De kosten voor de receptie worden geraamd op 45,00 EUR (4,50 EUR x 10 personen):
Via bestelbon 4005024118 werd voor een bedrag van 18.942,55 EUR de geraamde jaarkost voor witte wijn en champagne bij Wijnhandel De Kok (Profiel) vastgelegd.
Via bestelbon 4005024119 werd voor een bedrag van 11.519,20 EUR de geraamde jaarkost voor schuimwijn bij Puerta Del Sol vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via collegebesluit van 20 januari 2012 (jaarnummer 478).
Via bestelbon 4005024115 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005024116 werd voor een bedrag van 3.210,74 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd.
Via bestelbon 4005024117 werd voor een bedrag van 3.097,60 EUR de geraamde jaarkost voor rode wijn bij Magnus Kwaliteitswijnen vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.
De kosten voor de lunch worden verrekend via de vzw Musea en Erfgoed.
Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.
Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Op 6 en 7 mei 2012 brengt mevrouw Linda Emmet, de dochter van componist Irving Berlin, een bezoek aan Antwerpen. Irving Berlin is een icoonfiguur voor de Red Star Line en de familie Berlin geeft een belangrijke permanente bruikleen aan het toekomstige Red Star Line Museum. Gevraagd wordt om een 2-daags bezoek te plannen.
Volgend programma wordt voorzien:
zondag 6 mei:
10.00 uur: bezoek aan het MAS;
12.00 uur: lunch;
13.30 uur: gastoptreden in een talkshow gepresenteerd door Marcel Vanthilt op het Red Star Line Festival (op de toekomstige museum site). Andere gast is onder andere de Amerikaanse ambassadeur Howard Gutman.
maandag 7 mei :
12.00 uur: ontvangst in het stadhuis door de burgemeester en de schepen voor cultuur en toerisme;
13.00 uur: lunch;
15:00 uur: einde.
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor deze ontvangst. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.
Voor de aankoop van receptiewijnen werd gebruik gemaakt van bestek 2011/767, goedgekeurd door het college van 7 oktober 2011 (jaarnummer 14231)
Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, artikel 17 §2, 1° a). Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.000,00 EUR, exclusief btw.
De wet op de arbeidstijdregeling in de openbare sector van 14 december 2000.
Gemeenteraadsbesluit inzake arbeidsregime van 23 juni 2008, jaarnummer 1256.
Het college keurt het voorgestelde programma voor het bezoek van de dochter van componist Irving Berlin goed.
Het college beslist de burgemeester en de schepen voor cultuur en toerisme af te vaardigen.