2012_CBS_05236 - Strafregister - Vernietiging documenten na digitalisering. Collegiale brief federale overheidsdienst Justitie - Goedkeuring

Met de brieven van 29 april 2008 en 2 juni 2008 bevestigde de federale overheidsdienst Justitie aan de stad Antwerpen geen bezwaar te hebben tegen de digitalisering van het stedelijk strafregister.

Op 27 juli 2010 heeft het stadsarchief een gunstig advies verleend om de papieren dossiers van het strafregister 3 maanden na de digitalisering ervan, te vernietigen.

Op 29 september 2011 bezorgde de stadsarchivaris de formele machtiging tot vernietiging van de documenten van het strafregister na digitalisering.

Vermits de digitalisering van de dossiers van het strafregister inmiddels ver gevorderd is, is het opportuun om de federale overheidsdienst Justitie formeel in kennis te stellen dat de stad Antwerpen effectief tot vernietiging van de papieren dossiers van het strafregister overgaat.

De toelating om tot vernietiging over te gaan is de bevoegdheid van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigde in uitvoering van de Archiefwet van 1955.

De stadsarchivaris, in haar hoedanigheid van gemachtigde van de Algemeen Rijksarchivaris, staat de vernietiging van de papieren dossiers van het strafregister toe 3 maanden na de digitalisering ervan.

De toelating tot vernietiging is er een van substitutie en stelt duidelijke voorwaarden aan de kwaliteit en de organisatie van de digitalisering.

De beslissing van de stadsarchivaris steunt op de volgende overwegingen:

• Het schrijven van de minister van Justitie en de federale overheidsdienst Justitie van 29 april 2008 spreekt duidelijk van een digitaal bijgehouden strafregister en staat dat toe;
• De richtlijnen van het Algemeen Rijksarchief laten vernietiging toe na verloop van de termijn die de bevoegde dienst nuttig acht;
• Het stadsarchief heeft het digitaliseringsproces gewaardeerd en geëvalueerd en heeft zo nagegaan of er kwaliteitsvolle digitale kopieën worden aangemaakt. De conclusie van dit onderzoek is dat de beheersomgeving voldoende transparant, gedocumenteerd en gecontroleerd is;
• Het stadsarchief heeft ook de back-upstrategie gewaardeerd en geëvalueerd. De conclusie van dit onderzoek is dat de toegepaste back-upstrategie voldoet.

De stadsarchivaris heeft de machtiging tot vernietiging gekoppeld aan volgende twee voorwaarden:

• Bij wijzigingen van één van de elementen, hetzij het huidige digitaliseringsverloop, hetzij de back-up strategie moet het stadsarchief hiervan in kennis worden gesteld, waarna het stadsarchief het digitaliseringsproces opnieuw zal waarderen en evalueren en, indien nodig, de dienst strafregister de gevraagde aanpassingen moet doorvoeren zodat de beheersomgeving voldoende transparant blijft en de back-up strategie voldoende garanties geeft.
• De materiële vernietiging dient te gebeuren volgens de werkwijze van het stadsarchief, gebruikmakend van de gesloten containers.  De dienst strafregister kan bijkomend vragen dat de firma, belast met de archiefvernietiging, deze vernietiging snel en onder toezicht van een medewerker van het strafregister uitvoert.

Het college wenst de federale overheidsdienst Justitie via collegiale brief in kennis stellen dat de stad Antwerpen effectief een aanvang neemt met de vernietiging van de papieren documenten van het strafregister na digitalisering.