2012_CBS_05541 - Fondsen. Stedenfonds - Administratieve controle door de Vlaamse overheid van de financiële verrichtingen in het kader van de beleidsovereenkomst voor 2010 - Kennisneming

Na controle van het bestedingsjaar 2010 wordt er in totaal een bedrag van 8.650,66 euro teruggevorderd door de Vlaamse overheid, agentschap binnenlands bestuur.

De stad dient dit bedrag binnen de 30 dagen terug te storten aan de Vlaamse overheid, BZ binnenlands bestuur, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel, op rekeningsnummer BE27 0912 2120 3273 met vermelding 021/1201/16558. De terugbetaling wordt geboekt als een negatieve ontvangst (op budgetpositie 746).

De betrokken uitbetalingsorganisaties moeten de respectievelijke bedragen terugstorten aan de stad. De uitbetalingsorganisatie zullen op hun beurt de bedragen terug ontvangen van de projectuitvoerders. AG VESPA zal de betrokken projectuitvoerders contacteren met de vraag tot terugbetaling. Het gaat om volgende bedragen en organisaties:

Deze terugstortingen moeten gebeuren op dezelfde budgetadressen als de terugbetaling aan Vlaanderen zodat er na terugstorting een budgetneutrale situatie is.

Op 12 oktober 2007 (jaarnummer 13211) keurde het college de beleidsovereenkomst stedenfonds tussen de Vlaamse gemeenschap en de stad Antwerpen voor de periode 2008-2013 goed.
Op 12 november 2007 (jaarnummer 2294) keurde de gemeenteraad de beleidsovereenkomst stedenfonds tussen de Vlaamse gemeenschap en de stad Antwerpen voor de periode 2008-2013 goed.
Het stadsbestuur ontving een brief van 20 maart 2012 van de Vlaamse overheid, agentschap voor binnenlands bestuur, met de bevindingen voor het jaar 2010 naar aanleiding van de jaarlijkse administratieve controle door de Vlaamse overheid van de financiële verrichtingen in het kader van de beleidsovereenkomst stedenfonds.
Op 25 april 2012 heeft AG VESPA in een antwoord aan het agentschap voor binnenlands bestuur een aantal bezwaren bij de opmerkingen geformuleerd.
Op 4 mei 2012 heeft de agentschap binnenlands bestuur opnieuw een brief aan het stadsbestuur bezorgd, waarin een aantal geformuleerde bezwaren aanvaard worden.

Op 26 januari 2012 heeft de Vlaamse overheid, agentschap binnenlands bestuur, bij AG VESPA de jaarlijkse administratieve controle uitgevoerd van de financiële verrichtingen in het kader van de beleidsovereenkomst stedenfonds 2010. De dossiers van een aantal geselecteerde projecten werden ter plaatse bij AG VESPA gecontroleerd. Op 2 februari 2012 werd een plaatsbezoek uitgebracht bij het OCMW. Verder werden diverse projectuitvoerders ter plaatse gecontroleerd op verschillende data in februari 2012. Via e-mail werden bijkomende inlichtingen verschaft naar aanleiding van de controles. 

De conclusies van deze administratieve controles werden opgenomen in het verslag ‘Stedenbeleid verslag financiële controle’ van 15 maart 2012, dat aan het stadsbestuur werd overgemaakt.

Conclusies met betrekking tot het OCMW-deel

Voor het OCMW beperken de opmerkingen zich tot de bestedingsoverzichten die bezorgd werden. De gegevens die aanvankelijk door het OCMW bezorgd werden, bleken bij de controle niet te kloppen en dienden aangepast te worden.  Voor het overige werd vastgesteld dat een grootste deel van de investeringsuitgaven door het Zorgbedrijf naar de toekomst verschoven zijn.

Conclusies met betrekking tot het stedelijk aandeel

De Vlaamse administratie schrapt in haar brief van 20 maart 2012 een aantal kosten binnen het stedelijk aandeel 2010, voor een totaalbedrag van 18.307,37 euro.

Bij een aantal projectuitvoerders worden opmerkingen gemaakt over het inbrengen van algemene kosten. Deze zouden volgens het controleverslag louter betrekking hebben op de interne organisatie. Bij volgende projectuitvoerders geeft dit aanleiding tot het verwerpen van ingediende kosten:

• Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw:  808,85 euro (consultancy en assessment);
• CISO vzw (coördinatie huisvesting): 1.598,30 euro (opleidingen);
• De Schoolbrug vzw: 1.603,80 euro (2 personeelsetentjes).

AG VESPA is van oordeel dat algemene kosten in bepaalde gevallen en onder voorwaarden ook binnen het stedenfonds kunnen afgerekend worden. In een antwoord op het controleverslag (brief van 25 april 2012) werd dit standpunt beargumenteerd. De Vlaamse administratie volgt dit standpunt evenwel niet en meldt dat dergelijke algemene kosten "in concreto" beoordeeld worden.

Bij Werk en Leren Antwerpen vzw (WELA vzw) worden door de Vlaamse administratie volgende onkosten geschrapt: hoge leasekosten voor een firmawagen, forfaitair gebruik van een tankkaart, toekenning van een ICT-contract zonder bekendmaking of aanbesteding. Hoewel het gaat over terechte opmerkingen, heeft het grootste deel betrekking op het jaar 2011. AG VESPA heeft in de brief van 25 april 2012 geantwoord dat de terugvorderingen moeten beperkt blijven tot de door de stad ingediende kosten voor 2010. Tegelijkertijd heeft AG VESPA zich geëngageerd om de gemaakte opmerkingen nauwgezet te controleren voor 2011. De Vlaamse administratie aanvaardt deze opmerking en beperkt de terugvordering voor WELA vzw tot de onterecht ingebrachte kosten voor 2010: 4.639,71 euro.

Bij het project Grond- en Pandenbeleid, dat wordt uitgevoerd door AG VESPA, vraagt het agentschap voor binnenlands bestuur meer verduidelijking over de personeelskosten die worden ingebracht in de vorm van groepsverzekering. Er wordt vastgesteld dat "... dit soort kosten niet door andere steden of derden ingebracht worden (dit in tegenstelling tot bij voorbeeld kosten van een hospitalisatieverzekering; kosten die aanvaardbaar zijn ...)". Tijdens de controle ter plaatse werd een kopie van het contract van de groepsverzekering bezorgd. Er worden nu een aantal bijkomende gegevens opgevraagd, waarna de Vlaamse administratie haar standpunt zal innemen met betrekking tot de afrekening van AG VESPA. AG VESPA zal de gevraagde gegevens bezorgen.

De Vlaamse administratie verzoekt verder de stad Antwerpen om de werkwijze van interne controle te wijzigen, meer bepaald door geen afrekeningsdossiers meer op te vragen en voor de 150-tal stedenfondsprojecten enkel nog controles ter plaatse te organiseren. Dit verzoek wordt gemotiveerd door de extra werkbelasting die het opstellen van afrekeningsdossiers betekent voor (derde) projectuitvoerders en niet door vastgestelde gebreken in bijvoorbeeld de volledigheid of correctheid van de controle. 
Volgens AG VESPA behoort de organisatie van de eigen interne controle van de stedenfondsdossiers tot de autonomie van de stad. Dit is zo gemeld in de brief van 25 april 2012, waarna de Vlaamse administratie heeft aangegeven de autonome keuze van de stad op dit vlak te zullen respecteren.