Het managementteam nam op 2 juni 2010 (jaarnummer 355) kennis van het sjabloon van beheers- of samenwerkingsovereenkomst opgesteld door de werkgroep verzelfstandiging en gaf opdracht aan de bedrijfseenheden om dit sjabloon te gebruiken als praktisch instrument ter ondersteuning van de opmaak van een beheers- of samenwerkingsovereenkomst met een verzelfstandigde entiteit van de groep stad Antwerpen.
Door de bedrijfsdirecteurs werden na het managementteam van 2 juni 2010 nog een aantal opmerkingen en suggesties tot verbetering van dit sjabloon overgemaakt aan de werkgroep verzelfstandiging. Op het overleg van de groep stad Antwerpen van 30 juni 2010 werd dit sjabloon voorgelegd aan de leden van dit overleg. Deze entiteiten hadden de mogelijkheid om hun opmerkingen en suggesties bij dit sjabloon over te maken aan de werkgroep verzelfstandiging.
Op 24 september 2010 (jaarnummer 11663) besliste het college de beheersovereenkomsten online raadpleegbaar te maken en gaf het college opdracht aan de bedrijfsdirecteurs en de financieel beheerder om deze steeds actueel te houden.
Op 20 mei 2011 (jaarnummer 10490) keurde het college het charter voor groepsbrede samenwerking goed. Met dit charter worden alle groepsbrede afspraken tussen het college enerzijds en de raden van bestuur van de verzelfstandigde entiteiten anderzijds, geconsolideerd. Het dient als toetssteen voor beslissingen die een impact hebben op de groepsbrede samenwerking. Het charter is van toepassing op alle enteiten van de groep stad Antwerpen.
Op 31 augustus 2011 (jaarnummer 313) nam het managementteam kennis van het aangepaste sjabloon voor beheers- of samenwerkingsovereenkomst. Hieruit waren een groot aantal bepalingen geschrapt die intussen waren opgenomen in het charter voor groepsbrede samenwerking. Daarnaast was ook rekening gehouden met de opmerkingen en suggesties ontvangen na 2 juni 2010 van zowel de leden van het managementteam als van de leden van groep stad Antwerpen.
Het managementteam gaf op 31 augustus 2011 opdracht aan de bedrijfseenheden om dit sjabloon te gebruiken als praktisch instrument ter ondersteuning van de opmaak van een beheers- of samenwerkingsovereenkomst met een verzelfstandigde entiteit van de groep stad Antwerpen. Het besliste eveneens dat alle nieuwe of gewijzigde beheers- of samenwerkingsovereenkomsten voorafgaandelijk worden voorgelegd aan het managementteam.
De samenwerking tussen de stad Antwerpen en een verzelfstandigde entiteit van de groep stad Antwerpen (stedelijke vzw’s, autonome gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, extern verzelfstandigde agentschappen, enzovoort) wordt in de eerste plaats geregeld door het charter voor groepsbrede samenwerking. Dat bevat de belangrijkste principes van samenwerking, die identiek zijn voor alle leden van de groep stad Antwerpen.
In aanvulling op dit charter wordt een beheers- of samenwerkingsovereenkomst afgesloten met elke verzelfstandigde entiteit van de Groep Stad Antwerpen. Deze overeenkomst bevat – in aanvulling op het charter – een aantal specifieke bepalingen die op de samenwerking tussen stad en verzelfstandigd agentschap van toepassing zijn.
Een beheers- of samenwerkingsovereenkomst bepaalt welke doelstellingen en resultaten moeten worden nagestreefd door het verzelfstandigd bedrijf en welke middelen dit verzelfstandigd bedrijf hiervoor krijgt. De beheers- of samenwerkingsovereenkomst bepaalt ook hoe de wederzijdse relatie tussen beide actoren dient te verlopen, in termen van planning, rapportage, evaluatie, internecontrolesysteem,… Het sjabloon van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst wordt aangereikt aan de verschillende (te verzelfstandigen) bedrijven als praktisch instrument ter ondersteuning van en inspiratie bij de opmaak van een beheers- of samenwerkingsovereenkomst enerzijds en als middel tot het bevorderen van een zekere kwaliteit en transparantie van de beheers- of samenwerkingsovereenkomsten anderzijds. Het sjabloon vormt een werkinstrument, dat aangepast kan worden aan de specifieke situatie van elk agentschap. Bovendien zal het sjabloon ook op regelmatige basis worden aangepast of aangevuld met verdere preciseringen of nieuwe beleidsrichtlijnen. Alle wijzigingen zullen worden voorgelegd aan het managementteam.
Het finale sjabloon van beheers- en samenwerkingsovereenkomst wordt nu ook ter kennisneming voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Het overzicht van alle beheers- en samenwerkingsovereenkomsten met verzelfstandigde entiteiten van de groep stad Antwerpen wordt maandelijks geactualiseerd en is on-line raadpleegbaar via www.antwerpen.be.
Onder de Nieuwe Gemeentewet was het afsluiten van een beheers- of samenwerkingsovereenkomst niet wettelijk verplicht. Toch was het ook onder de vroegere wetgeving aangewezen om zulke overeenkomst af te sluiten.
Het Gemeentedecreet bevat wel uitdrukkelijke verplichtingen om een beheers- of samenwerkingsovereenkomst af te sluiten:
Het college neemt kennis van het sjabloon van beheers- of samenwerkingsovereenkomst als praktisch instrument ter ondersteuning van de opmaak van een beheers- of samenwerkingsovereenkomst met een verzelfstandigde entiteit van de groep stad Antwerpen.