Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de eerder goedgekeurde uitgaven in het kader van het budgethouderschap ter kennis gebracht. Gepresteerde uren van personeelsleden van marketing & communicatie komen niet in aanmerking voor toeslag.
De opbrengst van de terbeschikkingstelling van de trouwzaal wordt geraamd op 780,00 EUR.
Voorschot: 2.295,00 EUR
Waarborg: 1.000,00 EUR
Extra diensten: (keuken, geluidsinstallatie, spreekgestoelte): 275,00 EUR
Raming van de terug te vorderen personeelskosten aan de aanvrager (CONFORM OFFERTE):
2 uren coördinatie aan 40,00 EUR/uur: 80,00 EUR
4 uren toezicht aan 40,00 EUR/uur: 160,00 EUR
Bedragen afhankelijk van het niveau van de ingezette personeelsleden (gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2008, jaarnummer 1858) en van de gegevens die in de offerte werden meegegeven.
Het voorschot en de waarborg moeten betaald zijn voordat de activiteit plaatsvindt. Indien er geen schade is, wordt de waarborg teruggestort.
De eindafrekening wordt opgemaakt op basis van personeelsinzet en eventueel gebruik van extra diensten.
Artikel 57 § 3, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
De heer Etienne Borms, Jan Van Rijswijcklaan 129, 2018 Antwerpen, vraagt om de trouwzaal te mogen gebruiken voor het organiseren van een walking lunch op zaterdag 14 april 2012 van 13.00 uur tot 17.00 uur opstelling en afbraak inbegrepen.
Aantal genodigden: 75
2 personeelsleden zijn nodig om deze activiteit in goede banen te leiden:
| Datum | Functie | Niveau | uren |
| 14 april 2012 | administratief technisch assistent | C1 - C3 | 11.30 uur tot 13.30 uur |
| 14 april 2012 | technisch assistent | C1 - C3 | 13.00 uur tot 17.00 uur |
Marketing & communicatie toetst elke aanvraag voor de terbeschikkingstelling van zalen in het stadhuis af met het gebruiksreglement 'Open Stadhuis'. Aanvragen voor de terbeschikkingstelling van zalen die voldoen aan het gebruiksreglement worden ter goedkeuring aan het college voorgelegd.
Het college keurt goed dat de trouwzaal ter beschikking wordt gesteld aan de heer Etienne Borms voor het organiseren van een walking lunch op zaterdag 14 april 2012 van 13.00 tot 17.00 uur (opstelling en afbraak inbegrepen).
Het college keurt goed dat toelating wordt verleend aan:
om op zaterdag 14 april 2012 het nodige werk te presteren ten behoeve van Open Stadhuis 151.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| MC/EFP | aanmaken indicatieve AVIAS + opmaken reservatiebrief voor betaling voorschot en waarborg |
| FI/EB/ADO | boeken van het voorschot en waarborg (op wachtrekening) |
| MC/SD/FIN | opmaken factuur voor gebruik van de zaal en terugvordering |
De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
De heer Etienne Borms |
780,00 EUR |
op wachtrekening: voorafbetaling open stadhuis |
n.v.t. |
|
Waarborg |
1.000,00 EUR | De waarborg wordt geparkeerd op volgende algemene rekening voor derden 4880000100 | n.v.t. |
|
Extra kost: keukendienst |
100,00 EUR |
Budgetplaats: 5161000000 |
n.v.t. |
|
Extra kost: spreekgestoelte |
25,00 EUR |
Budgetplaats: 5161000000 |
n.v.t. |
|
Extra kost: geluidsinstallatie |
150,00 EUR |
Budgetplaats: 5161000000 |
n.v.t. |
|
Terugvordering kostprijs personeel van de zaalgebruiker |
240,00 EUR |
Budgetplaats: 516100000 |
n.v.t. |
De stadsontvanger verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Uitbetaling toeslag voor personeelsleden van BZ voor geleverde prestaties |
20,09 EUR |
De loonkosten worden geboekt op de personeelskredieten van de betrokken bedrijfseenheid bestuurszaken. |
n.v.t. Betaling via Payroll |
De opgegeven vergoedingen zijn ramingen. De werkelijke personeelskost hangt af van de werkelijk gepresteerde uren.