2011_CBS_16923 - Bestek GAC/2011/868. Aanstellen consultant voor stakeholdersoverleg. - Gunning - Goedkeuring

De uitgave bedraagt 34.001,00 EUR, btw inbegrepen.

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Voor bestek GAC/2011/868 werd een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uitgeschreven.

Bij de aanbesteding van 03/11/2011 dienden de volgende firma's een offerte in:

• About Society uit De Pinte
• Futureproofed uit Leuven
• Sustenuto uit Maldegem
• Trizone uit Westerlo

Uitsluitingsgronden

Door een offerte in te dienen voor deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken:
1) in staat van faillissement of van vereffening te verkeren, zijn werkzaamheden te hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord te hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand te verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale wetgevingen en reglementeringen;
2) aangifte te hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig te hebben of een gelijkaardige procedure lopende te hebben bestaande in andere nationale wetgevingen en reglementeringen;
3) niet in orde te zijn met de sociale (sociale zekerheid) en fiscale verplichtingen (directe belastingen en BTW);
4) bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan veroordeeld geweest zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast;
Een veroordeling bij vonnis wegens niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving wordt  beschouwd worden als een overtreding die de professionele integriteit aantast welke het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten;
5) bij de beroepsuitoefening een ernstige fout te hebben begaan;
6) in ernstige mate schuldig te zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen.

De bewijzen omtrent de eerste drie uitsluitingsgronden worden door de stad zelf opgezocht.  Wat betreft het RSZ-attest: een attest van het voorlaatste kwartaal wordt door de stad opgezocht. 

Omdat de aanbestedende overheid niet bij machte is de bewijzen omtrent de eerste drie uitsluitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een buitenlandse inschrijving dienen buitenlandse inschrijvers zelf de bewijzen omtrent de eerste drie uitsluitingsgronden aan te leveren.

Het bestuur gaat voort op deze verklaring tot op het ogenblik van gunning. Aan de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning wordt vóór de beslissing tot gunning een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst opgevraagd, waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Dit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door het bestuur uitgereikt zijn.  Dit uittreksel kan gevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie , Waterloolaan 115, 1000 Brussel Tel 02/542.65.11 Fax 02/542.70.39  E-mail info@just.fgov.be

Zodra blijkt dat een kandidaat-inschrijver zich in een voormelde toestand van uitsluiting bevindt, wordt hij uitgesloten van deelneming aan de opdracht.

Iedere valse verklaring is een uitsluitingsgrond voor deelneming aan deze opdracht. Indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, kan het contract door de stad Antwerpen eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij verbroken worden.

Aandachtspunt:
Wanneer de inschrijver een Tijdelijke handelsvennootschap (THV) is, moet voor elke partner van de THV, de bovenvermelde documenten ingediend worden.

Gunningscriteria

Beoordeling van de offerte volgens de in het bestek vermelde gunningscriteria.


About Society

Visie en plan van aanpak
Functies van het forum worden omschreven als 1) tot stand komen ideeën en planning, 2) uitvoeren gezamenlijke projecten, 3) uitdragen van duurzaamheid naar eigen achterban en ruimer. Afhankelijk van de functie worden soepele werkvormen voorgesteld: voor 1) dialoog en rondetafels met vertegenwoordigers, voor 2) een informerend platform, voor 3) allerhande activiteiten.
Stelt dat huidige beleidsnota qua focus te beperkt is en vraagt uitdrukkelijk om de focus duurzaamheid open te trekken van het ecologische naar het economische en sociale.

Plan van aanpak
Legt sterke focus op doorlopen van het proces, werkt daarin stapsgewijs. Vertrekt vanuit onderzoek naar draagvlak en engagement. Stelt de vraag of er behalve politiek draagvlak ook maatschappelijk draagvlak is. Licht relatie met havengemeenschap er specifiek uit. De externe actoren, kennisinstellingen en strategische partners worden redelijk laat betrokken (na havengemeenschap en stedelijke administratie).
Op te leveren resultaten in functie van concrete oprichting en beheer van het Forum is afhankelijk van uitkomst voorgaande stappen en bijgevolg niet verder uitgewerkt. Offerte behelst uitvoering individuele interviews, scenario’s opmaken en draaiboek leveren. Aantal interviews eerder minder dan 20.

Prijs
2e plaats.

Geboden knowhow/competenties, ervaring, meerwaarde en taakverdeling
Jong bureau. Duidelijk strategisch inzicht in aanpak en mogelijke belangen(conflicten) met potentiële deelnemers. Heeft in het verleden vanuit diverse organisaties deelgenomen aan stakeholderoverleg op alle beleidsniveaus en met uiteenlopende actoren.

Kennis/ervaring met oprichting stakeholderoverleg, kennis/ervaring Antwerps werkveld en deelnemers
Heeft weliswaar aan vele fora deelgenomen, vraag is of het bureau niveau voldoende beslagen is om de oprichting en beheer van het Forum mee voor te bereiden.
Heeft een breed zicht op mogelijke Antwerpse industriële en gefedereerde spelers, blijft eerder vaag met betrekking tot middenveld.

Conclusie
Inschrijver About Society heeft een brede kijk op duurzaamheid (triple P) en wenst expliciet de focus van het Forum in die zin te verbreden. De huidige beleidsbasis wordt als beperkt en beperkend aangestipt om succesvol een Forum te kunnen aanvatten. De aanpak om stapsgewijs de verschillende potentiële stakeholders te benaderen is verdedigbaar. Vooral de 1e fase van de opdracht is uitgewerkt, over de concretisering van het Forum worden nog geen uitspraken gedaan.
Er is duidelijk strategische visie, ervaring met deelname aan stakeholderoverleg en kennis van actoren aanwezig. Gezien het een jong bureau is, is de opgebouwde ervaring in oprichting en beheer van fora nog beperkt.

Futureproofed

Visie
Vertrekt vanuit focus op klimaat (in plaats van de 8 thema’s uit de beleidsnota) omwille van urgentie en impact van klimaat op alle andere beleidsthema’s. Zoekt naar synergie tussen stakeholders over klimaat om gezamenlijk actie te ondernemen en transitiemanagement op te starten.
Ziet rol van Forum vooral in bepalen van prioriteiten en hefboompunten om actie op te ondernemen, maatregelen implementeren, scenario’s en indicatoren uitwerken. Legt veel nadruk op paradigmaverschuiving van ‘we moeten’ naar ‘we hebben er baat bij’.

Plan van aanpak
Voorbereiding gebeurt in stuurgroep. Gesprekken met stakeholders in functie van kennen obstakels, draagvlak, aftoetsen engagement om kennis, tijd en geld in te brengen (Cycloop) en vervolgens per sector overleg. Wervende presentatie om urgentie bij deelnemers aan te brengen (doen begrijpen, businessmodel generation, Knowledge for Climate) (Futureproofed). Optioneel met voting boxes en visualisatie.
Verdere voorbereiding en uitwerking van het Forum en rol van EMA/stad blijven summier. Keuze van vorm (internetplatform, fysieke plek …) nog te bepalen. Weinig zicht over manier waarop Forum permanent kan werken.

Prijs
4^e plaats. Kosten voor eventuele notulist en kick-off niet inbegrepen (vb. voting boxes). Prijs niet verder onderhandelbaar.

Geboden knowhow/competenties, ervaring, meerwaarde en taakverdeling
Futureproofed zet sterk in op klimaatthema, levenscyclusanalyse, cijfermatige onderbouw, wat bedrijven aan actie kunnen ondernemen. Werkt vaak richting individuele bedrijven. Was betrokken bij o.a. Factor 10 roadmap voor gemeente Houthalen-Helchteren, milieustappenplan voor Kortrijk Xpo, Europees Parlement 30% reductieplan. Cycloop heeft ruime ervaring in multi-stakeholderoverleg. Was betrokken bij procesbegeleiding van o.a. klimaatplan stad, Plan C, CleanTech Platform. Taakverdeling binnen team bleek bij mondelinge presentatie nog niet helemaal afgestemd.

Kennis/ervaring met oprichting stakeholderoverleg, kennis/ervaring Antwerps werkveld en deelnemers
Bij Cycloop is ervaring met faciliteren van processen, actie-onderzoek en stakeholderoverleg aanwezig. Bij Futureproofed is vooral sterk in individuele begeleiding en organisatie van workshops. Er is minder focus op creatie van een structuur die van het Forum een blijvend iets maakt.

Conclusie
De inschrijver Futureproofed, met onderaannemer Cycloop, hanteert als premisse dat het Forum het klimaatthema als uitgangspunt neemt. Er wordt voor de activiteiten van het Forum sterk nadruk gelegd op het bepalen en uitrollen van projecten en de cijfermatige onderbouw daarvan. De beschreven inhoudelijke rol van het Forum wordt bepaald vanuit keuze voor klimaat als thema. Er worden nog geen uitspraken gedaan over praktische organisatie en beheer van het Forum.
Er is in het consortium veel knowhow aanwezig in procesbegeleiding (Cycloop), presentatietechnieken en wervend aanbrengen van inhoud (Futureproofed). De taakverdeling binnen het consortium, de opbouw en coherentie in het traject en outcome zijn niet helemaal onduidelijk.

Sustenuto

Visie
Sterke visie, vertrekt van toepassing van 4 E-model (enable, encourage, exemplify, engage). Laat inhoudelijke invulling en focus van Forum nog open tot na bevraging van stakeholders (geen thematische verbreding of verenging). Verwacht wel dat doel Forum vooraf door stad bepaald wordt. Stelt voor te mikken op trekkers/koplopers als selecte referentiegroep in Forum en volgers die uitgenodigd worden via middenveld, koepels en federaties. Stelt vragen en randvoorwaarden die in loop van opdracht resp. beantwoord en gecreëerd moeten worden (doel en ambitie stad, doordachte selectie trekkers, deelname moet aantrekkelijk zijn, pragmatiek in participatie, parallel traject voorbeeldfunctie stad, aansluiting met andere initiatieven). Geeft zicht op het traject na uitvoering van de opdracht.

Plan van aanpak
Goede opbouw van het proces. Geeft goed voorstel van te bevragen stakeholders en kent bestaande netwerken en linken. Geeft van alle aanbieders meeste aandacht aan opvolging, beheer en communicatie van het Forum.

Prijs
3^e plaats.

Geboden knowhow/competenties, ervaring, meerwaarde en taakverdeling
Bureau met ruime ervaring in vooral Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Vandaar ook betrokken bij duurzaamheid, maar wel sterk (vooral?) op sociale component gericht. Twee teamleden, van wie 1 met ervaring in Antwerpen (Quadrant – Voka Antwerpen-Waasland, Blue Gate) en 1 in multi-actorenoverleg en duurzaamheid (stad Brussel).

Kennis/ervaring met oprichting stakeholderoverleg, kennis/ervaring Antwerps werkveld en deelnemers
Zorgde voor oprichting van Quadrant (MVO-platform van bedrijven). Veel relaties in MVO- en duurzaamheidsnetwerken. Draagt Antwerpse referenties aan (o.a. eco-effectiviteit van Blue Gate, opdracht WNE). Zicht op beroeps- en werkgeversverenigingen, kennisinstellingen etc.

Conclusie
Sustenuto heeft inhoudelijk een sterke visie en een doordacht plan van aanpak. Brengt duidelijke randvoorwaarden en voorstellen aan voor welslagen van Forum. Geeft meeste blijk van gericht zijn op de creatie van een actief en permanent Forum.
De teamsamenstelling is goede combinatie van inhoud en proces, met ruime ervaring in netwerken en multistakeholderoverleg. Aanpak en stijl zijn mogelijk wat academisch.

Trizone
Visie

Breed uitgeschreven visie. Vertrekt van participatie, co-creatie en waarderende benadering, ook voor het doorlopen van dit proces. Zeer sterke rol voor stuurgroep: stakeholdermapping, bepalen stakeholders, voorbereiding interviews, feedback verwerken, voorbereiding lancering en werking Forum … Werkt met hefbomen, gericht op blijvende structuur. Laat uitkomst open, maar heeft vanuit ervaring goede visie op mogelijke manier van werken.

Plan van aanpak
Diepgaande aanpak in overleg met stuurgroep, wat maakt dat veel door stad in te brengen is. Vertrekt van stakeholderanalyse, welke de sleutelactoren zijn en wat hen kan overtuigen. Vervolgens diepte-interviews en van daaruit pistes voor verdere uitwerking Forum. Voorziet projectteam met regelmatige politieke terugkoppeling.
Opdracht eindigt bij oplevering draaiboek. Draaiboek wordt op 3 dagen opgemaakt, geput uit eerdere ervaringen. Er wordt niet gesproken over interne organisatie en opvolging.

Prijs
1^e plaats. Beperkt aantal dagen opgegeven.

Geboden knowhow/competenties, ervaring, meerwaarde en taakverdeling
Ruime ervaring in participatietrajecten en begeleiding van groepen. Werkt grotendeels alleen, maar met ondersteuning in netwerkorganisatie. Geen zicht op ervaring met management en beheer van Forum.

Kennis/ervaring met oprichting stakeholderoverleg, kennis/ervaring Antwerps werkveld en deelnemers
Veel ervaring in ontwikkeling toekomstvisies, overleg met stakeholders … Doet o.a. procesdesign en begeleiding van Vlaanderen in Actie, Beleidsplan Ruimte Vlaanderen, Cleantech, Gent Klimaatneutrale Stad 2050... Was voor Antwerpen betrokken bij opmaak visienota diversiteit en cultuurbeleidsplan. Diverse opdrachten met link naar duurzaamheid en/of participatie. Volgt Antwerps netwerk vanop 2^e lijn, maar is minder vertrouwd met lokale situatie.

Eindconclusie

Van de vier inschrijvers biedt Sustenuto de sterkste visie en het beste plan van aanpak, gevolgde door TriZone. Op vlak van knowhow, ervaring en kennis van netwerk scoren beide gelijk. Qua prijs heeft TriZone de hoogste score. In totaal komt TriZone als beste uit de onderhandelingsprocedure.

§2 1 a: In toepassing van het artikel 17, paragraaf 2 ten 1° a, van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure, omdat het goed te keuren bedrag (zonder de belasting op de toegevoegde waarde), het bij Koninklijk Besluit van 20 juli 2000 vastgesteld bedrag van 67 000 EUR, niet overschrijdt.

In toepassing van het artikel 115 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten worden de ingediende offertes beoordeeld aan de hand van de vermelde gunningscriteria.