2011_CBS_16082 - Intergenerationeel project Linkeroever (IGLO) - Verfijning overlegstructuur en taakomschrijving procescoördinator - Goedkeuring

Ambities Intergenerationeel project Linkerover (IGLO).
IGLO staat voluit voor Intergenerationeel project LinkerOever. IGLO is een project binnen Europark op Linkeroever. Europark is een typische naoorlogse sociale hoogbouwwijk. IGLO is als herwaarderingsproject opgestart om de leefbaarheid van de wijk te optimaliseren. Linkeroever en meer specifiek Europark kent een veel groter aandeel jongeren, ouderen en allochtonen dan het gemiddelde voor Antwerpen. IGLO wil de sociale samenhang tussen verschillende generaties en culturen in de wijk Europark bevorderen. Een nieuwe, sociale infrastructuur moet wonen, zorg, cultuur en maatschappelijke ontplooiing, onderwijs en opvang voor iedereen in de wijk toegankelijk maken, ruimer op heel Linkeroever.

De stad Antwerpen en het OCMW investeren daarom in Europark in volgende voorzieningen specifiek voor deze doelgroepen: een kinderdagverblijf, een woonzorgcentrum, een dienstencentrum, meer dan 100 serviceflats, een buurtsporthal, een jeugdcentrum en het openbaar domein tussen deze functies.

Realiseren van een nieuwe straat: de IGLO-straat.
Maar het project beoogt vooral om deze functies samen te brengen en ze samen, door de diverse doelgroepen, te laten gebruiken. Om deze functies op elkaar te betrekken, maar ook om de wijk te openen naar de ruimere omgeving, komt er centraal door Europark een nieuwe straat: de Iglo-straat. Deze is niet bedoeld als verkeersweg, maar als wandelboulevard en ontmoetingsplek die zowel de functies langs deze as met elkaar verbindt, als de gebruikers met elkaar in contact brengt. De Iglo-straat wordt het nieuwe centrum van Europark.

Flankerend aan de verschillende bouwprojecten worden een aantal sociale initiatieven ontwikkeld om deze wijk te versterken. Woonhaven renoveerde recent de plint van de Chicagotoren en voorziet er kantoorruimtes voor sociale voorzieningen. De bestaande sociale functies, waaronder de kerk, de bibliotheek en ook commerciële functies zoals de apotheek en de Lidl, worden in het project geïntegreerd.

Masterplan tot stand gekomen via procedure Open Oproep.
In 2007 werd het winnende ontwerpvoorstel van de Open Oproep door Technum in een masterplan vertaald. Dit masterplan legt de ruimtelijke krijtlijnen vast voor het IGLO-project. In 2008 werd door Technum een ontwerp gemaakt voor het openbaar domein en werkten de architecten Jan De Vylder architecten, Tom Thys architecten en De Smet & Vermeulen aan voorontwerpen voor de verschillende gebouwen binnen het project.

In 2009 werd, met de opmaak van een rooilijnplan, een duidelijke basis gecreëerd voor de verankering van het project. Zo bepaalt het rooilijnplan duidelijk waar er binnen het gebied gebouwd kan worden en waar het openbaar domein komt. Tegelijk vormt het de basis voor een concrete grondenruil. Het rooilijnplan werd halverwege 2009 vastgesteld door de gemeenteraad en kan dan als basis dienen voor de bouwaanvragen.

IGLO krijgt projectsubsidie stadsvernieuwingsfonds.
In 2008 en 2009 werd het project ingediend bij het stadsvernieuwingsfonds voor het bekomen van een projectsubsidie. Eind oktober 2009 besliste de Vlaamse Gemeenschap om een subsidie te verlenen ten bedrage van twee miljoen euro, te besteden aan de aanleg van het openbaar domein. Op 5 maart 2010 keurde de gemeenteraad de overeenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de stad goed.

Opstart coördinatieoverleg en aanstelling projectcoördinator bij AG Stadsplanning.
Het IGLO project bestaat uit een aantal deelprojecten, die momenteel in uitvoering zijn of binnenkort in uitvoering komen en waarbij verschillende bouwheren betrokken zijn:

Enkele van deze projecten zijn onderling afhankelijk voor de uitvoering, en dienen dan ook op elkaar afgestemd te worden. Om de voortgang, de afstemming en het geïntegreerde karakter van het project te kunnen bewaren, is het noodzakelijk om de planning en de werking te coördineren. Daartoe heeft het college op 29 januari 2010 beslist een coördinatieoverleg op te richten en een projectcoördinator aan te stellen.

De projectcoördinator werd aangesteld voor volgend takenpakket en verantwoordelijkheden:

• centraal aanspreekpunt van projectpartners en projectleiders deelprojecten;
• agenderen en verslaggeving van het coördinatieoverleg met projectleiders en kabinetsmedewerkers.
• bewaken van de voortgang van de verschillende deelprojecten;
• rapportering naar college en gemeenteraad;
• beheer subsidiedossier Stedenbeleid;
• opvolgen van financiële afspraken;
• ondersteuning politiek coördinator

De politieke afstemming tussen de betrokken kabinetten gebeurt door het kabinet van de burgemeester. Hiervoor wordt een politiek coördinator aangesteld, die ondersteund wordt door de projectcoördinator

Voor de technische coördinatie (nutsleidingen, werfplanning) tussen de verschillende bouwwerven, zal met de verschillende partners onderzocht worden of een technisch coördinator kan aangesteld worden.

In het coördinatieoverleg zetelen de projectleiders van de verschillende betrokken actoren, de technisch coördinator, de projectcoördinator en de politieke coördinator

Het eerste coördinatieoverleg vond plaats in februari 2010. Ondertussen staat het project aan de start van de bouwprojecten, hebben zich enkele wijzigingen en nieuwe inzichten voltrokken, waardoor het noodzakelijk is om de overlegstructuur en de coördinatieopdracht van AG Stadsplanning te verfijnen. Het nieuwe organogram, de opname in de doelstellingenboom van de stad en de herijking van de coördinatieopdract van AG Stadsplanning worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college.

Volgende wijzigingen en beslissingen liggen aan de basis hiervan.

Optimalisatie werking coördinatieoverleg door leden.

Om de werking van het coördinatieoverleg te optimaliseren werd de overlegstructuur aangepast. In het initiëel bedoelde coördinatieoverleg, waarin de projectleiders van de verschillende projecten zetelden, werd te veel ingegaan op details en onderling te maken afspraken aangaande werfinrichtingen en faseringen.  Daarom werd door de leden beslist om de taak van het coördinatieoverleg te herbekijken, met daarnaast  de introductie van een bouwherenoverleg als bijkomend overlegorgaan.

Het coördinatieoverleg zorgt daarbij voor de politieke sturing en vooruitgang van het project. Dit overleg komt 1 maal per kwartaal of op afroep samen onder voorzitterschap van de burgemeester of zijn afgevaardigde. Het coördinatieoverleg bewaakt de algemene voortgang van het IGLO project, zowel wat betreft de bouw van de projecten als de projectcommunicatie. Het coördinatieoverleg zal de geschillen die optreden tussen de verschilende bouwheren met betrekking tot de werken bemiddelen. Het coördinatieoverleg bestaat minimaal uit:

• de burgemeester of zijn afgevaardigde;
• de schepen bevoegd voor jeugd of zijn afgevaardigde;
• de schepen bevoegd voor kinderopvang of zijn afgevaardigde;
• de schepen bevoegd voor openbare werken of zijn afgevaardigde;
• de schepen bevoegd voor sociale zaken of zijn afgevaardigde;
• de directeur van AG VESPA;
• de directeur van patrimoniumonderhoud;
• de directeur van stadsontwikkeling;
• de gedelegeerd bestuurder van het AG Kinderopvang Antwerpen (AG KOP)
• de directeur van het zorgbedrijf;
• de directeur van Woonhaven;
• de procescoördinator.

Het bouwherenoverleg wordt samengesteld uit de projectleiders van de verschillende bouwdossiers, samen met de werfcommunicator en de projectleider sociale planning. De taak van dit overleg is om de verschillende werfplanningen en werfinrichtingen op elkaar af te stemmen. De verschillende projectleiders trachten op basis van concensus te beslissen. Indien er geen besluit kan genomen worden bij concensus, zal de voorzitter van het bouwherenoverleg zich wenden tot de voorzitter van het coördinatieoverleg. Het bouwherenoverleg bestaat minimaal uit:

• projectleider Zorgbedrijf;
• projectleider stadsontwikkeling;
• projectleider AG VESPA;
• projectleider patrimoniumonderhoud;
• projectleider SSI;
• projectleider sociale planning;
• werfcommunicator.

Naast het bouwherenoverleg wordt een communicatie overleg en een financieel overleg opgestart. In het communicatie overleg wordt de overkoepelende communicatie van alle deelprojecten besproken en wordt de trimestriële nieuwsbrief voorbereid. Het overleg komt 1 maal per kwartaal samen en wordt georganiseerd en voorgezeten door het stedelijk wijkoverleg. Het bestaat minimaal uit:

• coördinator communicatie (stedelijk wijkoverleg)
• werfcommunicator (stedelijk wijkoverleg)
• communicatieverantwoordelijke Zorgbedrijf
• communicatieverantwoordelijke stadsontwikkeling/openbaar domein
• communicatieverantwoordelijke patrimoniumonderhoud
• communicatieverantwoordelijke AG VESPA

In het financieel overleg zetelen:

• de beheerder van het subsidiedossier van stadsontwikkeling;
• de financieel coördinator van de stedelijke financiën;
• de financieel verantwoordelijke voor stadsontwikkeling/openbaar domein;
• de financieel verantwoordelijke voor patrimoniumonderhoud (bouw kinderdagverblijf).

Aanstelling werfcoördinator werd niet weerhouden.

Op basis van gesprekken met de dienst patrimoniumonderhoud en hun ervaringen rond het Masterplan Wilrijk werd in het coördinatieoverleg van 3 mei 2011 beslist om geen technische werfcoördinator aan te stellen. Er wordt besloten dat de coördinatie van de werfinrichting en werffasering zoveel mogelijk wordt doorgeschoven naar de aannemers en niet wordt overgelaten aan een technische werfcoördinator, daar dit kan leiden tot problemen rond aansprakelijkheid.

Dit standpunt werd voorgelegd aan de betrokken projectleiders in het bouwherenoverleg. Er werd beslist dat de coördinatie kan opgenomen worden door de projectleiders van de verschillende projecten in het bouwherenoverleg. Voorwaarden hierbij zijn:

• het bouwherenoverleg wordt als overlegorgaan bekrachtigd;
• één van de projectleiders wordt aangesteld als voorzitter;
• de werfcommunicator van Stedelijk Wijkoverleg centraliseert de klachtenregistratie;
• elk project blijft in principe binnen de eigen perceelsgrenzen;
• er worden afspraken gemaakt met verkeerspolitie en vergunningen dat het bouwherenoverleg steeds wordt betrokken bij aanvragen van de verschillende projecten.

Op het bouwherenoverleg van 9 augustus 2011 werd de projectleider van het Zorgbedrijf aangesteld als voorzitter.

Integratie in de strategische doelstellingen en rapporteringscyclus van de stad.

Om het IGLO-project op een goede en efficiënte manier te realiseren is een optimale samenwerking noodzakelijk tussen de verschillende betrokken partijen. Het IGLO-project wordt daarom geïntegreerd in de strategische doelstellingen en de rapporteringscyclus van de stad en dit volgens volgende boomstructuur:

Verfijning coördinatieopdracht AG Stadsplanning.

De rol van programmaleider voor de strategische doelstelling SDST010106 wordt opgenomen door de procescoördinator aangesteld bij AG Stadsplanning, met onderstaande takenpakket, specifiek ter ondersteuning van de voortgang van het project IGLO.

• De procescoördinator volgt de voortgang van het totale project op.
• De procescoördinator werkt hiervoor samen met de voorzitter van het bouwherenoverleg, het communictieoverleg en het financieel overleg. Deze brengen de projectcoördinator periodiek op de hoogte van de voortgang van de werf en eventuele conflicten.
• De procescoördinator staat in voor de agendering en de verslaggeving van het coördinatieoverleg.
• De procescoördinator trekt de voorbereidende werkgroep voor het coördinatieoverleg.
• De procescoördinator staat in voor de kwartaalrapportering en rapporteert naar het college en de gemeenteraad.
• De procescoördinator ondersteunt de politieke coördinator.

De procescoördinator blijft aangesteld voor 20% VTE, waarbij het Zorgbedrijf de nodige middelen vrijmaakt.