Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Bij beslissing van 13 juli 2007 (jaarnummer 9028) keurde het college de algemene principes goed voor een nieuw systeem voor de aanstelling en selectie van stadsadvocaten (zowel voor begeleiding van gerechtelijke procedures als voor advies).
Bij beslissingen van 5 september 2008 (jaarnummers 10808 tot en met 10815) keurde het college de bestekken goed voor de raamovereenkomsten voor juridische diensten in de materies van overheidsopdrachten, personeel, bevolking en burgerlijke stand, ondernemingsrecht, fiscaal en financieel recht, veiligheid, aansprakelijkheid en ruimtelijke ordening en stedenbouw.
Bij beslissingen van 10 en 17 juli 2009 (jaarnummers 9261, 9262, 9289, 9291, 9292, 9297, 9800 en 9801) werden de raamovereenkomsten voor deze diensten gegund. De raamovereenkomsten zijn ingegaan op 1 oktober 2009, met een duurtijd tot 1 oktober 2011. De duurtijd van de huidige raamovereenkomsten werd verlengd tot 31 december 2011.
Op 1 april 2011 (jaarnummer 3569) keurde het college de algemene principes goed van de nieuwe raamovereenkomsten die zullen ingaan op 1 januari 2012. Het college gaf op dat moment ook de opdracht aan bestuurszaken/juridische dienst om een logboek voor te leggen over de prestaties van de huidige stadsadvocaten.
In de bestekken voor de raamovereenkomsten 2009-2011 werd telkens de volgende clausule opgenomen:
“Het opdrachtgevend bestuur zal jaarlijks een evaluatie doen van de prestaties van de dienstverlener. Indien uit deze evaluatie blijkt dat de dienstverlener niet voldoet aan de verwachtingen van het opdrachtgevend bestuur, kan het opdrachtgevend bestuur in overleg met de dienstverlener concrete afspraken maken om de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht te verbeteren, of kan het opdrachtgevend bestuur beslissen om de overeenkomst te beëindigen overeenkomstig de bepalingen van artikel 19 van dit bestek.”
Op 8 april 2011 (jaarnummer 3768) nam het college kennis van de evaluatie van de prestaties van de stadsadvocaten voor het eerste jaar van de uitvoering van de raamovereenkomsten, met name de periode 1 oktober 2009 tot en met 30 september 2010.
Op 17 juni 2011 (jaarnummers 11027 tot en met 11033) werden door het college de bestekken goedgekeurd voor de nieuwe raamovereenkomsten die zullen ingaan op 1 januari 2012. Bij deze beslissing bevestigde het college het belang van een goede opvolging en evaluatie van de samenwerking met de stadsadvocaten. Een beschrijving van de manier waarop de evaluatie vanaf 1 januari 2012 zou gebeuren, werd opgenomen als Bijlage 4 bij de bestekken. Het college keurde goed dat, indien uit de jaarlijkse evaluatie zou blijken dat de dienstverlener niet voldoet aan de verwachtingen van de stad, er concrete afspraken zullen gemaakt worden om de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht te verbeteren. Ook kan de stad in dat geval beslissen om de overeenkomst te beëindigen. De stad heeft eveneens het recht om in geval van zware fout bij zijn dienstverlening, bij bedrog of fraude de overeenkomst op eender welk moment met onmiddellijke ingang te beëindigen.
In uitvoering van de besteksbepaling over de jaarlijkse evaluatie, werd door bestuurszaken/juridische dienst na het tweede jaar van de samenwerking een intern evaluatiedocument opgemaakt. Dit document kwam tot stand op basis van een 100-tal evaluatiefiches die de verschillende juristen (dossierbehandelaars) hebben opgemaakt, en op basis van een aantal algemene opmerkingen over de samenwerking met de stadsadvocaten. Deze evaluatie omvatte de periode van 1 oktober 2010 tot 30 september 2011.
In het algemeen wordt de samenwerking met de verschillende stadsadvocaten positief geëvalueerd.
Er werden geen grote knelpunten vastgesteld. Wel waren er over de samenwerking met een aantal advocaten een paar kleinere opmerkingen. De meeste daarvan werden besproken met de stadsadvocaten en er werden hierover duidelijke afspraken gemaakt.
Het college neemt kennis van het evaluatiedocument van 30 november 2011.
Op grond van artikel 17 §2, 1°, a) van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten kan beroep gedaan worden op de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor zover het bedrag van de te leveren diensten niet hoger ligt dan 67.000,00 EUR. Voor de overheidsopdrachten voor aanneming van juridische diensten werd deze drempel vastgesteld op 206.000,00 EUR.
Volgens art.728 van het Gerechtelijk Wetboek verschijnen partijen voor de rechtbank in persoon of bij advocaat.
Het college neemt kennis van het evaluatiedocument van 30 november 2011 over de prestaties van de stadsadvocaten voor de periode van 1 oktober 2010 tot en met 30 september 2011.