2011_CBS_15771 - Sportevenementen 2011 - Scheldecross. Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Het evenementenbureau Golazo vraagt voor de editie 2011 van de Scheldecross de toelating van de stad Antwerpen om deze veldrit te mogen organiseren en vraagt tevens logistieke en financiële ondersteuning.

In het college van 27 mei 2011 (jaarnummer 2011_CBS_10431) werden de wielersubsidies goedgekeurd. De Scheldecross ontvangt van de vzw Antwerpen Sportstad een toelage van 20.000,00 EUR.

Net als vorig jaar vindt de Scheldecross in 2011 op een zaterdag plaats, meer bepaald op zaterdag 10 december 2011. Het parcours van ongeveer 3,5 kilometer start op de Kastanjedreef richting Gloriantlaan en loopt langs de wandeldijk naar het Sint-Annastrand om vervolgens via de Kastanjedreef, over de ligweide opnieuw op de Kastanjedreef te arriveren.  

Het programma op zaterdag 10 december 2011 ziet er als volgt uit:

• 10.00 uur              Jeugdinitiatie
• 11.00 uur              Nieuwelingen
• 12.00 uur              Juniores
• 13.45 uur              Elite Dames
• 15.00 uur              Elite mannen en Beloften mannen

De wedstrijd van 15.00 uur wordt live uitgezonden op televisiezender VT4.

Er worden een aantal parkeerzones gecreëerd in de onmiddellijke omgeving van het parcours zodat de verkeersdruk op de buurt tot een minimum beperkt blijft.

Met rederij Flandria werd geregeld dat er een pendeldienst wordt voorzien tussen de aanlegsteiger aan het Steen op rechteroever en de aanlegsteiger aan het Sint-Annastrand op linkeroever.

De organisatie voorziet tevens voldoende signalisatie op de belangrijkste invalswegen, niet alleen voor de toeschouwers maar ook voor de renners, officials en de pers.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen:

• goedkeuring van het parcours;
• aanvraag vergunning voor het gebruik van het Sint-Annastrand, gebruik van het grasterrein en stuk bos aan oostzijde van de Gloriantlaan, gebruik van de grasvlakte tussen Thonetlaan en Gloriantlaan bij de Vlaamse gemeenschap, afdeling waterwegen en zeekanaal;
• gratis gebruik van de ligweide (deel van het parcours) van zwembad De Molen en gratis gebruik van de parking;
• verwijderen van de nodige afsluitingshekken van zwembad De Molen (zodat de renners over de ligweide kunnen fietsen);
• logistieke ondersteuning van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud/bijzondere opdrachten en feestmateriaal: deze aanvraag werd uitvoerig besproken tijdens een voorbereidend plaatsbezoek;
• gratis ter beschikking stellen van de beschikbare sierplanten (bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud/groen en begraafplaatsen/serre);
• inzet van de bedrijfseenheid stadsontwikkeling/ midden/ afdeling wegen1 voor het tijdelijk verwijderen van een aantal paaltjes, hekken, banken en vuilnisbakken (voor veiligheid renners en parcours);
• inzet van de bedrijfseenheid marketing & communicatie voor het bussen van bewonersbrief, bekendmaking van het evenement via de stedelijke communicatiekanalen en verspreiden van affiches en flyers in de stedelijke instellingen;
• inzet van de lokale politie voor de noodzakelijke straatafsluitingen, politiebewaking en politiebegeleiding, het ter beschikking stellen van de gevraagde parkings zoals opgenomen in het advies van de politie en de melding aan horeca Wandeldijk dat terrasuitbreiding of plaatsen van extra togen of kraampjes op de dag van het evenement niet toegestaan is. Dit wordt gecontroleerd op de dag van het evenement;
• inzet van de bedrijfseenheid stads- en buurtonderhoud/stadsreiniging voor het reinigen van de organisatiesite voor het evenement (Wandeldijk, start- en aankomstzone Kastanjedreef, grasweide Kastanjedreef, Thonetlaan, Gloriantlaan), controle van het terrein (en mogelijke opkuis) na het evenement (eigenlijke opkuis is voor de organisator), het gratis ter beschikking stellen van de nodige vuilniscontainers; en de mogelijke inzet van een strooidienst;
• afvaardiging van de burgemeester en/of de schepen voor sport voor de prijsuitreiking op zaterdag 11 december 2011 rond 16.15 uur.

Op maandag 7 november 2011 vond een overleg plaats met de plaatselijke horeca om toelichting te geven over het evenement en om de nodige afspraken te maken.

De Scheldecross is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

Bovendien krijgt de stad Antwerpen, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement, gratis tickets, …).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport & jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 10 januari 2012, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983.
Het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) over het algemeen reglement op de toelagen.
Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 3 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 14 december 2009, jaarnummer 2103) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 4 van het “Retributiereglement voor tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 14 december 2009, jaarnummer 2125) geen retributierecht aangerekend te worden.

Nieuwe beheersovereenkomst 2011-2013 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30 mei 2011 (jaarnummer 746) vermeld in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen, ….De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 26 april 2010 (jaarnummer 504)

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606)