De kosten voor de receptie worden geraamd op 337,50 EUR (4,50 EUR x 75 personen):
Via bestelbon 4005024118 werd voor een bedrag van 18.940,00 EUR de geraamde jaarkost voor witte wijn en champagne bij Wijnhandel De Kok vastgelegd.
Via bestelbon 4005024117 werd voor een bedrag van 3.088,00 EUR de geraamde jaarkost voor rode wijn bij Magnus Kwaliteitswijnen vastgelegd.
Via bestelbon 4005024119 werd voor een bedrag van 11.504,00 EUR de geraamde jaarkost voor schuimwijn bij Puerta Del Sol vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via collegebesluit van 20 januari 2012 (jaarnummer 478).
Via bestelbon 4005000918 werd voor een bedrag van 3.145,40 EUR de geraamde jaarkost voor bier bij brouwerij De Valk vastgelegd.
Via bestelbon 4005000996 werd voor een bedrag van 2.395,80 EUR de geraamde jaarkost voor fruitsap bij Oxfam vastgelegd.
Deze vastleggingen werden goedgekeurd via het budgethouderschap.
Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de uitgaven die reeds zijn goedgekeurd in het kader van het budgethouderschap ter kennis meegegeven naar het college. Het college dient deze uitgaven niet goed te keuren.
Artikel 57 §3 4° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Van 9 tot 14 september 2012 vindt de jaarlijkse conferentieweek van de Apostolat Militaire National plaats. Een bijeenkomst van deelnemers uit een 13-tal verschillende landen. Het thema is telkens anders maar vertrekt steeds vanuit het gegeven militair te zijn én gelovig: valt dit te rijmen en hoe vul je dit in. Gevraagd wordt om de deelnemers aan deze bijeenkomst te ontvangen in het stadhuis op donderdag 13 september 2012 om 11.00 uur
Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor deze ontvangst. Ontvangsten dragen bij tot het versterken van de relaties tussen de stad en het brede middenveld.
Voor de aankoop van receptiewijnen werd gebruik gemaakt van bestek 2011/767, goedgekeurd door het college van 7 oktober 2011 (jaarnummer 14231)
Voor de uitgaven die buiten een bestek vallen, werd gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, artikel 17 §2, 1° a). Dit artikel bepaalt dat een onderhandelingsprocedure kan worden toegepast als de uitgave niet meer bedraagt dan 67.000,00 EUR, exclusief btw.
Het college keurt goed dat de deelnemers aan de conferentieweek van de Apostolat Militaire National ontvangen worden in het stadhuis op donderdag 13 september 2012 om 11.00 uur.
Het college beslist de schepen voor haven en personeel af te vaardigen.