De protocoldienst van de bedrijfseenheid marketing & communicatie organiseert en coördineert alle officiële bezoeken van en aan het stadsbestuur (beleefdheidsbezoeken van ambassadeurs, consuls, ministers, koninklijke bezoeken, werkbezoeken van zustersteden, andere steden en gemeenten, ontvangsten,…). Verder coördineert de protocoldienst alle grote jaarlijkse terugkerende officiële plechtigheden zoals het feest van de Vlaamse Gemeenschap op 11 juli, de nationale feestdag op 21 juli, de bevrijdingsfeesten begin september en de wapenstilstandsherdenking op 11 november.
Deze procedurehandleiding protocol tracht inzicht te brengen in de werking van de protocoldienst en wat die voor andere stedelijke diensten kan betekenen. Het stelt ook scherp wanneer men in aanmerking komt om ontvangen te worden in het stadhuis. In bijgevoegd document kan men de verschillende soorten ontvangsten terugvinden waaraan aanvragen kunnen getoetst worden. Elke aanvraag wordt door de protocoldienst ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen.Verder bestaan er algemene regels op Vlaams niveau betreffende protocollaire gebruiken, maar er zijn ook Antwerpse gebruiken. Bijgevoegd document wil een leidraad bieden zodat de Antwerpse geplogenheden door iedereen uniform worden toegepast.
Tot nu toe is er over de werking van de protocoldienst niets gedocumenteerd. De noodzaak van een geschreven nota over de werking van de protocoldienst dringt zich op. Regelmatig krijgt deze dienst vragen van andere bedrijven over de toe te passen richtlijnen tijdens protocollaire ontvangsten.
Het college neemt kennis van de procedurehandleiding protocol.
Het college geeft opdracht aan :
| MC/EFP | protocoldienst om in overleg met alle betrokken diensten een werkgroep op te richten om het uitnodigingenbeleid verder uit te diepen en dit te gelegener tijd voor te leggen aan het college |