2012_CBS_03570 - Sportevenementen 2012 - Jumping Antwerpen - Paardensport - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet de gevraagde toelage.

Jumping Antwerpen vzw, Autolei 191, 2160 Wommelgem vraagt aan het college de toelating om van donderdag 26 april 2012 tot en met zondag 29 april 2012 het sportevenement Jumping Antwerpen te organiseren aan Hangar 29 Waagnatie op de Scheldekaaien.

Tot 1993 was Jumping Antwerpen in het Sportpaleis een klassieker met uitstraling. Na een lange onderbreking namen een aantal gewezen springruiters in samenwerking met de firma Clockwork en Rebound Communications de draad terug op. Ze richtten de vzw Jumping Antwerpen op en organiseerden van 3 tot en met 6 mei 2007 in het domein Horse Event in Zandhoven een vernieuwde jumping. Dit was een internationale driesterren jumping met deelname van vier van de vijf laatste wereldkampioenen, de olympisch kampioen en de best geplaatste Europeaan op de FEI (Féderation Equestre Internationale) ranking. Meer dan 10.000 bezoekers waren van de partij. De tweede editie van Jumping Antwerpen werd georganiseerd van 15 tot en met 18 mei 2008 op de Scheldekaaien aan Hangar 29 Waagnatie. Na een sabbatjaar in 2011 wil de organisatie nu een vijfde editie organiseren met als gastland Turkije.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om de volgende ondersteuning:

• een toelage van 27.500,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad;
• gratis gebruik van de Rijnkaai parking/Scheldekaai 28 van 2 april 2012 tot en met 9 mei 2012;
• inzet van de lokale politie/openbare orde/evenementen voor hulp bij het aan- en afrijden van de vrachtwagens tijdens de opbouw en afbraak alsook de toelating voor het plaatsen van wegwijzers;
• inzet van de dienst patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal voor gratis ter beschikking stellen en leveren van feestmateriaal op basis van werkorder B200925;
• bekendmaken van het evenement via de stedelijke communicatiekanalen;
• gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers;
• erkenning muziekactiviteit, waarbij wordt afgeweken van de standaard geluidsreglementering;
• afvaardiging van de stad voor de prijsuitreiking na de proef van de stad Antwerpen op vrijdag 27 april 2012.

Voor de afwijking van de standaard geluidsreglementering is apart advies aangevraagd aan de dienst milieuvergunningen (stadsontwikkeling). De organisatie zal hier nog apart van op de hoogte gesteld worden.
 
De organisatie dient het advies van stadsreiniging strikt op te volgen en staat zelf in voor het opruimen van de site. 

De Jumping Antwerpen is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenementen, gratis tickets, een eigen grote prijs stad Antwerpen, netwerkmogelijkheden met gastland Turkije …).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 6 april 2012, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeente­raadsbesluit van 18 december 2006) zijn van toepassing.
Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

De nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, ….De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).