2012_CBS_02886 - Fondsen. Stedenfonds - Uitbetaling middelen 2012 - Goedkeuring

De verdeling van de voor 2012 uit te betalen stedenfondsmiddelen voor personeels- en werkingsprojecten, ziet er in totaal als volgt uit:

De uitbetaling van de middelen voor de uitvoering van het stedenfonds dient als volgt te gebeuren:

1. Na goedkeuring van dit collegebesluit wordt 3/12de van het voorziene subsidiebedrag uitbetaald:

Voor 2012 werden reeds twee thesaurievoorschotten uitbetaald. Deze zullen van de uitbetaling van de eerste schijf afgehouden worden. Het gaat om volgende bedragen:

De eerste schijf van 3/12de die Jeugdinfra vzw en Baobab vzw zullen ontvangen, bedraagt dan respectievelijk 123.325,00 euro en 727.300,00 euro.

2. Vanaf april volgen acht maandelijkse betalingen van 1/12de. Dit geeft volgend totaal per uitbetalingsorganisatie:

3. Het saldo van 1/12de wordt uitbetaald na controle en verrekening van de afrekening door AG VESPA en rekening houdend met de bevindingen van de externe audit. Het saldo zal in 2013 worden vastgelegd en uitbetaald. Het saldo bedraagt maximaal per uitbetalingsorganisatie:

Bij budgetwijziging 2012 zullen er een aantal budgetten verschoven worden van functiegebied. Deze wijzigingen zijn steeds gecompenseerd. Een aantal vastleggingen zullen hierdoor maar mogelijk zijn, na goedkeuring van de budgetwijziging 2012 door de bevoegde overheden.

In 2011 werd het saldo van 2011 vastgelegd (1/12de van het voorziene bedrag in 2011, dat betaald wordt na de controle van de afrekeningsdossiers in 2012). Deze vastleggingen zijn behouden in 2012 en houden in dat op sommige budgetadressen op dit moment geen 11/12de van het budget 2012 meer beschikbaar is. Bij budgetwijziging zullen de noodzakelijke budgetten voor het saldo van 2011 voorzien worden. Een aantal vastleggingen voor 2012 zullen hierdoor maar mogelijk zijn, na goedkeuring van de budgetwijziging 2012 door de bevoegde overheden.

Op 12 oktober 2007 (jaarnummer 13211) keurde het college de beleidsovereenkomst stedenfonds tussen de Vlaamse gemeenschap en de stad Antwerpen voor de periode 2008-2013 goed.

Op 12 november 2007 (jaarnummer 2294) keurde de gemeenteraad de beleidsovereenkomst stedenfonds tussen de Vlaamse gemeenschap en de stad Antwerpen voor de periode 2008-2013 goed.

Op 14 december 2003 (jaarnummer 13013) besliste het college een systeem van prefinanciering goed te keuren voor de projecten die met middelen van de bovenlokale fondsen stedenfonds en federaal programma grootstedenbeleid gefinancierd worden.

Het totale budget van het stedenfonds, zoals bepaald in het trekkingsrecht, bedraagt 58.936.579,00 euro in 2012. Het aandeel van de stad Antwerpen en van het OCMW bedraagt elk 50%. Voor de stad Antwerpen is dit 29.468.263,00 euro. Dit besluit behandelt enkel de uitbetaling van de middelen die worden ingezet voor personeels- en werkingskosten en die als toelage worden uitbetaald (22.855.600,00 euro). Het aandeel van het OCMW wordt met een apart collegebesluit uitbetaald.

Voor projecten die met bovenlokale fondsen gefinancierd worden, is er een systeem goedgekeurd van prefinanciering en een uitbetaling in 12den, volgens volgende modaliteiten:

1. de uitbetaling loopt via uitbetalingsorganisaties waarmee de stad een uitbetalingsovereenkomst afgesloten heeft;
2. de stad prefinanciert op basis van 12den. De eerste betaling van 3/12den gebeurt in maart van het lopende jaar, waarna acht maandelijkse betalingen van 1/12de volgen;
3. het laatste 12de wordt als saldo uitbetaald na controle van de eindafrekening door AG VESPA én na audit van de eindafrekening. Het saldo wordt uitbetaald voor het bedrag dat werd vastgesteld na de bevindingen van AG VESPA en de externe auditor.

AG VESPA sluit met de uitbetalingsorganisaties een uitbetalingsovereenkomst af, waarin per project wordt vastgelegd welk subsidiebedrag moet worden doorgestort. Voor een deel van de financiële middelen zijn de uitbetalingsorganisaties zelf de uitvoerder. Ook deze middelen moeten aan de uitbetalingsorganisaties worden gestort, maar zij dienen deze niet door te storten.

Om de werking van de projecten en de uitvoering van het programma te garanderen, is het aangewezen om op basis van het afgesproken systeem de projecten te financieren. Er wordt overgegaan tot uitbetaling van de eerste 3/12den voor 2012. Daarna volgen vanaf april 2012 acht maandelijkse betalingen van 1/12de. Het laatste 1/12de wordt als saldo uitbetaald na controle van de eindafrekening door AG VESPA en na een externe audit op een selectie van de eindafrekeningen.

Volgende documenten maken deel uit van het administratieve dossier:

1. financiële planning (tegen 15 december 2011);
2. financiële afrekening voor 2011 (tegen 31 januari 2012);
3. ondertekening van een uitvoeringsovereenkomst (tegen 31 maart 2012);
4. tussentijds financieel rapport (tegen 31 juli 2012).

Deze stappen in de procedure zijn noodzakelijk om enerzijds de projecten goed te plannen en anderzijds de uitvoering te kunnen opvolgen. Deze documenten moeten ook kunnen voorgelegd worden bij de controle door de Vlaamse administratie. Om de projectuitvoerders aan te zetten om administratief in orde te zijn voor het stedenfonds, stelt AG VESPA voor om de maandelijkse uitbetalingen van de 12den aan de uitbetalingsorganisaties pas te laten starten voor die projecten waarvoor het afrekeningsdossier 2011, de financiële planning 2012 en de uitvoeringsovereenkomst voor 2012 zijn ingediend. De uitbetalingsorganisaties storten op hun beurt de bedragen pas door aan externe uitvoerders die volledig in orde zijn. Van zodra een projectuitvoerder de drie vermelde documenten in orde heeft gebracht, is aan de voorwaarden voor uitbetaling voldaan en kan de uitbetaling gestart worden volgens het ritme van de maandelijkse 12den. De niet ontvangen middelen worden bij de eerst volgende maandelijkse storting bijbetaald. AG VESPA zorgt voor een duidelijk maandelijks overzicht van gestorte en door te storten middelen voor de uitbetalingsorganisaties.