2012_CBS_03271 - Sportevenementen 2012 - Wielrennen. Scheldeprijs 2012. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Voor deze wedstrijd geeft vzw Antwerpen Sportstad een subsidie maar deze subsidie wordt nog goedgekeurd in een apart collegebesluit waarin alle wielertoelagen worden vermeld.

De vzw Schotense Wielerclub, Hermelijnlaan 21, 2900 Schoten, vraagt aan het college de toelating om op woensdag 4 april 2012 de wielerwedstrijd Scheldeprijs te laten starten op de Hanzestedenplaats, voor het MAS.

De Scheldeprijs vertrok de voorbije jaren steevast op de Grote Markt maar door de werken in de binnenstad is het praktisch niet mogelijk om dit voor de editie 2012 opnieuw te doen. Vandaar de verhuis naar de site rond het MAS.

De Scheldeprijs is een internationale klassieker die volgens de reglementen van de Union Cycliste Internationale (UCI) en de Koninklijke Belgische Wielerbond (KBWB) betwist wordt buiten categorie. Sinds twee jaar maakt de wedstrijd deel uit van de Flanders Classics waar ook de Ronde van Vlaanderen toe behoort.

Dit betekent dat de wedstrijd een maximale buitenlandse belangstelling geniet en op de internationale wielerkalender hoog staat aangeschreven. Deze jaarlijks weerkerende wedstrijd is dit jaar aan zijn 100^ste editie toe.  

De officiële start van de wedstrijd is voorzien om 12.15 uur. Daarvoor verschijnen alle renners op het startpodium en kunnen de wielerliefhebbers in het rennerspark de verschillende wielerploegen gaan bekijken.

De organisatie vraagt de toelating om de Godefriduskaai te mogen gebruiken voor de creatie van een rennersdorp waar de verschillende autobussen en volgwagens van de wielerploegen kunnen parkeren.

De organisatie vraagt eveneens om gebruik te mogen maken van een ruimte in het Felixpakhuis en een ruimte in het MAS voor de ontvangst van hun gasten en de organisatie van de briefing voor de officials.

De vzw Schotense Wielerclub verzoekt tevens om toelating om op woensdag 4 april 2012:

• de officieuze start van de 100ste klassieke wielerwedstrijd voor beroepsrenners 'Scheldeprijs' te organiseren op de Hanzestedenplaats te Antwerpen en hiervoor gebruik te maken van de site rond het MAS, de Godefriduskaai, de Hanzestedenplaats, de Sint-Laureiskaai, de Bataviastraat, de Dinantstraat en de Oostendekaai;
• vervolgens doortocht van deze wielerklassieker te laten plaatsvinden op stadsgrondgebied naar Schoten, waar op de markt de officiële start wordt georganiseerd;
• een beperkte bewegwijzering te bevestigen aan verlichtingspalen langsheen het traject;
• op de startsite een podium, publiciteitsbogen – en wagen, een aantal tenten en wc-wagen op te stellen, een geluidsinstallatie te gebruiken en verlichting aan te brengen door middel van spots;
• te mogen beschikken op de startsite over een stroomaansluiting en vlaggenmasten met vlag en nadarbarelen;
• te mogen beschikken over feesttenten en feestmaterieel;
• inzet van de bedrijfseenheid stadsontwikkeling/ midden/ afdeling wegen1 voor het tijdelijk verwijderen van een aantal obstakels (voor veiligheid renners en parcours);
• politieondersteuning en begeleiding van de wielerkaravaan naar Schoten;
• het parkeervrij maken van de Rijnkaai, kant Bonapartedok voor het parkeren van een contingent autobussen;
• het parkeervrij maken van de Sint-Laureiskaai en de Bataviastraat voor de wagens van de koerscommissarissen en de andere voertuigen die in de karavaan moeten meerijden;
• bekendmaken van het evenement via de stedelijke communicatiekanalen;
• een bewonersbrief voorzien voor de bewoners rond de startzone;
• een financiële ondersteuning van de vzw Antwerpen Sportstad. Deze toelage wordt opgenomen in een apart collegebesluit, specifiek voor de wielertoelagen;
• reinigen van het parcours en de organisatiesites;
• gratis voorzien van feestcontainers en planten;
• een trofee voor de winnaar aangeboden door de stad Antwerpen;
• een afvaardiging van de burgemeester voor het geven van de officieuze start aan het MAS, een afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor stadsontwikkeling, sport en diamant voor een interview op het podium aan het MAS en een afvaardiging van de schepen voor stadsontwikkeling, sport en diamant om in Schoten na afloop van de wedstrijd een trofee te overhandigen.

Op dinsdag 6 maart 2012 vond een veiligheidsoverleg plaats waarop dit dossier besproken werd. Alle adviezen zijn nog niet officieel binnen maar tijdens het veiligheidsoverleg werd de principiële goedkeuring al gegeven. De adviezen die na de goedkeuring van dit besluit nog binnenkomen zullen aan de organisator bezorgd worden.

De Scheldeprijs is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement, hospitality, …).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport & jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens de hele periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 4 mei 2012, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.