Van 10 april tot 15 april 2012 organiseert het Departement Politieke Wetenschappen van de Universiteit Antwerpen de zogenaamde 'Joint Sessions'. Deze wetenschappelijke conferentie is een jaarlijkse bijeenkomst van het 'European Consortium for Political Research', en is in 2012 aan haar veertigste editie toe. Omwille van het belang van deze conferentie en de internationale uitstraling die ermee gepaard gaat, besliste het college van 2 september 2011 (jaarnummer 13223) een individuele toelage ten bedrage van € 25.000,00 toe te kennen aan de Universiteit Antwerpen. Deze toelage zal onder meer gebruikt worden voor de organisatie van een side-event, met als werktitel 'Cities and the European Union'. Zoals meegedeeld in het collegebesluit van 2 september 2011, werd dit side-event oorspronkelijk gepland op dinsdag 10 april 2012.
Vanaf september 2011 zijn Universiteit Antwerpen en stad Antwerpen in nauw overleg inzake de organisatie van het side-event. Vanuit de bedrijfseenheid actieve stad werd de Eurodesk (AG VESPA) gevraagd om de inbreng vanuit de stad te coördineren. In onderlinge afspraak werd beslist om het side-event niet langer te laten doorgaan op dinsdag 10 april 2012, en te verschuiven naar maandag 16 april 2012. Op die manier valt het event niet langer in de paasvakantie, kan er gemikt worden op een hogere publieke opkomst, en zal het eenvoudiger worden om geschikte sprekers bereid te vinden om deel te nemen. Het side-event wordt nog steeds gekoppeld aan de 'Joint Sessions', maar dan als slotevent. De reservatie van het auditorium in Den Bell werd door de bedrijfseenheid actieve stad reeds in orde gebracht.
Het college neemt kennis van de datumwijziging van de conferentie 'Cities and the European Union', die zal doorgaan op maandag 16 april 2012 als side-event van de gemeenschappelijke zitting van het Europees consortium voor politiek onderzoek.