2012_GR_00533 - Beheer geïnde gelden - Gemelde kasverschillen voor 2011. Ontheffing verantwoordelijkheid stadssecretaris - Goedkeuring

Na goedkeuring door de gemeenteraad zullen de kastekorten worden geboekt op budgetpositie 657 en de kasoverschotten op budgetpositie 759.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de stadsontvanger (financieel beheerder).

Op grond van het Gemeentedecreet artikel 86, artikel 163§1 en artikel 169 is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Het Gemeentedecreet artikel 162§4 bepaalt dat de gemeenteraad de voorwaarden bepaalt waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten.

Het Gemeentedecreet legt de bevoegdheid voor de chartale gelden en de kasverrichtingen in het kader van de functiescheiding bij de stadssecretaris. De stadssecretaris delegeerde zijn decretale bevoegdheden inzake financiën aan de bedrijfsdirecteur financiën.

Op 26 mei 2008 (jaarnummer 1066) keurde de gemeenteraad de voorwaarden goed waaronder personeelsleden kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten en gaf de gemeenteraad opdracht aan de stadssecretaris tot het uitwerken van procedures met de modaliteiten voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 4 maart 2009 (jaarnummer 176) nam het managementteam kennis van de procedures voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 17 juli 2009 verscheen de dienstnota "Financiën: procedures voor de inning van geringe dagontvangsten" (D2009.147), die weergeeft welke procedures bij de inning van geringe dagontvangsten nageleefd moeten worden.

Op 28 oktober 2009 (jaarnummer 710) besliste het managementteam om een doelgerichte en doelmatige risicobeheersing na te streven bij de inning van geringe dagontvangsten, en om de nodige stappen te ondernemen opdat deze aangepaste procedures binnen de bedrijfseenheden en districten nageleefd worden.

Op 16 september 2010 besliste de stadssecretaris dat de "kasverschillen" om de drie maanden worden geagendeerd.

Op 5 mei 2011 (jaarnummer 1077) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen voor het eerste kwartaal van 2011 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2012.

Op 13 oktober 2011 (jaarnummer 2275) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen voor het tweede kwartaal van 2011 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2012.

Op 19 januari 2012 (jaarnummer 153) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen voor het derde en vierde kwartaal van 2011 en besliste deze kasverschillen voor te leggen aan college en gemeenteraad in 2012.

Het managementteam heeft per kwartaal kennis genomen van de kasverschillen van 2011.

Op 27 april 2012 (jaarnummer 4322) nam het college kennis van de gemelde kasverschillen in 2011.

In het kader van het interne controlesysteem werden procedures voor de inning van geringe dagontvangsten uitgewerkt. Deze procedures beschrijven de aanstelling van geldinners, het beheer van geïnde gelden en de te volgen stappen in geval van kasverschil, diefstal of fraude.

De bijlage "Kasverschillen overzicht 2011" geeft een overzicht van de kasverschillen gemeld in 2011 per bedrijfseenheid/afdeling en per kwartaal.  

In de periode van 1 januari 2011 tot en met 31 december 2011 zijn 1275 kasverschillen gemeld, waarvan 528 kastekorten voor een bedrag van 26.199,39 EUR en 747 kasoverschotten voor een bedrag van 3.074,62 EUR.

Er is een stijging van het aantal kasverschillen in 2011 ten opzichte van 2010 omdat de bibliotheken sinds kwartaal 4 van 2010 hun kasverschillen ook doorgeven.

Er zijn 6 kasverschillen die ontstaan zijn door diefstal of een vermoeden van fraude. Voor deze tekorten werd een proces verbaal opgemaakt. De inbraak in bibliotheek Hedera is gedekt door de verzekering.  Voor de inbraak in bibliotheek Elsschot is er geen tussenkomst van de verzekering mogelijk omdat het gestolen bedrag onder het minimum verzekerde bedrag ligt. In de andere gevallen zijn er geen sporen van braak teruggevonden waardoor de verzekering niet tussenkwam.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de stadsontvanger (financieel beheerder).
Op grond van artikel 163§1 en artikel 169 is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Het Gemeentedecreet, artikel 162§2, bepaalt dat de secretaris onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de stadsontvanger (financieel beheerder), personeelsleden van de gemeente die onder zijn gezag staan, kan belasten met de inning van geringe dagontvangsten. Deze beslissing van de secretaris wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd indien ze niet overeenstemt met het advies van de stadsontvanger (financieel beheerder) dat deze in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt.

De personeelsleden belast met de inning, storten op geregelde tijdstippen het totale bedrag van hun inningen in de gemeentekas en verantwoorden die bedragen door een nauwkeurige invorderingsstaat volgens de onderrichtingen van de stadsontvanger (financieel beheerder). De ontvangsten en de storting ervan in de gemeentekas worden in een kasboekhouding geregistreerd. De omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 definieert geringe dagontvangsten als ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden. Men spreekt van een onmiddellijke inning als de inning samenvalt met de vaststelling van het invorderingsrecht (bv. toegangsgeld voor een museum).

Deze omzendbrief stelt bovendien dat de inning van geringe dagontvangsten door personeelsleden het voorwerp moet zijn van een procedure binnen het interne controlesysteem.