2011_CBS_16591 - Bestek GAC/2011/960. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het leveren, huren en plaatsen van bancontacttoestellen in verschillende districtshuizen - Bestek, procedure en gunning - Goedkeuring

De totale uitgave wordt geraamd op 50.000 EUR, btw inbegrepen, en kan verrekend worden op budgetplaats 5171500000, budgetpositie 657, functiegebied TDFI030903A00000, begrotingsprogramma 510000040 en budgetperiode 1200, mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid.

Artikel 57§3,5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.
Met de gemeenteraadsbeslissing van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, werd vastgesteld welke overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur en werd bepaald dat aan de gemeenteraad per kwartaal kennis wordt gegeven van alle opdrachten van dagelijks bestuur die betrekking hebben op de buitengewone dienst en het bedrag van 67.000 EUR (exclusief btw) overschrijden.

Artikel 57§3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

In opdracht van de stadssecretaris, directeur financiën, stadsontvanger en directeur districts- en loketwerking moeten cashbetalingen aan de loketten van districts- en loketwerking vanaf december 2011 vervangen worden door hetzij cashbetalingen in betaalautomaten of hetzij betalingen via bancontacttoestellen. De stedelijke bedrijfseenheid financiën vroeg op 27 oktober 2011 om over te gaan tot het opmaken van een contract voor het leveren, huren en plaatsen van 83 bancontacttoestellen verspreid in de verschillende districtshuizen en stadskantoren voor de periode van 1 kalenderjaar.

Gelet op de hoogdringendheid van de aankoop (realisatie uiterlijk de eerste werkdag van januari 2012) schreef de gemeenschappelijke aankoopcentrale op 7 november 2011 onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking GAC/2011/960 uit.  De stadsontvanger gaf zijn akkoord om voor deze procedure de goedkeuring van het bestek, de procedure en de gunning in hetzelfde collegebesluit te agenderen.  Er werd prijs gevraagd aan:
1. Atos Worldline, Haachtsesteenweg 1442, 1130 Brussel, ONDnr. 0418 547 872;
2. CCV Belgium, Ter Waarde 48, 8900 Ieper, ONDnr. 0460 253 716;
3. Keyware, Ikaroslaan 24, 1930 Zaventem, ONDnr. 0449 832 253.

Op 24 november 2011 dienden de 3 voornoemde firma's een offerte in.

De inschrijvingen werden getoetst op de uitsluitingsgronden zoals bepaald in artikel 43 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 op de overheidsopdrachten, algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken.

De RSZattesten en bewijzen van niet faillissement werden door de gemeenschappelijk aankoopcentrale opgevraagd en zijn in orde.  Een uittreksel uit het strafregister op naam van de firma die voor gunning in aanmerking komt werd opgevraagd.  Alle inschrijvers werden administratief regelmatig bevonden.

De gunning geschiedt aan de inschrijver die de voor het bestuur meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende gunningscriteria
1. maandelijkse huurprijs: 30 punten;
2. maandelijkse abonnementsprijs per toestel: 30 punten;
3. transactiekost: 20 punten;
4. prijs plaatsing en operationeel maken bancontact toestel: 15 punten;
5. dienst na verkoop: 15 punten;
6. online rapporteringsmogelijkheid per toestel: 20 punten.

Op 30 november 2011 werd door de gemeenschappelijke aankoopcentrale en de stedelijke bedrijfseenheid financiën met de 3 firma's onderhandeld over de voorwaarden van de aangeboden offertes.  Op 5 december diende elke firma een "best and final offer" in, op welke basis een gemotiveerd gunningsverslag werd opgemaakt.

Uit dit gunningsverslag blijkt volgende tabel:

Samengevat betekent dit:

Rekening houdend met alle gunningscriteria kan het contract voor het leveren, huren en plaatsen van bancontact toestellen voor de stedelijke bedrijfseenheid districts- en loketwerking gegund worden aan de firma Atos Worldline, Haachtsesteenweg 1442, 1130 Brussel, ONDnr. 0418 547 872 omdat zij de meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend.

In toepassing van het artikel 17, paragraaf 2 ten 1° a, van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure, omdat het goed te keuren bedrag (zonder de belasting op de toegevoegde waarde), het bij Koninklijk Besluit van 20 juli 2000 vastgesteld bedrag van 67 000 EUR, niet overschrijdt.

In toepassing van artikel 115 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten worden de ingediende offertes beoordeeld aan de hand van de vermelde gunningscriteria.