Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de eerder goedgekeurde uitgaven in het kader van het budgethouderschap ter kennis gebracht. Gepresteerde uren van personeelsleden van marketing & communicatie komen niet in aanmerking voor toeslag.
De opbrengst van de terbeschikkingstelling van de wandelzaal wordt geraamd op 1.100,00 EUR
Voorschot: 1.000,00 EUR
Waarborg: 1.000,00 EUR
Extra diensten: keuken: 100,00 EUR
Raming van de terug te vorderen personeelskosten aan de aanvrager (CONFORM OFFERTE):
2 uren coördinatie aan 40,00 EUR/uur: 80,00 EUR
8 uren toezicht aan 40,00 EUR/uur: 320,00 EUR
Bedragen afhankelijk van het niveau van de ingezette personeelsleden (gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2008, jaarnummer 1858) en van de gegevens die in de offerte werden meegegeven.
Het voorschot en de waarborg moeten betaald zijn voordat de activiteit plaatsvindt. Indien er geen schade is, wordt de waarborg teruggestort.
De eindafrekening wordt opgemaakt op basis van personeelsinzet en eventueel gebruik van extra diensten.
Artikel 57 § 3, 1° van het Gemeentedecreet bepaalt dat het college bevoegd is voor daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
De heer Michael Lauwers van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen, Entrepotkaai 1, 2000 Antwerpen, diende een laattijdige aanvraag in om de wandelzaal te mogen gebruiken voor het organiseren van een walking dinner op woensdag 7 december 2011 van 17.00 uur tot 24.00 uur (opstelling en afbraak inbegrepen).
De genodigden zijn Afrikaanse leden van IAPH (International Association of Ports and Harbors), een organisatie die “Ports en Harbours” verenigt.
Aantal genodigden: 60
2 personeelsleden zijn nodig om deze activiteit in goede banen te leiden:
| Datum | Functie | Niveau | uren |
| 7 december 2011 | administratief technisch assistent | C1 - C3 | 18.30 uur tot 20.30 uur |
| 7 december 2011 | technisch assistent | C1 - C3 | 17.00 uur tot 24.00 uur |
Marketing & communicatie toetst elke aanvraag voor de terbeschikkingstelling van zalen in het stadhuis af met het gebruiksreglement 'Open Stadhuis'. Aanvragen voor de terbeschikkingstelling van zalen die voldoen aan het gebruiksreglement worden ter goedkeuring aan het college voorgelegd.
Omwille van de laattijdige aanvraag kon het punt niet eerder worden geagendeerd.
Het college bekrachtigt dat de wandelzaal ter beschikking werd gesteld aan de heer Michael Lauwers van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen, voor het organiseren van een walking dinner op woensdag 7 december 2011 van 17.00 tot 24.00 uur (opstelling en afbraak inbegrepen).
Het college bekrachtigt dat toelating werd verleend aan:
om op woensdag 7 december 2011 het nodige werk te presteren ten behoeve van Open Stadhuis 138.
Het college gaf opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| MC/EFP | aanmaken indicatieve AVIAS + opmaken reservatiebrief voor betaling voorschot en waarborg |
| FI/EB/ADO | boeken van het voorschot en waarborg (op wachtrekening) |
| MC/SD/FIN | opmaken factuur voor gebruik van de zaal en terugvordering |
De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Michael Lauwers |
1.000,00 EUR |
op wachtrekening: voorafbetaling open stadhuis |
n.v.t. |
|
Waarborg |
1.000,00 EUR | De waarborg wordt geparkeerd op volgende algemene rekening voor derden AR 46402 | n.v.t. |
|
Terugvordering kostprijs personeel van de zaalgebruiker |
400,00 EUR |
Budgetplaats: 5161000000 |
n.v.t. |
De stadsontvanger verleent zijn visum voor huidig dienstjaar en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Uitbetaling toeslag voor personeelsleden van BZ voor geleverde prestaties |
19,69 EUR |
De loonkosten worden geboekt op de personeelskredieten van de betrokken bedrijfseenheid bestuurszaken. |
n.v.t. Betaling via Payroll |
De opgegeven vergoedingen zijn ramingen. De werkelijke personeelskost hangt af van de werkelijk gepresteerde uren.