2011_CBS_16361 - Spoor Noord Parkloods - Tijdelijk beheersmodel evenementenhal - Goedkeuring

• de kracht en de basisfilosofie van het park wordt zoveel mogelijk doorgetrokken naar de grote loods/Parkloods;
• bij slecht zomerweer kunnen de organisatoren van evenementen in het park terecht in het Platform (voormalige SPTM-loods of shelter). Het Platform biedt echter geen alternatief in de koudere maanden; de ruimte biedt onvoldoende beschutting tegen barre weersomstandigheden en tocht. De grote loods/Parkloods daarentegen is veel minder afhankelijk van weersomstandigheden en seizoensgebonden factoren. Door z’n centrale ligging in het park biedt hij bovendien uitstekende integratiemogelijkheden met buitenevenementen. De combinatie park, Platform, grote loods/Parkloods optimaliseren de gebruiksmogelijkheden voor evenementen in het park;
• voor de tijdelijke invulling wordt er in de eerste plaats gekeken naar publiek toegankelijke evenementen. Bedoeling is om zeker in deze eerste fase, de loods niet te verhuren voor bedrijfsevenementen of private evenementen.

Tijdens de periode van de tijdelijke bestemming moet dit uitgangspunt blijvend geëvalueerd worden en kan bijgestuurd worden in functie van vraag en aanbod. Het is niet de bedoeling dat de grote loods/Parkloods een nieuwe fuifzaal wordt. De loods heeft een milieuvergunning klasse 3, die toelaat dat er op jaarbasis slechts een beperkt aantal grote evenementen met maximum 2.000 personen kunnen plaatsvinden in de loods.

B) Gebruiksreglement

Door de evenementencel werd een gebruiksreglement opgemaakt dat ter goedkeuring voorligt. Dit reglement dient tevens door de gemeenteraad goedgekeurd te worden. De goedkeuring hiervan zal via een afzonderlijk besluit geagendeerd worden.

In essentie omvat het reglement volgende zaken:

1. voorwerp: het reglement bepaalt de voorwaarden voor de terbeschikkingstelling van de evenementenhal van de Parkloods;
2. aard van de activiteiten: de ter beschikkingstelling geldt voor publiek toegankelijke evenementen (gratis of tegen democratische prijzen);
3. aanvraag en toelichting: de aanvraag tot ter beschikkingstelling gebeurt via het algemeen gekende aanvraagformulier evenementen. De behandeling ervan gebeurt door de dienst Marketing & communicatie/evenementen, film & protocol. Voor grote evenementen zal door de aanvrager een mobiliteitsplan opgemaakt dienen te worden;
4. tarieven en facturatie: het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties wordt toegepast met het tarief van "bovenlokale" locatie;
5. tarieven extra diensten: voor het gebruik van de nutsleidingen werden forfaits bepaald per type evenement (zie verder);
6. waarborg: op basis van een analyse van het evenement kan een waarborg gevraagd worden;
7. onderhoud: de organisator van het evenement is steeds verantwoordelijk voor het terug in oorspronkelijke staat brengen van de loods;
8. brandveiligheid: de huurder dient zich te houden aan de bepalingen van hoofdstuk 5 van de Antwerpse politiecodex met betrekking tot publiek toegankelijke lokalen alsook een aantal andere specifieke eisen voor de loods zelf;
9. gebruik: dit artikel bepaalt een aantal vereisten inzake geluid, gebruik van de ruimte (decors, opstellingen, ...);
10. aansprakelijkheid en verzekeringen: verzekeringen dienen voorzien te worden op verschillende niveaus: burgerlijke aansprakelijkheid, inboedel en exploitatie evenement alsook de dekking van de franchise die is opgenomen in de brandpolis van het gebouw;
11. vergoedingen en gemeentebelasting;
12. sancties: het college is gemachtigd om te sanctioneren bij inbreuk op het gebruiksreglement.

C) Patrimoniumonderhoud als technisch beheerder van de evenementenhal

De aanvragen en concrete praktische afspraken met betrekking tot het gebruik van de loods worden gezamenlijk uitgeoefend door de parkprogrammator en marketing & communicatie/evenementen, film en protocol (MC/EFP). Dit zoals dat vandaag ook het geval is voor alles wat in het park doorgaat.

Het technisch beheer van de evenementenhal gebeurt door patrimoniumonderhoud die de nodige onderhoudskosten en exploitatiekosten in beeld gebracht hebben. Patrimoniumonderhoud koppelt de beschikbaarheid van de budgetten uitdrukkelijk als voorwaarde voor het opnemen van het technisch beheer.

Kosten:

Onderhoudskosten: door patrimoniumonderhoud werd een deep scan uitgevoerd die een theoretische prognose geeft voor de onderhoudskosten voor de volgende 30 jaar. Vermits de tijdelijke bestemming zeker niet langer dan 3 jaar wordt verwacht, worden enkel de kosten voor de eerste 3 jaren in beeld gebracht.

Exploitatiekosten: deze kosten bestaan uit kosten nutsvoorzieningen ingevolge evenementen, algemene jaarlijkse exploitatiekosten (voornamelijk onderhoud van de binnenstraat) en de jaarlijkse keuringen. 

Opbrengsten:

Voor het bepalen van de opbrengsten wordt er uitgegaan van 3 soorten evenementen: grote, middelgrote en kleine evenementen. De tabel hieronder geeft een voorzichtige raming van de mogelijke opbrengsten. Voor de toepassing van de retributie worden de tarieven en vrijstellingen toegepast van het retributiereglement openbaar domein van de stad. Op basis hiervan wordt vandaag voor ongeveer 1/3 van de aanvragen retributie aangerekend. Deze verhouding (35%) wordt doorgetrokken voor huidige simulatie van de opbrengsten. Tevens wordt het energieverbruik doorgefactureerd en als opbrengst in rekening gebracht.

Bijkomende opbrengst kan de concessievergoeding voor de horeca zaak zijn die in de biedingsbundel minimaal 9000€ per jaar bedraagt.

*In deze opbrengst werd enkel rekening gehouden met de minimaal opgelegde inkomst van de toekomstige horeca zaak op de kop van de Parkloods. De effectieve biedingen dienen afgewacht te worden om de exacte prijs te kennen. Voor het eerste jaar wordt slechts de helft van de opbrengst in rekening gebracht bij het bepalen van de opbrengst gelet op het feit dat de exploitatie ten vroegste 1 mei 2012 kan starten.

Het jaarlijks tekort wordt hierdoor geraamd op: