2012_CBS_05255 - Brabo 2 - Hoofdlijnen communicatieplan 2012 - 2014 - Goedkeuring

Op basis van de planning als bijlage ziet de kostenraming voor de periode 2012 tot en met 2014 er als volgt uit.

De budgetten voor 2012 en 2013 worden voorzien door de stad Antwerpen. Voor 2014 dienen De Lijn, AWV en de stad Antwerpen nog uit te klaren hoe de kosten zullen worden verdeeld.

In uitvoering van de goedgekeurde samenwerkingsovereenkomst is in het najaar van 2011 de werkgroep communicatie Brabo 2 opgericht. Deze werkgroep wordt voorgezeten door de nv BAM en de stad Antwerpen coördineert tijdens de voorbereidingsfase de concrete communicatieactie. Andere leden van de werkgroep zijn De Lijn en het Vlaamse agentschap Wegen en Verkeer (verder AWV).

De werkgroep communicatie Brabo 2 is tegelijk gestart met de opmaak van een overkoepelend communicatieplan en met de uitrol van een eerste reeks communicatieacties rond de schetsontwerpen voor de verschillende deeltrajecten en rond de kennisgeving in het kader van de project-MER. Daardoor zijn een aantal uitgangspunten uit het communicatieplan meteen getoetst in de praktijk.

 In het overkoepelend communicatieplan zijn de volgende elementen uitgewerkt:

• communicatiedoelstellingen;
• doelgroepen;
• strategie en mediamix;
• planning en budgettering;
• monitoring en evaluatie;
• rolverdeling en samenwerking.

Communicatiedoelstellingen

Voor het Brabo 2-project zijn er op drie resultaatsniveaus communicatiedoelstellingen te formuleren. Het gecursiveerde resultaatsniveau is een gevolg van de twee eerste. 

 Randvoorwaarden voor de realisatie van deze communicatiedoelstellingen zijn:

• een duidelijke aflijning van de inspraakmarges in het ontwerpproces en de voorbereidingsfase;
• nauwe betrokkenheid van de werkgroep communicatie bij de ontwikkeling van het minderhinderaanbod;
• een open proces rond de minderhinderaanpak, zowel in de voorbereidingsfase als tijdens de werken;
• één duidelijk aanspreekpunt voor de doelgroepen of een back-officewerking waarin vragen die bij de respectieve partners binnenkomen, worden gepoold;
• bereidheid om de gestelde vragen op te nemen of te beantwoorden bij de inhoudelijke projectleiders;
• een duidelijke opdrachtomschrijving rond communicatie en minder hinder in het bestek.

Doelgroepen

De doelgroepen zijn op verschillende manieren op te delen, zoals blijkt uit de volgende tabel. De gecursiveerde groepen vervullen een intermediaire rol: zij zorgen ervoor dat de boodschap tot bij de primaire of eigenlijke doelgroep komt.

Strategie en mediamix

Het Brabo 2-project voorziet een voorbereidings- en een uitvoeringsfase. In beide fasen zal er nood zijn aan zowel een bredere en algemenere communicatieaanpak als aan een gebiedsgerichte aanpak.

Om de verschillende boodschappen zo wervend mogelijk te maken voor een breed publiek, wil de werkgroep inzetten op human interest: persoonlijke verhalen kunnen ‘technische informatie’ immers veel toegankelijker maken.

Een tweede element dat de wervingskracht van zulke infrastructuurwerken kan vergroten, is het verbeelden van het eindresultaat op de werfsite zelf door middel van het concept ‘sprekende werf’. Een voorbeeld hiervan is de sprekende werf die rond de heraanleg van de De Keyserlei werd georganiseerd.

Voor de bredere communicatieaanpak kan de volgende mediamix worden ingezet:

• de interne communicatiekanalen van de respectieve partners;
• een klankbordgroep waarin verschillende belangengroepen vertegenwoordigd zijn;
• de sites Antwerpen.be, dna.be, delijn.be, wegenenverkeer.be of specifieke sites;
• de stadskrant en/of televisie De Nieuwe Antwerpenaar;
• de gratis print kanalen van De Lijn en AWV;
• de profielen of pagina’s van de partners op diverse sociale media;
• de out of home media van de partners;
• persberichten en persconferenties;
• gekochte mediaruimte.

De mediamix in de aanpak per deelgebied kan er als volgt uitzien:

Planning en budgettering

De communicatieplanning volgt in principe de mijlpalenplanning op vier sporen: ontwerp, procedures, werken en minder hinder. Een gedetailleerd overzicht van deze mijlpalenplanning zit in de bijlage.

Randvoorwaarden voor de realisatie van de planning als bijlage zijn:

• een goeie afstemming over en concrete planning en opvolging van de mijlenpalen op de vier sporen;
• de realisatie van een voor eindgebruikers relevante ‘online tool’ voor minderhindercommunicatie omtrent alle wegenwerken op het grondgebied van de stad Antwerpen;
• de tijdige opstart van de wervings- en selectieprocedure voor de werfcommunicatoren door De Lijn, zodat er een team klaar staat zodra de uitvoeringsfase start;
• het voorzien van de geraamde budgetten in de communicatiebegrotingen van de betrokken partners vanaf 2014.

Monitoring en evaluatie

Het directe effect van de gevoerde communicatie zal worden gemonitord door:

• een dagelijkse opvolging van de persartikels over het project;
• online listening rond relevante thema’s;
• opvolging van de bezoekcijfers (en van de leestijd) van de webpagina’s over het project op de sites van de respectieve partners;
• deelname van de partners aan de verschillende participatiemomenten;
• een centraal klantenmanagement, waar alle vragen, reacties en klachten worden verzameld.

Daarnaast voorziet de werkgroep communicatie Brabo 2 voor elke communicatiemijlpaal een procesevaluatie. Op deze manier kan de werkgroep snel lering trekken uit de aanpak van een afgeronde mijlpaal.

Tot slot kunnen ook de volgende instrumenten worden ingezet om na te gaan in welke mate de communicatiedoelstellingen worden gerealiseerd:

• een variabele vragenset in de Antwerpse monitor;
• gelinkte onderzoeken zoals de stedelijke mobiliteitsonderzoeken of gebruikersonderzoeken van De Lijn of onderzoeken van het Vlaams Verkeerscentrum;
• apart onderzoek als hier de nodige middelen voor worden begroot.

Rolverdeling en samenwerking

Op basis van de samenwerkingsovereenkomst werd de volgende rolverdeling vastgelegd.

De rollen van de stad Antwerpen en AWV vanaf de uitvoeringsfase dienen nog verder te worden uitgeklaard. Daarnaast is continuïteit in de gevoerde communicatie een belangrijk aandachtspunt. Vandaag voorziet de samenwerkingsovereenkomst een duidelijke verschuiving vanaf de financial close.

Samenwerkingsafspraken

Binnen de werkgroep communicatie Brabo 2 werden de volgende samenwerkingsafspraken opgesteld:

• de verschillende partners stemmen het aanbod aan minderhindermaatregelen en de bijbehorende marketingacties af met elkaar en met de werkgroep communicatie;
• elke partner zorgt voor de informatiedoorstroming in zijn/haar organisatie;
• elke partner deelt inhoud en expertise relevant voor het Brabo 2-project;
• elke partner deelt bestaand beeldmateriaal;
• elke partner laat de te publiceren content over Brabo 2 valideren door de andere partners;
• alle partners onderschrijven de volgende kwaliteitseisen na te leven:
• het protocol De Lijn-Unizo;
• de richtlijnen rond Minder Hinder communicatie gebundeld door de VVSG;
• het draaiboek minder hinder van het Vlaams Instituut voor Mobiliteit;
• de richtlijnen omtrent toegankelijke en laagdrempelige communicatie zoals beschreven door Wablieft.