2012_CBS_05321 - Sportevenementen 2012 - Antwerp Mountainbike Cup. Organisatie en ondersteuning - Goedkeuring

De gevraagde subsidie wordt voorzien door de vzw Antwerpen Sportstad.

De firma Commercial Renting, Van Praetlei 145, 2170 Merksem vraagt aan het college de toelating om op zaterdag 2 en zondag 3 juni 2012 de derde editie van de mountainbikewedstrijd Antwerp Cup Mountainbike te organiseren op de site van het Noordkasteel. De organisatie vraagt tevens logistieke ondersteuning en een toelage van 10.000,00 euro.

Op een parcours van +/- 5 kilometer op de site van het Noordkasteel zullen op zaterdag 2 en zondag 3 juni verschillende wedstrijden plaats vinden. Op zaterdag vindt een manche om de Belgacom MTB Grand Prix plaats met ondermeer deelname van Sven Nys. De wedstrijden gelden bovendien als Antwerps Provinciaal kampioenschap. Dit wil zeggen dat voor elke wedstrijd de eerst toekomende Antwerpenaar provinciaal kampioen zal zijn.

Op zaterdag klinkt het eerste startschot om 10.00 uur en komen de laatste renners om 18.00 uur aan. Zondag start om 11.00 uur de eerste wedstrijd. Het einde op zondag is om 17.00 uur voorzien.

Het parcours wordt afgezet met nadars en linten en de organisatie voorziet verschillende oversteekplaatsen. Deze worden met duidelijke signalisatie aangeduid en per oversteekplaats zullen er stewards staan om de oversteek vlot te laten verlopen.

De opbouw van de site start op dinsdag 29 mei 2012. Net als vorig jaar zal de Oosterweelsteenweg ook dit jaar niet afgesloten worden. Op dinsdag 5 juni 2012 zal de hele site opnieuw vrij zijn en zijn alle afbouwwerken beëindigd.

De inkom is het hele weekend gratis. Er worden ongeveer 3000 toeschouwers verwacht. De organisatie vraagt aan de stad Antwerpen logistieke ondersteuning. De voorbije maanden werden de nodige afspraken gemaakt met de verschillende betrokken stadsdiensten.

De Antwerp Mountainbike Cup is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement, gratis deelnames, …).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport & jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens de hele periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden door de organisator.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 2 juli 2012, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.