2012_CBS_02378 - GAC/2011/864. Haalbaarheidsstudie Bib Driehoek - Stopzetting procedure - Goedkeuring

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Voor bestek GAC/2011/864 werd een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uitgeschreven.

Bij de aanbesteding van 2/11/2011 dienden de volgende firma's een offerte in:
Lens Ass. Architecten bvba, Dr. Willemstraat 19, 3500 Hasselt.

Door Patrimoniumonderhoud werd bestek met besteknummer PO 31426470 opgemaakt met het oog op het uitschrijven van een prijsaanvraag, voor de opmaak van een haalbaarheidstudie voor Bibliotheek Driehoek (Driehoekstraat 43 te Ekeren), volgens onderhandelingsprocedure. 

Er werd 1 offerte ontvangen, namelijk van Lens Ass. architecten, met een offertebedrag van 58.327.75 EUR, exclusief btw voor optie A en 65.227.75 EUR, exclusief btw voor optie B. 

Voor het onderdeel technieken voorziet de offerte een optie B waarin eveneens de studiekost voor een volledige doorrekening van de technische installaties begroot wordt. Gelet op de projectflow waarbinnen deze studie kadert, is dit zeker niet de bedoeling van de opdrachtgever. Dergelijke studie hoort thuis in een volgende projectfase. In die zin wordt de optie B niet weerhouden in de offerte. 

De optie A van de offerte werd nagekeken en geëvalueerd door Projectbureau bouw. De offerte was voldoende inzichtelijk en gedetailleerd opgesteld. Per onderdeel van de studieopdracht zoals omschreven in de besteksbepalingen werden de ingeschatte tijdsbesteding van de inschrijver en de gangbare uurloontarieven per medewerker nauwkeurig uiteengezet. Er werd wegens de detaillering van de inschrijving niet geopteerd voor een prijsverantwoording, wel voor een overleg tussen inschrijver en opdrachtgever met het oog op het verkrijgen van een ‘best and final offer’. 

Er werd gevraagd aan de inschrijver, in onderling overleg met de opdrachtgever, te bekijken welke onderdelen uit het offertedetail eventueel geschrapt kunnen worden en welke studieprestaties anders begroot kunnen worden na verfijning of verduidelijking van de bepalingen in het bestek. Bij dit overleg werd eveneens een prijsoptimalisatie besproken. Dit overleg vond plaats conform de bepalingen voor de gevoerde onderhandelingsprocedure en wetgeving op overheidsopdrachten. 

De inschrijver diende een aangepaste offerte in op woensdag 25 januari met een offertebedrag van 44.670,00 EUR exclusief btw. Hierin werden volgende zaken geoptimaliseerd of aangepast ten opzichte van de vorige offerte:

• De kosten voor het printen van de haalbaarheidstudie werden na overleg met alle partijen geschrapt, de stad zal deze studie zelf in de nodige exemplaren reproduceren;
• De ingecalculeerde marge voor onvoorziene werken (aandeel 5%) voor ieder onderdeel van de offerte (technieken, stabiliteit, architectuur) werd geschrapt. Er werd besproken dat wanneer de studiebureaus bijkomende werken moeten uitvoeren die niet voorzien zijn in de bepalingen van de oorspronkelijke opdracht, de wetgeving voldoende voorziet in de mogelijkheid om deze prestaties te vergoeden als bijkomende opdracht (aanvullend werk volgens offerteprijs of volgens regie-uren).
• er werden op enkele besproken studieonderdelen werkuren geschrapt.
• er werden te presteren uren van teamleiders, specialisten of vennoten overgeheveld naar de projectmedewerkers wat een besparing met zich meebracht, wegens het verschil in uurloon tussen deze functies.
• De werkuren bestemd voor overleg met de verschillende adviesorganen werden geoptimaliseerd.  Tijdens het overleg werd besproken dat, als er overgegaan zou worden tot gunning, projectbureau bouw de coördinatie van deze overlegmomenten op zich zou nemen.

Het aantal te presteren uren en inzet per studieopdracht wordt in het aangepaste voorstel door de opdrachtgever als redelijk en conform de verwachtingen aanvaard. Evenwel aan de eenheidsprijs van de werkuren per medewerker werd niets gewijzigd door de inschrijver, hoewel de opdrachtgever bij het overleg erop gewezen heeft dat deze als abnormaal hoog beschouwd worden. De hoge eenheidsprijs van de werkuren wijkt sterk af van eenheidsprijzen voor vergelijkbare studieopdrachten waardoor bij nazicht van deze offerte nog steeds geconcludeerd moet worden dat deze niet marktconform is. 

Patrimoniumonderhoud adviseert betreffende studieopdracht niet te gunnen aan deze inschrijver op grond van niet-marktconformiteit en het bestek opnieuw aan te besteden desgevallend met verduidelijking  van de uitgeschreven opdracht.

§2 1 a: In toepassing van het artikel 17, paragraaf 2 ten 1° a, van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure, omdat het goed te keuren bedrag (zonder de belasting op de toegevoegde waarde), het bij Koninklijk Besluit van 20 juli 2000 vastgesteld bedrag van 67 000 EUR, niet overschrijdt.

In toepassing van het artikel 68 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 70 en 71 zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.

In toepassing van het artikel 115 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten worden de ingediende offertes beoordeeld aan de hand van de vermelde gunningscriteria.

Artikel 18 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten bepaalt dat het volgen van de procedure van aanbesteding / offerteaanvraag / onderhandelingen geen verplichting inhoudt tot het toewijzen van de opdracht.