2011_GR_01492 - Digipolis - Bijkomende toelage. Online toepassing evenementenaanvragen - Goedkeuring

Deze toelage omvat de extra kosten van:

• de nieuwe applicatie, die in een nieuwe technologie werd geschreven (‘Codision’). Deze vormt ook de basis voor de nieuwe formulierengenerator die wordt gebruikt voor het nieuwe e-loket. Het in gebruik nemen van deze nieuwe technologie vergde meer studietijd van Digipolis dan verwacht. Deze zal in principe renderen bij de verdere uitwerking van nieuwe toepassingen van het e-loket;
• de applicatie, die nog verder werd uitgebreid met een aantal extra toevoegingen om Opsinjoren te laten meedraaien (bijvoorbeeld specifieke brieven en voorwaarden);
• de testfase waar verdere optimalisaties werden uitgewerkt in de vragenlijst, om het geheel nog klantvriendelijker te maken;

• een uitbreiding van de zoekmogelijkheden zodat aanvragers toch al bepaalde pleinen kunnen reserveren, vooraleer hun aanvraag volledig is afgewerkt.

Op 31 januari 2003 werd de oprichtingsakte voor de intergemeentelijke samenwerking Digipolis verleden, in uitvoering van de oprichtingsbeslissing goedgekeurd in de gemeenteraad van 18 november 2002 (jaarnummer 2543).

Het budget 2011 werd in de gemeenteraad goedgekeurd op 23 november 2010 (jaarnummer 1544) en op 20 december 2010 (jaarnummer 1718).

In de zitting van 9 december 2011 keurde het college de toelage aan Digipolis goed (jaarnummer 16273).

Deze toelage omvat de ontwikkeling van een nieuw ‘intelligent, trapsgewijs aanvraagformulier’:

• dat alle bestaande formulieren integreert in 1 aanvraagformulier;
• de aanvrager moet méér informatie geven in het begin (beter voorbereid zijn) maar de flow erna kan sneller worden doorlopen;
• doordat er 1 geïntegreerd formulier is, moet de aanvrager niet verschillende keren dezelfde informatie doorgeven;
• de noodzakelijke informatie niet meer in verschillende stapjes, maar meteen volledig bij de aanvraag verzamelen, zodat de “wachttijd” uit de doorlooptijd verdwijnt;
• het blijft mogelijk een dossier te openen en dit geleidelijk aan bij te werken.

Het nieuwe formulier vertrekt vanuit 1 stadsbrede visie op evenementen en verwerking ervan.

Daardoor verdwijnen de verschillende aanvraagflows die er vandaag zijn: evenementen, filmaanvragen, Opsinjoren, manifestaties en betogingen, circussen, …. Zij zullen allemaal via dezelfde tool worden aangevraagd, beheerd, geadviseerd en geregisseerd.

Marketing & communicatie wil bijkomende middelen overdragen aan Digipolis voor de realisatie van de online toepassing voor evenementenaanvragen.

Deze toelage werd niet nominatief in het budget 2011 opgenomen. Dit besluit wordt bijgevolg voorgelegd aan de gemeenteraad ter goedkeuring.

De applicatie zorgt voor een optimalisatie van de procedure bij evenementaanvragen:

• heel wat manuele verwerking verdwijnt uit de flow (vandaag nog veel overtypwerk, morgen alles automatisch);
• adviezen worden automatisch aangevraagd, nu is dit de taak van de dossierbeheerders;

• brieven (toelatingen/weigeringen) worden automatisch gegenereerd in de applicatie;

• voorwaarden waaraan organisatoren moeten voldoen worden automatisch gegenereerd (nu manueel samengesteld);

• de applicatie genereert automatisch een aantal standaarddocumenten van de politie.

De voorbereidingen om de applicatie te lanceren in het voorjaar van 2012 zijn lopende. De nodige middelen ter beschikking stellen van Digipolis is essentieel om de laatste ontwikkelingen niet in het gedrang te laten komen. De inschatting van de bijkomende kosten van de ontwikkeling van de applicatie is recent bekend.
In de zitting van 9 december 2011 keurde het college de toelage aan Digipolis goed (jaarnummer 16273).

Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het reglement op de toelagen vastlegt.