2012_CBS_05292 - Bestek GAC/2012/1176. Raamcontract voor het uitdenken en ontwikkelen van b2b communicatiedragers voor Antwerpen toerisme & congres. - Bestek en procedure - Goedkeuring

De uitgave bedraagt als volgt:

In 2012: opstartbudget van 133.530 euro, incl. BTW
In 2013: onderhoudsbudget van 60.000 euro, incl. BTW
In 2014: onderhoudsbudget van 40.000 euro, incl. BTW

 Voor de 5 geselecteerde kandidaten is er een vergoeding voorzien van 500 EUR, btw inbegrepen, per kandidaat.

Artikel 57§3,5° van het Gemeentedecreet stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Antwerpen toerisme en congres vraagt een onderhandelingsprocedure met nationale bekendmaking uit te schrijven voor het uitdenken en ontwikkelen van B2B communicatiedragers.

De stad Antwerpen zal voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor:

1. het OCMW van Antwerpen;
2. instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad en/of het OCMW (bijvoorbeeld lokale politie, brandweer, districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enzovoort);
3. instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die:
   • door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw’s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enzovoort) en/of
   • door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen);
4. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of OCMW (AG Havenbedrijf, Digipolis, enzovoort).

De stad Antwerpen is de aanbestedende overheid.

Motivatie van de procedure

Het bestek B2B is een onderhandelingsprocedure met nationale bekendmaking die 2 fasen omvat.
Er is gekozen voor deze procedure omwille van de aard van de opdracht.
Het is niet mogelijk om bepaalde specificaties op voorhand vast te leggen. We wensen de markt te verkennen, zeker wat het digitale luik van deze opdracht betreft. We hebben een aantal criteria in onze opdracht opgesomd maar het is niet mogelijk om op voorhand de juiste communicatiedrager per criterium te voorzien. We beroepen ons voor dit bestek op artikel 17 § 3, waarin deze uitzondering beschreven staat.

Planning van de procedure

De procedure verloopt in twee fasen:
- Algemene oproep tot kandidaten
In de eerste fase dient de inschrijver zijn kandidatuurstelling in. In deze fase wordt de inschrijver beoordeeld op betrouwbaarheid en bekwaamheid.
- Onderhandelingsprocedure
Wanneer zijn kandidatuur aanvaard wordt, ontvangt de inschrijver een uitnodiging om zijn offerte in te dienen.

Fase 1: Algemene oproep tot kandidaten

Juridische situatie:
De inschrijver voegt een verklaring op eer toe aan zijn offerte waarin hij verklaart zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken.

Economische en financiële draagkracht:
Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet die verband houdt met de opdracht, over de laatste drie boekjaren.

Technische bekwaamheid:

• Een referentielijst van de voornaamste gelijkaardige projecten van het voorbije jaar met vermelding per project van een korte toelichting, leverancier en voor welke publieks- of privaatrechtelijke instantie ze bestemd waren. (10 punten)
  De voorkeur wordt gegeven aan referenties in de toeristische sector of aan referenties van projecten in de B2B sector.
• Selecteer uit deze referentielijst 1 relevant voorbeeld. Graag hiervan de strategische visie en het creatief concept uitgebreid toelichten en illustreren. De wijze waarop (offline of digitaal) is vrij naar keuze. (20 punten)
• Een korte presentatie van de bedrijfsvisie van de inschrijver. Waarvoor staat uw onderneming? Wat is belangrijk voor uw onderneming? Waarin is uw onderneming gespecialiseerd? Deze opdracht kort toelichten op max. 2 A4 pagina’s of op een digitale wijze van max. 2 minuten. (10 punten)
• De studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten. (10 punten)

Selectie van de kandidaten

De kandidaten die niet uitgesloten werden op basis van de uitsluitingscriteria en hun financiële draagkracht aantoonden, worden beoordeeld op hun technische bekwaamheid, volgens de selectiecriteria. Elk van deze criteria kreeg een weging.  De 5 hoogste gerangschikte kandidaten worden uitgenodigd voor het indienen van een offerte. De geselecteerde kandidaten die tijdig een regelmatige offerte indienen, ontvangen een forfaitaire vergoeding van 500 EUR, inclusief btw.

Fase 2: Onderhandelingsprocedure

Het bestuur kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte.

• Financieel voorstel: 30 punten
• de kwaliteit van de strategische visie en het creatief voorstel: 70 punten
  - Maak een digitale presentatie op iPad: 35 punten
  - Retroplanning: 10 punten
  - Ontwerp van offline publicatieonderdeel van de salesguide: 20 punten
  - Concrete opdracht: 5 punten

In toepassing van het artikel 17, paragraaf 3, ten 4°, van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, zal deze opdracht van diensten gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure met naleving van de bekendmakingsregels, omdat de aard van de dienst zodanig is dat de specificaties van de opdracht niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen bepaald worden om de toewijzing toe te laten volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag.

In toepassing van het artikel 68 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 70 en 71 zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.

In toepassing van het artikel 115 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten worden de ingediende offertes beoordeeld aan de hand van de vermelde gunningscriteria.

In toepassing van het artikel 2, ten 4°, van de wet van 15 juni 2006, wordt de constructie van aankoopcentrale gebruikt.