2011_CBS_16248 - Fondsen. Stedenfonds - Financiële controle van het stedenfonds, uitvoeringsjaar 2010 en afrekening van het saldo 2010 - Kennisneming

De bedrijfseenheid financiën stort de saldi 2010 aan de uitbetalingsorganisaties die op hun beurt de saldi aan de projectuitvoerders doorstorten:

1. CISO vzw heeft een positief saldo van 200.269,32 euro;
2. Jeugdinfra vzw heeft een positief saldo van 194.555,19 euro;
3. Baobab vzw heeft een positief saldo van 6.380,91 euro;
4. Antwerpen Sportstad vzw heeft een positief saldo van 78.753,00 euro;
5. WNE vzw heeft een positief saldo van  84.616,81 euro;
6. AG VESPA heeft een positief saldo van 53.767,52 euro.

Het restbedrag 2010 bedraagt 1.176.039,50 euro. Er wordt momenteel nagegaan of deze middelen gebruikt moeten worden om een oplossing te bieden aan het probleem van het uitblijven van Vlaamse cofinanciering in een aantal Doelstelling 2 EFRO-dossiers. Hier moet nog verder over onderhandeld worden met de Vlaamse overheid. Indien de stedenfondsmiddelen niet gebruikt zullen worden in dit kader, zullen de mogelijkheden voor een alternatieve besteding aan het college worden voorgelegd.

Op 12 oktober 2007 (jaarnummer 13211) keurde het college de beleidsovereenkomst stedenfonds tussen de Vlaamse gemeenschap en de stad Antwerpen voor de periode 2008-2013 goed.

Op 12 november 2007 (jaarnummer 2294) keurde de gemeenteraad de beleidsovereenkomst stedenfonds tussen de Vlaamse gemeenschap en de stad Antwerpen voor de periode 2008-2013 goed.

Op 12 maart 2010 (jaarnummer 2916) besliste het college de middelen van het stedenfonds 2010 aan de uitbetalingsorganisaties uit te betalen. Dit gebeurde via een prefinanciering in 12den.

AG VESPA is verantwoordelijk voor de administratief-financiële opvolging en controleverslaggeving van het stedenfonds. Hiervoor controleert zij alle afrekeningsdossiers, behalve de 10 dossiers die door een extern auditkantoor gecontroleerd worden, op volgende punten:

• personeelskosten: attestering loonstaten, correctheid van de ingebrachte loonkosten, provisie vakantiegeld, correct inbrengen eindejaarspremie;
• werkingskosten: datum facturen, facturen op naam van de uitvoerende organisatie, ingebracht aandeel facturen, motivatie van de berekening van het overheadbedrag;
• investeringen: respecteren van de afschrijvingsregels, investeringen in functie van het uit te voeren project.

In het kader van de financiële opvolging van het stedenfonds wordt door het extern auditkantoor PKF Bedrijfsrevisoren een jaarlijkse financiële audit van de stedenfondsprojecten 2008-2010 uitgevoerd. PKF Bedrijfsrevisoren voerde een financiële audit uit op een ad random steekproef van 10% van het bedrag van het stedelijk aandeel stedenfonds 2010 (of een minimum van 10 dossiers). In de tabel in bijlage is aangeduid welke dossiers door het extern auditkantoor werden gecontroleerd.

De overige afrekeningsdossiers werden gecontroleerd door AG VESPA. Een overzicht van de resultaten per uitbetalingsorganisatie en per project wordt opgenomen in bijlage. Enkel de correcties die een weerslag hebben op de uitbetaling van het saldo worden daar in beeld gebracht. Het resultaat van de controle per uitbetalingsorganisatie ziet er als volgt uit:

De positieve en negatieve saldi vallen niet volledig ten laste van de uitbetalingsorganisaties. Voor de projecten die door derde organisaties worden uitgevoerd, moeten de saldobedragen doorgestort worden aan deze derde projectuitvoerders.

Zoals in het collegebesluit van 12 maart 2010 (jaarnummer 2916) is bepaald, wordt de uitbetaling van de projecten binnen het stedenfonds geregeld in 12den. 11/12den worden als voorschot uitbetaald. Het saldo van het laatste 12de wordt via de uitbetalingsorganisaties gestort, na controle van de ingediende afrekeningsdossiers. Projectuitvoerders die eventueel te veel voorschot ontvangen hebben, dienen dit bedrag terug te storten.

De uitbetaling in 12den aan de uitbetalingsorganisaties gebeurt conform de gemeenteraadsbeslissing over het reglement op de toelagen (18 december 2006 – jaarnummer 2730).

Op basis van de bevindingen van AG VESPA en de externe auditor kan het saldo uitbetaald worden. In volgende tabel is het saldo voor 2010 op het niveau van de uitbetalingsorganisaties terug te vinden: