voor een financieel verantwoordelijke (en het verlenen van de vereiste toegang in GFP) volstaat een collegebeslissing. Het verlenen van het visum door de back-up gebeurt onder verantwoordelijkheid van de financieel verantwoordelijke die door de gemeenteraad is aangesteld.
De gemeenteraad machtigde het college om de voor de goede financiële werking van de stad noodzakelijke verschuivingen, wijzigingen of aanpassingen aan dit overzicht goed te keuren en hier jaarlijks aan de gemeenteraad over te rapporteren. Met dit besluit wordt deze rapportering voorgelegd en worden de aanstellingen bekrachtigd.