2012_CBS_03530 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Thais Nieuwjaar - Groenplaats - 5 en 6 mei 2012 - Goedkeuring

Het college nam in zitting van 16 december 2011, jaarnummer 16543, kennis van de aanvraag van de vzw Thaibel om het Thais Nieuwjaar te organiseren op de Groenplaats op zaterdag 5 en zondag 6 mei 2012. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken.

De vzw Thaibel organiseert in samenspraak met de Thaise ambassade en het Thais consulaat een Thaise markt op de Groenplaats ter gelegenheid van het Thais Nieuwjaar. In 2008 werd eenzelfde initiatief georganiseerd. Op zaterdag 5 en op zondag 6 mei 2012 zal de Thaise markt de Groenplaats innemen. De openingsuren van deze markt zijn van 9.00 uur tot 19.00 uur. De bedoeling is om de Antwerpse bevolking en de bezoekers van Antwerpen kennis te laten maken met de Thaise cultuur. Het evenement bestaat onder andere uit een belevingsmarkt met :

• workshops zoals fruitdecoratie, bloemschikken;
• Thaise massages;
• optredens van Thaise boxers;
• aanwezigheid van de Thaise dienst van toerisme;
• en optredens van Thaise muziekgroepjes.

Een tweede onderdeel van het evenement is het culinaire gedeelte. Verspreid over de Groenplaats zullen Thaise restaurateurs Thaise voeding bereiden en serveren. De restaurateurs staan langs de buitenzijde van de Groenplaats, gericht naar de plaatselijke horeca, om deze zo goed mogelijk te betrekken bij het hele gebeuren.

De organisatie vraagt logistieke ondersteuning, buiten de toegelaten materialen vragen zij volgende extra logistieke ondersteuning :

• 10 kabelstraatgoten;
• 73 feesttenten van 3 meter op 3 meter;
• 1 mobiel podium;
• 60 tafels van 1 meter;
• 120 tafels van 2 meter;
• 350 stoelen;
• 10 herassen met 15 bijpassende voeten;
• 4 tenten van 5 meter op 5 meter;
• 14 enkele breugelbakken;
• 2 vlaggen van België;
• 2 vlaggen van Thailand;
• 2 vlaggen met stralende 'A';
• 8 parasols.

Als dankbaarheid voor de samenwerking tussen de organisatie en de stad Antwerpen, organiseren zij ook een tombola. De prijs is een vliegticket, heen en weer, naar Bangkok in Thailand, exclusief luchthaventaksen en brandstoftoeslagen. De opbrengst van deze tombola wordt geschonken aan een goed doel. Dit goed doel wordt in overleg met kabinet sociaal beleid, diversiteit en loketten bepaald.

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7,5 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 14 december 2009 (jaarnummer 2125) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.