2012_CBS_05011 - Sportevenementen 2012. Vechtsport - EK Karate. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sporstad voorziet de volledige toelage indien de organisatie hun afspraken nakomt op het gebied van mediaverslaggeving. Indien deze afspraken niet worden nagekomen zal de vzw Antwerpen Sportstad de toelage herbekijken.

BKO Shinkyokushin vzw wil op vrijdag 1 en zaterdag 2 juni 2012 het EK karate organiseren in sporthal Arena te Deurne. Voor de eerste maal in de geschiedenis van Shinkyokushin karate is ons land geselecteerd om als gastheer op te treden voor het Europees Kampioenschap. Voor de Belgian Karate Organisation Shinkyokushin (BKOS) de kers op de taart met wat ze via de tweejaarlijkse Antwerp Diamond Cup hebben verwezenlijkt op het vlak van organisatie en sportieve prestaties. 
Van de meer dan 50 Europese landen wordt een afvaardiging van 30-40 landen verwacht, afhankelijk van voorafgaande selecties en prestaties. In totaal zullen 500 deelnemers strijden naar titels in kata en/of kumite.

De organisator van het evenement vraagt het volgende:

• een toelage van 12.500,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• gratis gebruik van sporthal Arena van donderdag 31 mei tot en met zaterdag 2 juni 2012;
• gebruik van de rubberen matten van sporthal Arena ter bescherming van de parketvloer;
• gebruik van de parking Arenaplein voor medewerkers, deelnemers (opwarmruimte in tent), hulpdiensten en toeschouwers;
• inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal/evenementen-verhuur-materialen (PO/BOF/EVM) voor het gratis gebruik van het beschikbare feestmateriaal op basis van aanvraag nummer 7746;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen.

Het EK Karate is een bovenlokaal topsportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie – en mediawaarde.
De organisatie belooft een uitgebreide mediaverslaggeving tijdens het evenement. Indien hier niet aan wordt voldaan dan zal de uitgebreide toelage herbekeken worden.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenementen, gratis tickets,…).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 21 mei 2012, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.
Het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) over het algemeen reglement op de toelagen.
Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeld in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,…. De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).