2012_CBS_05009 - Sportevenementen 2012 - City Mountainbike Challenge. Organisatie en ondersteuning - Goedkeuring

De gevraagde subsidie wordt voorzien door de vzw Antwerpen Sportstad.

De City Mountainbike Challenge vindt plaats op zondag 27 mei 2012 met start en aankomst op de Antwerpse Grote Markt en wordt georganiseerd door City Mountainbike Challenge vzw.   

Het programma van de dag ziet er als volgt uit:

• 07.00 uur start opbouw parcours;
• 14.00 uur tot 14.30 uur vrije training op parcours;
• 14.30 uur tot 14.40 uur klaarzetten kids initiatie;
• 14.40 uur tot 14.55 uur kids initiatie;
• 14.55 uur tot 15.00 uur klaarzetten tijdrit eliminator;
• 15.00 uur tot 15.20 uur tijdrit eliminator;
• 15.20 uur tot 15.25 uur klaarzetten reeks nieuwelingen, juniors en dames;
• 15;25 uur tot 15.45 uur race: nieuwelingen, juniors en dames;
• 15.45 uur tot 15.50 uur klaarzetten reeks masters 1, masters 2 en Fun;
• 15.50 uur tot 16.10 uur race: masters 1, masters 2 en Fun;
• 16.15 uur tot 16.25 uur klaarzetten reeksen eliminator;
• 16.25 uur tot 17.05 uur reeksen eliminator;
• 17.15 uur tot 17.25 uur klaarzetten troosting eliminator;
• 17.25 uur tot 17.40 uur eliminator troosting;
• 17.45 uur tot 17.50 uur klaarzetten halve finales;
• 17.50 uur tot 18.00 uur 1ste halve finale;
• 18.05 uur tot 18.15 uur 2de halve finale;
• 18.25 uur tot 18.35 uur klaarzetten finales;
• 18.35 uur tot 18.45 uur kleine finale eliminator;
• 18.50 uur tot 19.05 uur grote finale eliminator;
• 19.10 uur prijsuitreiking;
• 22.30 uur einde afbraak parcours.

Het parcours loopt via de Grote Markt, richting stadhuis om in een lus rond het standbeeld van Brabo naar café De Valk te rijden en zo richting Suikerrui. Vervolgens naar de Oude Koornmarkt, naar de Handschoenmarkt, om dan via de Blauwmoezelstraat naar de Torfbrug te rijden en zo terug naar de Grote Markt (aankomst ter hoogte van de Wisselstraat).

Het hele parcours wordt afgezet met nadars en de organisatie voorziet verschillende oversteekplaatsen. Deze worden met duidelijke signalisatie aangeduid en per oversteekplaats zullen er twee opzichters staan om de oversteek vlot te laten verlopen.

Om 14.40 uur start de eerste wedstrijd. De opbouw start om 7.00 uur. Op dat moment moeten de Wisselstraat en de volledige Grote Markt verkeersvrij zijn. Er wordt gevraagd om deze straten tussen 7.00 uur en 22.00 uur vrij te maken. Vanaf 19.00 uur kan er gestart worden met de afbraak.

De eigenaars van toeristentram en paardenkoets zullen voorafgaand op de hoogte gebracht worden dat het op 27 mei 2012 erg moeilijk zal zijn om de omgeving van de Grote Markt te bereiken.

Ook met de verantwoordelijken van de kathedraal werd contact genomen om het evenement af te stemmen op de geplande erediensten.

De organisator vraagt voor dit evenement het volgende aan de stad Antwerpen:

• gebruik van de openbare weg;
• parkeer- en verkeersvrij maken van een aantal straten;
• gebruik van het stadhuis;
• een toelage van 8.500,00 EUR;
• logistieke ondersteuning (materiaal, vuilnisbakken).

De City Mountainbike Challenge is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement, gratis deelnames, …).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport & jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens de hele periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 27 juni 2012, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.