Het openen en sluiten van de stedelijke begraafplaatsen wordt voor 2012 geraamd op 60.354,00 EUR.
Deze kostprijs is geraamd à rato van 4.311 bewegingen aan 14,00 EUR per beweging (door de vzw Werkhaven Antwerpen voorgesteld tarief).
Hiervoor worden het nodige budget voorzien binnen het exploitatiebudget van 2012.
De vzw Werkhaven Antwerpen heeft tot doel het ontwikkelen, bevorderen en organiseren van initiatieven ter integratie van kansengroepen in de samenleving in het algemeen en op de arbeidsmarkt in het bijzonder door de creatie van arbeidsplaatsen. Op deze wijze kan actief gewerkt worden aan de doorstroom van deze werknemers naar arbeidsplaatsen in het regulier economisch circuit en meer specifiek naar de vacatures van het OCMW Antwerpen en de stad Antwerpen.
Op 25 mei 2009 (jaarnummer 863) keurde het college de samenwerkingsovereenkomst goed met vzw
Werkhaven Antwerpen. De nieuwe uitvoeringsovereenkomsten moeten kaderen binnen deze
samenwerkingsovereenkomst.
De politiecodex, hoofdstuk begraafplaatsen en lijkbezorging stelt in artikel 314 dat de begraafplaatsen voor bezoekers zijn opengesteld van zonsopgang tot zonsondergang.
De gemeenteraad keurde op 21 september 2009 (jaarnummer 6519) de visienota naar meer klantgerichte begraafplaatsen goed waarin onder andere de doelstelling werd gedefineerd om de begraafplaatsen om te vormen tot autoluwe begraafparken waar ongewenst gedrag wordt teruggedrongen. Deze doelstelling werd in 2009 operationeel vertaald door de toegang voor autoverkeer op begraafplaatsen in te perken waardoor ook het ongewenste gedrag voor een aanzienlijk stuk werd teruggedrongen. Het autoluw maken van de begraafplaatsen doet geen afbreuk aan de toegangsregeling voor voetgangers, de poorten voor voetgangers blijven alle seizoenen dag en nacht open.
Het autoluw maken van begraafplaatsen had en heeft een positieve invloed op vormen van ongewenst gedrag, vandalisme, diefstal en sluikstort op begraafplaatsen. Het dagelijks volledig afsluiten van de begraafplaatsen bij zonsondergang, is een preventieve maatregel die nachtelijk ongewenst bezoek, ongewenst gedrag, vandalisme en diefstal kan inperken. Na zonsondergang hoeft er geen bezoek meer plaats te vinden op de begraafplaatsen.
Deze maatregel verhoogt bovendien het veiligheidsgevoel bij nabestaanden en eigenaars van grafmonumenten en draagt bij aan de bescherming van het funerair erfgoed waarvan het bestuur de eigenaar is.
Om de openingstijden maximaal te laten aansluiten bij het principe van een maximale toegankelijkheid bij daglicht, stelt de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud voor de toegangsregeling uit te werken volgens een zomer- en een winterregeling:
De bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud stelt voor om het sluiten van de begraafplaatsen op gewone werkdagen en het openen en sluiten van de begraafplaatsen tijdens het weekend en op feestdagen, door de vzw Werkhaven te laten uitvoeren in het kader van een tewerkstellingsproject. Per begraafplaats zullen concrete afspraken gemaakt worden rond het openings- en sluitingstijdstip binnen onderstaande marges:
Op werkdagen staat het personeel van de begraafplaats zelf in voor de opening van de begraafplaats. In overleg met de vzw Werkhaven Antwerpen wordt een regeling getroffen waardoor burgers, die de begraafplaats niet tijdig zouden verlaten hebben, tot drie uur na sluitingstijd telefonisch contact kunnen opnemen met een verantwoordelijke om zich te laten bevrijden.
Aangezien de samenwerkingsovereenkomst een einde neemt op 31 december 2012 kan de nieuwe
uitvoeringsovereenkomst niet over een langere termijn lopen. Bij ontstentenis van een nieuwe uitvoeringsovereenkomst in 2013 of beslissing tot stopzetting, wordt deze uitvoeringsovereenkomst stilzwijgend met één jaar verlengd, onder voorwaarde dat de samenwerkingsovereenkomst ook met één jaar verlengd werd in overeenstemming met art. 4 van de samenwerkingsovereenkomst.
De rechtspraak van het Europees Hof van Justitie heeft de voorwaarden gedefinieerd waaronder opdrachten aan een andere rechtspersoon kunnen vrijgesteld worden van de wetgeving op de overheidsopdrachten. De voorwaarden voor deze vrijstelling zijn:
- de aanbestedende dienst oefent toezicht uit zoals op de eigen dienst;
- de medecontractant verricht het merendeel van de werkzaamheden ten behoeve van de aanbestende dienst.
Het college geeft de opdracht aan de vzw Werkhaven Antwerpen, om in het kader van een 'in house' aanbesteding het openen en sluiten van de stedelijke begraafplaatsen uit te voeren van 1 februari 2012 tot 31 december 2012.
Het college beslist om de onderstaande uitvoeringsovereenkomst voor het openen en sluiten van begraafplaatsen tussen de stad en de vzw Werkhaven Antwerpen goed te keuren:
TEWERKSTELLINGSPROJECT
“OPENEN EN SLUITEN VAN BEGRAAFPLAATSEN’
TUSSEN
stad Antwerpen, waarvan de zetel is gevestigd te Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door haar college van burgemeester en schepenen, waarvoor optreden de heren Patrick Janssens, burgemeester en Roel Verhaert, stadssecretaris, verder “de stad” genoemd
EN
vzw Werkhaven, met maatschappelijke zetel te Klamperstraat 40, 2060 Antwerpen, vertegenwoordigd door haar raad van bestuur, waarvoor optreden de heren Robert Voorhamme, voorzitter en Peter Stappaerts, directeur, verder “het agentschap” genoemd
WORDT HET VOLGENDE UITEENGEZET EN OVEREENGEKOMEN:
ARTIKEL 1: SITUERING VAN DE UITVOERINGSOVEREENKOMST
De gemeenteraad keurde op 25 mei 2009 de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad en het agentschap goed (hierna genoemd samenwerkingsovereenkomst). Op basis hiervan financiert de stad de activiteiten van het agentschap via exploitatiedotaties. Voornoemde samenwerkingsovereenkomst verduidelijkt de doelstellingen, kernactiviteiten en beleidsvisie van het stadsbestuur en het agentschap. De hierna uitgewerkte uitvoeringsovereenkomst situeert zich binnen de verdere concretisering van deze samenwerkingsovereenkomst.
ARTIKEL 2: VOORWERP EN DOELSTELLINGEN VAN DE UITVOERINGSOVEREENKOMST
2.1. VOORWERP
Deze uitvoeringsovereenkomst concretiseert de modaliteiten van de financiering van de activiteiten van het agentschap door de stad binnen het tewerkstellingproject ‘ondersteuning stedelijke bedrijfseenheid Stads- en Buurtonderhoud Antwerpen door het agentschap voor het leveren van ondersteuning aan de afdeling Groen en Begraafplaatsen voor het openen en sluiten van begraafplaatsen op het grondgebied van de stad.
2.2. DUUR
Deze uitvoeringsovereenkomst wordt afgesloten voor de periode van 1 februari 2012 tot en met 31
december 2012 zijnde tot het einde van de samenwerkingsovereenkomst.
Bij ontstentenis van een nieuwe uitvoeringsovereenkomst of beslissing tot stopzetting van het
agentschap, kan de uitvoeringsovereenkomst stilzwijgend met één jaar worden verlengd, onder de
voorwaarde dat de samenwerkingsovereenkomst ook met één jaar verlengd werd in overeenstemming
met art. 4 van de samenwerkingsovereenkomst.
2.3. AANTAL TEWERKGESTELDEN
Voor de uitvoering van het project wordt beroep gedaan op 3 voltijdsequivalente (VTE) doelgroepwerknemers met ondersteuning van 0,3 VTE instructeur.
2.4. PROJECTOMSCHRIJVING EN TECHNISCHE BESCHRIJVING
De doelgroepwerknemers en de instructeur worden tewerkgesteld door het agentschap.
De doelgroepwerknemers zijn laaggeschoolde en langdurig werkzoekende personen die behoren tot volgende doelgroepen:
Personeelsbegeleiding:
Voor elke doelgroepwerknemer wordt een persoonlijk ontwikkelingsplan opgemaakt en opgevolgd. In dit persoonlijk ontwikkelingsplan wordt de nodige coaching, begeleiding en opleiding voorzien met het oog op doorstroom van de doelgroepwerknemer naar het normaal economisch circuit.
Technische beschrijving:
Een ploeg van doelgroepmedewerkers wordt ingezet voor het openen en sluiten van onderstaande begraafplaatsen op het grondgebied van de stad:
1. Schoonselhof, ingang St Bernardsesteenweg/ Krijgsbaan, 2610 Wilrijk
2. Hoboken, Schoonselhoflei, 2660 Hoboken
3. Berchem, Floraliënlaan 288, 2600 Berchem
4. Silsburg, Herentalsebaan 576, 2100 Deurne
5. Ruggeveld, August Van de Wielelei, 2100 Deurne
6. Sint Fredegandus, Lakborslei, 2100 Deurne
7. Ekeren, Driehoekstraat 237
8. Merksem, Zwaantjeslei 101
9. Steytelinck, Dokter Donnyplein, 2610 Wilrijk.
Per uit te voeren opdracht wordt een duidelijke opdrachtomschrijving opgemaakt. Deze opdracht omvat het openen en afsluiten van de begraafplaatsen:
Als bijkomende service wordt voorzien in interventies waarbij ingesloten bezoekers het agentschap telefonisch kunnen contacteren tot 3u na sluiting (22u30 tijdens de zomertijd en tot 21u tijdens de wintertijd) om bevrijd te worden van de afgesloten site.
Bovenstaande opdracht specificeert de geschatte personeelsinzet, het verwachte resultaat en de kwaliteit van uitvoering. Deze opdrachtomschrijving legt ook de kwalitatieve en kwantitatieve evaluatie en rapportering over de opdracht vast.
In onderling overleg tussen partijen kunnen wijzigingen in locaties en openings- en sluitingstijden, aangebracht worden.
ARTIKEL 3: RESULTATEN – OBJECTIEVEN
Het agentschap engageert zich om alles in het werk te stellen om volgende doelstellingen te realiseren:
Kwantitatieve doelstelling:
Kwalitatieve doelstelling:
ARTIKEL 4: FINANCIERING
Overeenkomstig de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad en het agentschap wordt het project
gefinancierd via exploitatiedotaties van de stad. Deze zullen maandelijks verrekend worden op basis
van prestatiestaten en debetnota’s.
Op basis van de door de vzw Werkhaven vooropgestelde kostprijs van 14 euro per opening, sluiting of interventie na de sluiting, wordt in het exploitaitiebudget 2012 van de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud een bedrag voorzien van 60.354,00 euro. Indien de uitvoeringsovereenkomst verlengd wordt zal het in het exploitatiebudget op te nemen bedrag in onderling overleg vastgesteld worden, rekening houdende met de eventuele gewijzigde uitvoeringsvoorwaarden.
Hogervermelde bedragen omvatten alle kosten van het project, inbegrepen alle taksen en belastingen (waaronder de belasting over de toegevoegde waarde).
Betaling van de exploitatiedotatie: de betaling van de exploitatiedotatie geschiedt maandelijks na controle en goedkeuring van de betreffende debetnota’s. De stad behoudt zich het recht voor hierop controles uit te voeren. Voor de betaling van de door het bestuur verschuldigde som is het agentschap verplicht een debetnota in te dienen.
De debetnota’s moeten in tweevoud, met vermelding van het nummer van de orderbon en de betrokken dienst rechtstreeks worden overgemaakt aan Stads- en Buurtonderhoud, Grote Markt 1 te 2000 Antwerpen.
ARTIKEL 5: CONTROLE, RAPPORTERING EN EVALUATIE
5.1. CONTROLE
Het agentschap maakt gedetailleerde werkschema’s op voor haar personeel. Deze werkschema’s worden voor inzage ter beschikking gesteld aan de stad. De stad behoudt zich het recht voor te beoordelen of dit document voldoende gedetailleerd is om de behaalde resultaten van het project te kunnen evalueren en/of de aangeleverde gegevens werden verstrekt. Zij kan derhalve te allen tijde alle door haar gewenste bijkomende inlichtingen opvragen en de actie waar nodig bijsturen.
De stad kan bovendien al deze gegevens op geregelde tijdstippen toetsen aan de uitvoering op het terrein. Het agentschap zal aldus tijdens de duur van dit project alle controle toelaten nodig voor de beoordeling van de kwaliteit van de uitvoering.
5.2. RAPPORTERING
Het agentschap verbindt er zich toe om de ontwikkelingen van het project en de stand van zaken maandelijks mee te delen en te bespreken met de verantwoordelijken van de stad. Elke wijziging in de uitvoering van het project wordt door het agentschap onmiddellijk gemeld en besproken met de verantwoordelijken van de stad. De goedgekeurde wijziging wordt steeds schriftelijk bevestigd en wordt in het rapport vermeld.
5.3. EVALUATIE
Het agentschap stelt een evaluatiedocument ter beschikking van de stad. Op basis van dit evaluatiedocument wordt de tevredenheid van de stad en de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht periodiek opgevolgd. In een maandelijks overleg wordt dit evaluatiedocument tussen beide partijen besproken en eventuele bijsturing afgesproken. Halfjaarlijks wordt een evaluatierapport opgesteld. Dit evaluatierapport betreft een beoordeling en een waardeschatting en stelt eventuele maatregelen ter verbetering in de uitvoering van het project voor.
ARTIKEL 6: SANCTIES BIJ NIET NALEVING
Indien de resultaten – zoals bepaald onder art. 3 hiervoor – niet behaald worden en dit niet via objectieve argumenten te verantwoorden valt, kan de stad sanctionerend optreden en eventueel tot terugvordering van de reeds betaalde voorschotten overgaan of de uitbetaling van de resterende saldi tegenhouden.
Het agentschap zal tijdens en na de uitvoering van het project alle controle toelaten nodig voor de beoordeling van de effectiviteit van de uitvoering ervan en de stad behoudt zich het recht voor ter plaatse in de kantoren van het agentschap een financiële audit uit te voeren m.b.t. de aanwending van de toegekende toelage.
Het agentschap is gehouden tot onmiddellijke terugbetaling van ontvangen bedragen:
ARTIKEL 7: GESCHILLEN
In geval van betwisting over de uitvoering van deze overeenkomst kan de meest gerede partij de zaak aanhangig maken bij de bevoegde rechtbank te Antwerpen.
Opgemaakt te Antwerpen op ... december 2012 in twee exemplaren. Elk der partijen verklaart een exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de stad
Namens het college van burgemeester en schepenen,
De stadssecretaris, De burgemeester,
Roel Verhaert, Patrick Janssens,
Voor het agentschap
vzw Werkhaven
Namens de Raad van Bestuur,
De Directeur, De Voorzitter,
Peter Stappaerts Robert Voorhamme
Het college geeft opdracht aan de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud om de nieuwe toegangsregeling van de stedelijke begraafplaatsen tijdig aan de burger te communiceren.
De stadsontvanger verleent zijn visum voor het huidige dienstjaar en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag in euro | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Uitvoeringsovereenkomst voor het openen en sluiten |
60.354,00 EUR |
budgetplaats: 5141500000 |
4505008391 |