2012_CBS_01034 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Cinema Valentijn - 14 februari 2012 - Theaterplein - Goedkeuring

Voor de technische ondersteuning wordt samengewerkt met de firma's L&L Stage Service BVBA en Whitemilk BVBA. Zij boden de meest interessante en goedkoopste offerte aan. Zij verzorgen alles van techniek: filmvertoning, projectie, schermen, licht, geluid, trussconstructie. Er werden nog offertes gevraagd aan Fisheye BVBA, Soundfield NV, Stage Unit NV en Phlippo BVBA.

Voor een hoogtewerker om decoratie te hangen aan het plafond van de luifel op het Theaterplein werden offertes gevraagd aan Allift Michielsens NV, Thomas Kranen BVBA en Z-Rent BVBA. Allift Michielsens NV bood de goedkoopste offerte aan.

J&R Virtual Reality Entertainment uit Nederland is de enige aanbieder van het gevraagde product, namelijk à la minute ‘flipbooks’ maken op locatie. Er werd nog een offerte gevraagd aan de website www.flipbookprinter.com maar hun productieproces was niet voorzien om ter plaatse filmpjes en flipbooks te maken.

Euro Rent Antwerp NV was de goedkoopste leverancier voor de huur van 20 gasparasols. Overige offertes werden gevraagd aan Schoeters Rental Services BVBA en Brabants A. Feestverhuur NV.

Kinepolis Film Distribution SA bezit als enige de filmrechten op de film ‘Smoorverliefd’. Voor de publieke filmvertoning boden zij de film aan voor 1.000,00 EUR exclusief BTW.

Voor strobalen werden offertes gevraagd bij Aspergekwekerij en fouragehandel Piet Roks, Natuurcentrum Van Andel-Spruijt en Mercelis Landbouwproducten NV. Aspergekwekerij en fouragehandel Piet Roks uit Nederland diende als enige een offerte in.

Voor de Dj-set op het einde van Cinema Valentijn zocht marketing en communicatie naar een programma op maat. Discobaar A Moeder van Barak A Bomma vzw werd als eerste geschikte kandidaat aangeschreven en zij hebben meteen bevestigd.

Voor het sanitair werden offertes gevraagd aan Toi Toi & Dixi NV, Toiletwagenverhuur Van Langenhove BVBA en Vabo Rent De Roo-Devos BVBA. Deze laatste werd gekozen, zij was de goedkoopste.

Voor de bekleding van de lounge zitbanken werd een offerte uitgeschreven voor beurstapijt. Offertes werden gevraagd aan Geens-Flechelle NV, Ravago NV en Orotex NV. Geens-Flechelle NV was de goedkoopste.

Om een zeecontainer ter plaatse te krijgen werden offertes gevraagd aan Leemans BVBA, B-Trans BVBA en Ivens Transport en kraanbedrijf NV. Ivens Transport en kraanbedrijf NV krijgt de opdracht want ze bood de goedkoopste offerte aan.

Voor de nachtpermanentie van maandagnacht en dinsdagnacht doen we beroep op de jongerenvereniging Bon Appetit vzw. Ze houden toezicht op de site en helpen bij de opbouw en de afbraak van Cinema Valentijn. Cel visum verleende op 19 januari 2012 éénmalig akkoord voor het gebruik van de uitzonderingsprocedure op basis van D2010.56 (bestelprocedure buiten raamcontract).

Het college keurde in zitting van 30 september 2011 (jaarnummer 13970) het basisconcept voor het evenement Cinema Valentijn op dinsdag 14 februari 2012 op het Theaterplein goed. In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken.

Op dinsdag 14 februari 2012 wordt de luifel van het Theaterplein omgetoverd tot Cinema Valentijn, een gratis evenement met in openlucht een filmvertoning, een winterbistro en randanimatie.

De avond ziet er als volgt uit:

Centraal onder de luifel wordt een cinematoren met 4 grote schermen geplaatst. Het publiek kan plaatsnemen in verschillende zitsferen, er worden 1.500 zitplaatsen voorzien. De winterbistro en de centrale bar zijn doorlopend geopend. Voor en na de film worden de grote schermen benut met Antwerpse sfeerbeelden, een twitterwall en foto's die gelijktijdig op het evenement genomen worden. De bezoekers kunnen een eigen 'flipbook' laten maken en de stad deelt gratis fleecedekentjes uit. De stadswinkel plaatst een verkoopstand en de A-kaart zal zichtbaar aanwezig zijn met een A-kaartzuil om punten te verzamelen en de mogelijkheid om 10 punten te verzilveren en in te ruilen voor een 'pomme d'amour'. De site wordt sfeervol verlicht en gezellig aangekleed.

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen.

Op 26 april 2010 (jaarnummer 504) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer 18606 wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.