2012_CBS_01030 - Aanvraag - Smart Times 12-Belgium - 20 tot 26 augustus 2012 - Antwerpen - Kennisneming

Op  25 oktober 2011 diende de firma Lautstark, Haeckelstrasse 23a te Wenen, Oostenrijk een aanvraag in voor de organisatie van 'Smart Times 12 - Belgium' van maandag 20 augustus tot en met zaterdag 26 augustus 2012.
Deze organisatie wil alle fans en gebruikers van Smartauto's samenbrengen in Antwerpen.
Gedurende een volledige week voorzien zij animatie, shows, culturele uitstappen en rally-routes voor Smarts. Een volledig programma wordt uitgewerkt. Het programma richt zich zowel tot de Smart-bestuurders als tot het brede publiek. Het aantal bezoekers wordt geschat op 4.000 personen.
Het trefpunt voor het evenement is de Waagnatie/Hangar 29, Rijnkaai 150 te Antwerpen. De organisatoren willen daarnaast ook een optocht met Smarts organiseren doorheen de Antwerpse binnenstad.

De organisatie vraagt aan de stad Antwerpen:

• ondersteuning van de politiediensten tijdens de optocht. Er werd door de politiediensten een kostenraming gemaakt. Die kostenraming voor toezicht op het evenement, zonder optocht bedraagt 3.684,10 euro (op basis van de gekende gegevens);
• logistieke ondersteuning. Deze ondersteuning zal beperkt blijven tot de levering van elektriciteit en eventuele wateraansluitingen. De kostprijs hiervan is afhankelijk van de gevraagde materialen maar wordt geraamd op 10.000,00 euro;
• vrijstelling van retributie. Voor het gebruik van de terreinen van de Waagnatie rekent AG Vespa normaal 2.100,00 euro per dag aan. Een eerste ruwe raming brengt het verschuldigde retributiebedrag voor dit evenement rond de 18.000,00 euro;
• ondersteuning van de dienst stadreiniging om de terreinen na gebruik op te kuisen. De kost hiervan wordt geschat op 1.000,00 euro exclusief de kosten van de feestcontainers en eventuele extra ledigingen.

De geraamde kost van de logistieke ondersteuning die aan de stad wordt gevraagd, bedraagt dus ongeveer 33.000,00 euro.

De stad wordt in de mediacampagne van de organisator meegenomen door vermelding van het logo van de stad Antwerpen op hun website, een link via facebook, verschillende links van hun webpagina's naar de pagina's van de stad Antwerpen.
Er wordt eveneens de mogelijkheid geboden om speciale aanbiedingen uit te werken en deze langs hun boekingspagina te vermelden.

Er werden reeds adviezen opgevraagd aan verschillende diensten.

De lokale politie Antwerpen/openbare orde/evenementen adviseert negatief wat betreft de begeleiding van de optocht: het aantal deelnemers is te groot. Zij zijn slechts in staat om 25 voertuigen tegelijkertijd te escorteren. Dit lijkt misschien weinig, doch bij een escorte komen heel wat randfactoren kijken. De politie stelt voor dat de organisatie zelf routes voor hun voertuigen uitstippelt (vermoedelijk uit de stad) waarbij ze vertrekken op verschillende tijdstippen, anders veroorzaken ze verkeerschaos. De politie zal dan eventueel toezicht dienen te houden ter hoogte van de vertrek- en aankomstplaats met +/- 5 personeelsleden (1 hoofdinspecteur, 4 inspecteurs). Afhankelijk van de gekozen route kan het uiteraard dat er op bepaalde plaatsen extra toezicht verreist is, doch dit is niet gebruikelijk.

Het advies van actieve stad/Antwerpen toerisme en congres luidt als volgt: Smart Times event wordt door actieve stad/Antwerpen toerisme en congres positief geadviseerd. Het gaat om een evenement dat 5 dagen duurt en dat zowel lokale als internationale bezoekers aantrekt. Het aantal bezoekers wordt geschat op 4.000 personen. Deze 4.000 bezoekers bestaan uit ongeveer 50% lokale en 50% internationale bezoekers (Smart fans, Smart eigenaars, leden van Smart clubs,…).
Het bestedingspatroon van een dagtoerist wordt op ongeveer 150,00 euro gerekend en van een internationale bezoeker (verblijf +/- 4 dagen) is 300,00 euro per persoon per dag.
Dit evenement staat voor de eerste maal in het teken van een CO2 neutraal car meeting event in samenwerking met www.weforest.org. Verder is niet onbelangrijk dat ook de lokale partners mee betrokken worden bij de organisatie van dit event. Er zijn momenteel gesprekken aan de gang met partners zoals Mode Academie & FFI, Gastronomie, Musea (MAS), …

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol beoordeelt de mogelijke organisatie van het evenement zonder optocht positief omdat het een open karakter heeft en het kan bijdragen tot de realisatie van de doelstellingen van actieve stad/Antwerpen toerisme en congres.
Aangezien het hier gaat om een evenement met gemotoriseerde voertuigen en het evenement een commercieel karakter heeft, wordt er geen ondersteuning voorzien en wordt er ook geen vrijstelling van retributie verleend. 

Marketing en communicatie/evenementen, film en protocol volgt het advies van de lokale politie en adviseert eveneens negatief voor de optocht met Smartauto's, aangezien de stad probeert om het gebruik van de wagen in de stad zoveel mogelijk af te raden. Een voorstel waarbij men uitgestippelde routes afzonderlijk of in kleinere groep kan afleggen, bij voorkeur ten noorden van Antwerpen, kan besproken worden.

Het college neemt met dit besluit enkel kennis van de aanvraag van de organisator en zal deze aanvraag nader bekijken. Een eventuele goedkeuring van het evenement door het college volgt later.